Tâm sự Kinh nghiệm tiếp cận công việc mới cho sinh viên thực tập

[Chaien]

Sau khi đã tìm được công ty thực tập có lẽ nhiều bạn sẽ cảm thấy lo lắng không biết công việc mới sẽ như thế nào? Công ty và các anh chị làm chung ra sao? Không biết mình có làm được việc không? Mình chuẩn bị gì bây giờ?....

Những suy nghĩ và lo lắng của các bạn mình thấy cần thiết vì nó thể hiện bạn xem trọng công việc mới và một phần thể hiện trách nhiệm của bản thân với tương lai sau bao năm đi học của các bạn.

Vậy làm gì để có thể tiếp cận công việc mới một cách tốt nhất? Mình xin chia sẻ một số cảm nhận như sau:

• Chuẩn bị trước khi đi làm ngày đầu:

- Trang phục: do các bạn chưa biết quy chế công ty về trang phục như thế nào nên ngày đầu các bạn chỉ ăn mặc lịch sự là được. Hạn chế mặc đồ đen, màu sắc sặc sỡ xanh đỏ tím vàng... Không mặc đồ quá đẹp. Tránh tình trạng mỗi bật hơn mọi người. Sau một thời gian đi làm chúng ta có thể tham khảo cách mặc đồ của mọi người và quy chế của công ty mà thực hiện cho phù hợp.

Nam: Quần tây áo sơ mi, mang giầy tây là chuẩn. Đừng mang dép nha các bạn.
Nữ: Quần dài áo sơ mi, mang giầy. Không nên mặc váy vào ngày đầu.

- Đầu tóc gọn gàng, sáng sủa cũng giúp bạn có cái nhìn thiện cảm hơn.

- Dụng cụ “hành nghề”: Bút, vỡ hoặc giấy note, có thể mang theo sách nghiệp vụ nếu sợ không vững kiến thức… sẽ rất là thiếu chuyên nghiệp nếu ngày đầu phải đi mượn cái này mượn cái kia. Tất cả phải được bỏ gọn gàng trong túi xách hoặc ba lô.

- Đi làm đúng giờ. Phải cân nhắc tình trạng kẹt xe, tìm hiểu đường đi và định hình trước vị trí công ty, làm ngày đầu mà tới trễ thì kỳ lắm.

• Từ ngày đầu trở về sau:

1. Quan sát và học những thứ cơ bản trong phòng, trong công ty.

Mỗi công ty sẽ có cơ câu tổ chức, có nhân sự trong công việc và tính cách của các nhân viên rất khác nhau, chúng ta cần quan sát và ghi nhớ lại những thứ cơ bản.

- Cố gắn nhớ tên các thành viên trong phòng, ít ra cũng nhớ tên những người bạn làm việc trực tiếp. Việc nhớ tên mình thấy giúp ích rất nhiều, nó dễ chiếm được cảm tình của người tiếp xúc hơn khi bạn gọi chính xác tên họ. Nếu khó nhớ có thể viết vào giấy note đã chuẩn bị ở phần trên.

- Nhớ chức vụ và vị trí công việc của các nhân viên. Biết điều này để có vướng mắt trong phần nào mình còn biết mà hỏi cho đúng người. Đồng thời có thái độ phù hợp khi gặp các sếp bự.

- Tập làm quen với các dụng cụ trong văn phòng: máy fax, photocopy, máy scan, máy lạnh, điện thoại bàn…

2. Cách học và hỏi trong công việc:

- Thường bạn sẽ được sếp phân cho người hướng dẫn bạn có thể là 1 hoặc nhiều người: Thời gian đầu bạn cần tập trung quan sát, định hình công việc, cảm nhận được công việc đó là gì. Có liên quan tới những thứ đã học trong trường hay không.

- Cố gắng nhớ những hướng dẫn của các anh chị. Hạn chế tình trạng hỏi lại nhiều lần cùng một vấn đề đã giải thích rồi. Nhưng phải hỏi lại nếu không nhớ hoặc không nắm rõ, đừng có dấu cái không biết.

- Ghi chú lại mọi thứ mình học được và định hình công việc: công việc đó là gì? Mục đích làm để làm gì? Các công đoạn trong công việc đó? Thời gian thực hiện là khi nào? Làm trong bao lâu? Làm việc với ai? Những chứng từ và thông tin để làm lấy từ đâu? Lưu trữ lại sau khi hoàn thành như thế nào?...

