Chia sẻ Nội dung công việc cho vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng mua/bán hàng hóa quốc tế

[Oscar Le]

Đây là công việc tiếp sau công việc của Sales. Vị trí tuyển dụng: Nhân viên theo dõi đơn hàng. Vị trí này thường do Sales song song đảm nhận nên một vài công ty đăng tuyển với tên vị trí là Nhân viên kinh doanh, nhưng thật chất là theo dõi đơn hàng.

Công việc 1: Tiếp nhận đơn hàng từ Bộ phận Sales/PO từ khách hàng và triển khai ký hợp đồng

- Kiểm tra và xác nhận thông tin đơn hàng;
- Soạn theo hợp đồng, rà soát, trình ký nội bộ;
- Theo dõi việc ký kết hợp đồng qua email với khách hàng;
- Theo dõi ngay việc thanh toán, đốc thúc việc thanh toán từ khách hàng (mở L/C, T/T advanced…) (nếu có);
+ Làm việc với phòng Kế Toán/Ngân hàng;
+ Làm việc với khách hàng;
+ Làm việc với sản xuất/Thu mua;

Công việc 2: Các vấn đề về mẫu hàng

- Làm việc với kho/xưởng/thu mua để chuẩn bị mẫu. Nguyên tắc chọn mẫu;
- Chuẩn bị mẫu, tem mẫu, đóng gói mẫu theo thông lệ gửi hàng air;
- Gửi mẫu: qua phần mềm của Fedex, DHL…;
- Lưu mẫu, quản lý mẫu lưu, lập file theo dõi mẫu;
- Thời điểm gửi mẫu: trước khi ký hợp đồng, sau khi ký hợp đồng, trước mỗi lô hàng…;
- Các vấn đề liên quan đến chi phi làm mẫu, gửi mẫu. Quyết toán chi phí gửi mẫu với kế toán/hãng vận chuyển.

Công việc 3: Triển khai Thuê tàu – Lấy Booking

- Viết email đặt booking. Vấn đề local charge, cut-off time, freetime 2 đầu, chất lượng cont;
- Yêu cầu người mua gửi S/I;
- Kiểm tra một booking;
- Phân định trách nhiệm nếu người bán thuê tàu/người mua thuê tàu;
- Theo dõi công nợ với forwarder/hãng tàu.

Công việc 4: Mua bảo hiểm cho lô hàng nếu có

- Cách viết email mua bảo hiểm;
- Kiểm tra chứng thư bảo hiểm;
- Chuẩn bị hồ sơ cho người mua đòi bảo hiểm bồi thường;
- Theo dõi công nợ bảo hiểm.

Công việc 5: Triển khai hàng hóa

- Làm việc với Phòng Sản Xuất: Lệnh Xản Xuất, Định mức nguyên liệu…
- Hoặc là làm việc với Kho/Thu mua: Lệnh Xuất Kho…
- Đôi khi phải tự tìm nhà cung cấp. Đặt mua nguyên phụ liệu, bao bì. Phối hợp với các bên liên quan theo dõi bao bì, nguyên liệu về. Trình/duyệt bao bì với khách.

Công việc 6: Làm việc với công ty kiểm định, công ty hun trùng.

- Lên lịch kiểm hàng, book lịch kiểm hàng với bên kiểm định và nhà máy và trucking;
- Lên lịch hun trùng, book lịch hun trùng với công ty hun trùng, nhà máy và trucking.

Công việc 7: Cập nhật tình hình hàng hóa hoàn thiện/đóng hàng

- Phối hợp với kiểm định và giải quyết các tình huống phát sinh về chất lượng hàng;
- Lập báo cáo đóng hàng/kiểm hàng gửi khách;
- Theo dõi, đôn đốc thanh toán trước giao hàng (nếu có);
- Theo dõi, tập hợp chứng từ nháp/chứng từ gốc từ bộ phận XNK để gửi khách.

Công việc 8: Các công việc sau đóng hàng

- Soạn/Gửi chi tiết B/L cho hãng tàu;
- B/L draft và các bước xác nhận B/L từ các bên;
- Làm việc với hãng tàu để lấy B/L gốc hoặc làm Ủy quyền cho đại lý lấy B/L;
- Trace and track để biết hành trình lô hàng đi;

Công việc 9: Các công việc khi hàng đến cảng đích

- Theo dõi và hối thúc thanh toán trước khi giải phóng hàng (nếu có);
- Làm việc với các bên để Release hàng nếu dùng B/L surrendered;
- Rà soát và gửi chứng từ gốc cho khách;
- Cập nhật tình hình chất lượng hàng, tiếp nhập khiếu nại;
- Triển khai các công việc giải quyết khiếu nại;
- Theo dõi công nợ trả sau (nếu có)

Công việc 10: Các công việc khác

- Hỗ trợ sales sắp xếp khách thăm văn phòng, thăm nhà máy, làm các file báo cáo công việc/báo cáo doanh số…
- Lập file quản lý các đơn hàng.
- Tiếng Anh thư tín trong các nghiệp vụ chuyên môn.

• Công việc theo dõi đơn hàng thu mua:

Căn cứ vào công việc đã hướng dẫn cho người bán, suy ra nội dung công việc quản lý đơn hàng thu mua như sau:

- Hỗ trợ nhân viên thu mua làm ORDER hoặc làm hợp đồng;
- Tiến hành thanh toán trả trước cho người bán (nếu có);
- Mở L/C (nếu có)
- Gửi yêu cầu làm mẫu, quy cách làm mẫu, theo dõi mẫu và xác nhận mẫu cuối cùng với người bán. Duyệt bao bì, nguyên phụ liệu (nếu có)
- Cung cấp thông tin hãng bảo hiểm, thông tin hãng kiểm định cho người bán (nếu là hãng chỉ định)
- Chỉ định hãng tàu (nếu có), cung cấp thông tin người liên lạc cho người bán
- Tiến hành thuê tàu, gửi booking và thông tin hãng vận tải/đại lý cho người bán
- Gửi S/I cho người bán.
- Đến kho người bán, phối hợp với kiểm định theo dõi chất lượng hàng.
- Yêu cầu người bán lập báo cáo kiểm hàng/báo cáo đóng hàng.
- Theo dõi, hối thúc, kiểm tra chứng từ nháp. Kiểm tra và xác nhận B/L draft. Kiểm tra C/O
- Tiến hành thanh toán trước giao hàng (nếu có)
- Tiến hành thanh toán trước khi người bán release hàng (nếu dung B/L surrendered)
- Hối thúc chứng từ gốc/Hoặc Telex Release.
- Phối hợp với phòng XNK hoặc Dịch vụ thuê ngoài để tiếp tục làm thủ tục hải quan nhập khẩu và nhận hàng.
- Theo dõi/kiểm soát freetime. Kiểm tra chất lượng hàng về.
- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
- Phối hợp công việc với bộ phận kinh doanh nội địa hoặc bộ phận sản xuất.

Trân trong chia sẻ,

Nguồn: Lê Sài Gòn