Bạn ghi chú ngay khi có những thông tin và kiến thức mới, sau đó mỗi ngày làm về lại tổng hợp lại một lần nữa. Đến lúc gặp lại công việc này bạn dựa vào những thức đã ghi chép trước đây sẽ dễ làm hơn rất nhiều.

- Thái độ và lời nói: tôn trọng, dạ thưa, nói có đầu có đuôi, không dùng ngôn từ teen, tuy nhiên không phải trờ thành thanh niên quá nghiêm túc có thể nói vui hài hước nhưng không thô tục là được.

- Không giấu cái không biết, cái không rõ: Đây là một “bệnh” chung của rất nhiều bạn mới ra trường. Có thể bạn ngại hỏi lại, có thể bạn không muốn để người khác nghỉ mình kém mà bạn thường im lặng và làm việc một cách máy móc, làm bạn không hiểu rõ và mơ hồ trong công việc. Khi được giao hoặc nhờ vả điều gì bạn cần hiểu rõ nội dung công việc đó, Nếu chưa hiểu rõ phải hỏi lại, nhiều khi đã hiểu rồi nhưng cũng nên nhắc lại xem mình hiểu đã đúng chưa. Điều này giúp bạn đi đúng hướng trong công việc. Kết quả và công sức của bạn sẽ có giá trị.

- Chọn thời điểm hỏi cho thích hợp: Lúc các anh chị đang lu bu, việc nhiều thì không nên hỏi, lúc thấy như vậy chỉ nên hỏi 1 câu “anh chị có cần em phụ gì không?” vừa thể hiện sự quan tâm vừa thể hiện sự giá trị của mình. Câu hỏi đặt ra nên phù hợp với mốc công việc, hạn chế đang làm khúc này thì lại hỏi khúc kia không liên quan gì với nhau, trừ khi cảm thấy thích hợp.

- Quản lý thời gian.

+ Đúng giờ: nhiều bạn làm ở ngoài sẽ được hẹn thời gian, thời điểm gặp nhau thì phải tới cho đúng hẹn. Bạn chờ công việc chứ công việc không chờ các bạn đâu.

+ Nghỉ phép: Khi có chuyện bận gì đó không tới công ty được cần nhắn tin hoặc gọi điện xin nghỉ cho người hướng dẫn và sếp. Không phải thích là nghỉ, chán là nghỉ.

- Đừng cố thể hiện: dù bạn nắm chắc kiến thức trong trường lớp tới đâu đi nữa cũng không nên thể hiện, ta đây, hơn thua hoặc cải lại và nói người hướng dẫn mình sai. Đây là điều tối kỵ. Không những bạn không được lợi gì từ việc này mà còn làm mất cảm tình trầm trọng của người ta. Nếu phát hiện những điều lạ, khác biệt thì cần hỏi một cách tế nhị, sau khi nghe và hiểu rõ lời giải thích nếu thấy chưa hợp ý bạn không nên phản bác lại hoặc hơn thua, bạn ghi chú lại và về tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này, lựa một thời điểm thích hợp sẽ hỏi lại.

- Không làm việc riêng: Công ty không giống như trường học, bạn không nên đọc báo, xem phim, ngủ gục, lướt facebook trong giờ làm việc. Nếu có thì cũng lựa thời điểm cho tính tế và phù hợp như giờ nghỉ trưa, gần cuối giờ làm…

3. Chấp nhận một số thứ :

- Chấp nhận bị “sai vặt” hoặc nhờ vả. Có nhiều tình huống như đi photo giúp, đi lấy chứng từ giúp, đi rót nước giúp… mình nghĩ cũng không quá đáng, mình nhiệt tình giúp mấy cái linh tinh này thì họ cũng sẽ nhiệt tình giúp mình những cái mới phải không nào. Tuy nhiên cần có biện pháp thích hợp nếu bị đối xử quá đáng. (cái này nếu bạn nào có thì comment)

- Đừng suy nghĩ tới việc có lương khi thực tập: Trừ trường hợp bạn quá xuất sắc, người ta mời bạn về thực tập hoặc bạn trúng tuyển thực tập ở các công ty lớn. Còn không bạn cứ xác định là đi học cái mới chứ không phải là đi làm, vì thực tế thời gian bạn đi thực tập bạn nhận được nhiều hơn là bạn cho đi. Cũng có nhiều trường hợp, các bạn may mắn được công ty hỗ trợ một chút chi phí nào đó nhưng cũng không nên đặt nặng vấn đề này.

- Chấp nhận vị trí làm việc trong công ty không rõ ràng: có nhiều công ty nhỏ mình thấy họ không thể chuẩn bị cho bạn chỗ làm việc như nhân viên chính thức được. Không có bàn riêng, không có máy tính riêng: nhưng bạn cũng đừng nên thấy đó mà buồn, bạn cũng nên thông cảm và suy nghĩ về việc học được gì của bạn thì hơn.

- Chấp nhận sự buồn chán (nếu có) khi đi làm: rõ ràng đi làm không thể nào thoải mái như đi học được, lúc đi học có thể mình thích thì mình học, học cho mình mà, còn đi làm thì phải làm cho công ty, trách nhiệm của mình lớn hơn, thời gian giành cho công việc nhiều hơn. Cũng có nhiều bạn kém may nắm hơn, khi đi thực tập nhưng không có điều kiện tiếp xúc nhiều với công việc, có khi ngồi cả ngày mà không làm gì cả khiến cho cảm giác buồn chán thật sự rất lớn.

3. Các lưu ý chung:

- Đây chỉ là một số lưu ý dựa trên cảm nhận của mình. Tùy từng bạn mà sẽ gặp những môi trường làm việc khác nhau và áp dụng khác nhau.

- Nên xác định đi thực tập với 2 mục tiêu lớn nhất:

+ Thứ nhất: Cọ sát và làm quen với công việc, biết sơ qua công việc xuất nhập khẩu là gì.

+ Thứ hai: Đáp ứng cho bài báo cáo, giúp các bạn hoàn tất quá trình học trên trường.

Không nên đặt áp lực phải làm thuần thục như nhân viên chính thức sau khoảng thời gian thực tập, nếu mà làm được như thế thì quá tốt, còn không cũng không nên buồn, làm được 2 mục tiêu trên là đủ.

- Có nhiều bạn được ở lại làm việc luôn sau khi thực tập: vì vậy nên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ khi đi thực tập.

- Không nên suy nghĩ đây chỉ là công ty thực tập mà có thái độ và tạo hình ảnh xấu, biết đâu được trong tương lai chúng ta lại gặp nhau phải không nào.

Chúc các bạn chuẩn bị đi thực tập có một thời gian trải nghiệm thật tốt và thú vị nhé

 

[ThuyNga]

Cảm ơn những chia sẻ của anh .Hiện tại em cũng đang đi thực tập ở Phòng Xuất Nhập Khẩu của một công ty sản xuất , thật sự em cảm nhận được những điều anh nói là rất đúng , nhất là "Chấp nhận sự buồn chán (nếu có) khi đi thực tập " . Đa số các công ty đều có những quy trình và phần mềm để tiến hành công việc ,nên nếu chỉ mang tính thực tập vào đó mình ko được cọ sát nhiều chủ yếu là quan sát các anh chị làm chứ mình ko có cơ hội được thực hành nhiều a ơi . Em đang buồn vì việc này lắm ,chỉ có thể ngồi quan sát thôi !

 

[Chaien]

Cảm ơn những chia sẻ của anh .Hiện tại em cũng đang đi thực tập ở Phòng Xuất Nhập Khẩu của một công ty sản xuất , thật sự em cảm nhận được những điều anh nói là rất đúng , nhất là "Chấp nhận sự buồn chán (nếu có) khi đi thực tập " . Đa số các công ty đều có những quy trình và phần mềm để tiến hành công việc ,nên nếu chỉ mang tính thực tập vào đó mình ko được cọ sát nhiều chủ yếu là quan sát các anh chị làm chứ mình ko có cơ hội được thực hành nhiều a ơi . Em đang buồn vì việc này lắm ,chỉ có thể ngồi quan sát thôi !

Đúng là nhiều công ty có những phần mềm làm việc và thực hiện công việc trên phần mềm đó (đặc biệt là những công ty sản xuất). Có thể sự sai sót khi nhập dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công việc hoặc việc nắm bắt cách thực hiện phải cần một thời gian khá lâu nên các anh chị trong phòng thường chỉ để bạn quan sát.
Không biết bạn ThuyNga đi thực tập được bao lâu rồi nhỉ? và dự tính thực tập trong bao lâu?

 

[ThuyNga]

Đúng là nhiều công ty có những phần mềm làm việc và thực hiện công việc trên phần mềm đó (đặc biệt là những công ty sản xuất). Có thể sự sai sót khi nhập dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công việc hoặc việc nắm bắt cách thực hiện phải cần một thời gian khá lâu nên các anh chị trong phòng thường chỉ để bạn quan sát.
Không biết bạn ThuyNga đi thực tập được bao lâu rồi nhỉ? và dự tính thực tập trong bao lâu?

Em đi được gần 1 tháng rồi a, Trường em có môn kiến tập , bắt sv đi thực tế rồi viết báo cáo như thực tập vậy đó anh .Sau này em đi thực tập , em sẽ xin thử việc luôn hoặc chọn những cty dịch vụ để có kinh nghiệm làm việc .

 

[Chaien]

Nếu em có mục tiêu trước như vậy thì cũng tốt. Nhưng trước mắt nên cố gắng hoàn thành tốt trường trình học ở trường em nhé.
Về phần kiến tập: Nếu không được phân công làm việc cụ thể thì mình cố gắng hoàn thành bài kiến tập và hiểu sơ về ngành nghề mình vậy. Biết nhập liệu vào các phần mềm như em nói ở trên anh thấy cũng không cần thiết lắm (trừ khi em muốn vào làm công ty này luôn sau kiến tập). Mỗi công ty có một cách làm khác nhau. Cái chính là em nắm được cái quy trình làm việc (vì cái này hầu như ít thay đổi giữa các công ty). Em nên biết được dữ liệu các anh chị nhập lấy ở đâu? Quy trình xuất nhập khẩu của công ty như thế nào? Gồm những phần nào? Các anh chị đó làm trên phần mềm để làm gì? Đó là khúc nào trong quy trình xuất nhập khẩu? Em đọc hiểu những chứng từ xuất nhập khẩu của công ty hết chưa? Khi nào là kết thúc cho 1 hợp đồng hoặc 1 lô hàng?...
Hiện tại em chỉ kiến tập, thời gian chắc cũng không nhiều. Anh thấy đặt mục tiêu hoàn thành tốt khóa kiến tập và hiểu sơ lược về công việc xuất nhập khẩu là đã tốt rồi. Em đừng buồn nhiều nhé

 

[ThuyNga]

Nếu em có mục tiêu trước như vậy thì cũng tốt. Nhưng trước mắt nên cố gắng hoàn thành tốt trường trình học ở trường em nhé.
Về phần kiến tập: Nếu không được phân công làm việc cụ thể thì mình cố gắng hoàn thành bài kiến tập và hiểu sơ về ngành nghề mình vậy. Biết nhập liệu vào các phần mềm như em nói ở trên anh thấy cũng không cần thiết lắm (trừ khi em muốn vào làm công ty này luôn sau kiến tập). Mỗi công ty có một cách làm khác nhau. Cái chính là em nắm được cái quy trình làm việc (vì cái này hầu như ít thay đổi giữa các công ty). Em nên biết được dữ liệu các anh chị nhập lấy ở đâu? Quy trình xuất nhập khẩu của công ty như thế nào? Gồm những phần nào? Các anh chị đó làm trên phần mềm để làm gì? Đó là khúc nào trong quy trình xuất nhập khẩu? Em đọc hiểu những chứng từ xuất nhập khẩu của công ty hết chưa? Khi nào là kết thúc cho 1 hợp đồng hoặc 1 lô hàng?...
Hiện tại em chỉ kiến tập, thời gian chắc cũng không nhiều. Anh thấy đặt mục tiêu hoàn thành tốt khóa kiến tập và hiểu sơ lược về công việc xuất nhập khẩu là đã tốt rồi. Em đừng buồn nhiều nhé

Hầu như em nắm được hết luôn nè anh . Dự định kiến tập khoảng 2 tháng mà với tình hình này , em kết thúc sớm luôn, để không cản trở người hướng dẫn .Em cảm ơn anh nhiều lắm .Chúc anh một tuần làm việc hiệu quả anh nhé !