Chia sẻ CONTRACT, PI (PROFORMA INVOICE) VÀ PO (PURCHASE ORDER) THỰC TẾ VÀ MỘT SỐ SAI SÓT LIÊN QUAN

[luuvanbi]

Hi all, chắc hẳn ai trong số các bạn làm trong lĩnh vực ngoại thương cũng từng tiếp xúc với các loại chứng từ này, nhưng hẳn có nhiều bạn, đặc biết những newbie còn bỡ ngỡ với những tên gọi này, kiểu như tại sao một bộ chứng từ lúc thì có contract, lúc thì chỉ có PO, lúc lại PI lúc thì thậm chí có tất cả, hoặc ngay cả các bạn lâu nay không còn xa lạ gì với đống này, đôi khi còn mắc phải những sai lầm không đang có, để khi phát sinh lại ngồi tự trách mình sao ngày xưa không cẩn thận hơn.

Trong thực tế, hồ sơ hải quan hiện này không yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình Contract , PI hay PO khi làm thủ tục hải quan (trừ khi có nghi ngờ) nên nhiều bạn đã rất xem nhẹ những chứng từ này. Mình đã gặp không ít các bạn làm lâu năm, làm nhanh nhưng lại khá cẩu thả và chủ quan, nhiều khi soạn hay kiểm tra nội dung Contract , PI , PO qua loa, lấy nội dung contract này copy sang cái khác, một thời gian sau phát sinh vấn đề như:

+ Doanh nghiệp bị tham vấn giá sau thông quan
+ Kiểm tra sau thông quan
+ Gặp trouble với nhà sản xuất, xảy ra claim, kiện cáo…

Lúc đó mới thấy giá trị của những chứng từ kia. Nhiều doanh nghiệp bị sai khác, các nội dung trên Contract, PI, PO chưa đồng nhất với thực tế hoặc không khớp các chứng từ liên quan còn lại, dẫn đến rất nhiều hệ lụy

Thôi bây giờ đi lướt qua các chứng từ trên, mình k phân tích sâu, trên mạng nhiều quá r, chỉ nói quan thực tế các chứng từ trên phát sinh như nào, ai làm và tại sao họ làm vậy

1. Contract : Hợp đồng thương mại
Đây là chứng từ quan trọng nhất và nên được ưu tiên làm trong mua bán quốc tế, sau một thời gian thỏa thuận, thương lượng hai bên mua bán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, trong hợp đồng thể hiện rất rõ ràng các điều khoản về các bên tham gia, hàng hóa, giá cả, điều khoản bảo hành, phạt…Nội dung mình sẽ không bàn tới, vì các bạn dễ dàng đọc trên mạng, mình chỉ chú ý những vấn đề sau:

- Nên được ưu tiên hàng đầu cho việc soạn 1 contract đầy đủ, ngày cả khi đơn hàng là nhỏ và bên bán ngại các điều khoản ràng buộc trong contract bạn soạn, thì cũng nên cân nhắc thuyết phục họ ký kết Contract

- Những lô hàng giá trị lớn, nhất là với nhà cung cấp làm lần đầu, contract với các điều khoản cực kỳ đầy đủ là bắt buộc.

- Luôn phải kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng một cách cẩn thận, đúng với thực tế, kể cả những vấn đề nhỏ nhất, vì nhiều khi chỉ 1 sai sót dù không quá lớn trong contract cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan ‘tuýt còi’

2. Proforma Invoice (PI)
Trong thực tế rất nhiều bộ hồ sơ không có Contract và thay vào đó là PI, vậy PI là gì

PI là hóa đơn chiều lệ, có hình thức gần giống như hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) nhưng không dùng để thanh toán.

Thực tế, nhiều nhà cung cấp đối với những đơn hàng nhỏ, hoặc đối tác làm ăn lâu năm họ không muốn phưc tạp và bị các diều khoản trong contract chi phối, nên họ sẽ lập PI thay thế, do vậy PI là do supplier lập.

Nội dung PI không thể hiện đầy đủ các điều khoản như Contract, nó chỉ thể hiện đầy đủ các điều khoản cơ bản nhất như nội dung hàng hóa, giá tiền, điều khoản thanh toán, giao hàng, bên mua bên bán…người mua qua đó nắm trước được nội dung, có thể tiến hành thanh toán hoặc đặt cọc trước để nhận hàng (Thực tế rất nhiều ngân hàng chập nhận PI do người mua xuất trình trước để tiến hành làm điện chuyển tiền, về luật thì mình k chắc nó có hoàn toàn hơp lệ không)

Có thể xem nó như 1 bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức vậy, dựa vào đó bên mua nắm được các thông tin cơ bản, và thông qua đàm phán PI có thể tiếp tục được điều chỉnh các nội dung cho phù hợp với 2 bên.

Chú ý 1 số vấn đề sau:
- Các điều kiện cũng phải được check cẩn thận và phù hơp với thực tế như Contract, trong TH k có contract, PI sẽ dùng để xuất trình và chứng minh thay thế khi hải quan yêu cầu hoặc thanh kiểm tra sau thông quan.
- Không dùng PI thay cho Invoice trong hồ sơ hải quan, rất nhiều bạn nhầm lẫn trong vấn đề này, Hồ sơ hải quan cần hóa đơn thương mại, chứ không phải hóa đơn chiếu lệ.

3. PURCHASING ORDER (PO)
PO là đơn đặt hàng, cái mà người mua sẽ gửi cho người bán xác nhận về việc mua hàng, như vậy người mua sẽ chủ động hơn trong việc thiết lập các điều khoản và nội dung, nhưng đương nhiên cũng phải phù hợp với các nội dung 2 bên đàm phán.

PO cũng thể hiện nội dung cụ thể về đơn hàng như bên mua bên bán, giá cả, hàng hóa, điều kiện thanh toán, giao hàng…

Nhiều công ty lớn quản lý đơn hàng và hàng hóa trong hệ thống theo PO, nên làm PO là bắt buộc

PO đương nhiên là do bên mua hàng lập, khác với PI nhưng hầu hết có thể dùng để thay thế cho Contract như PI.

Các vấn đề cần lưu ý như PO cũng giống như PI vậy, nên mình cũng không nhắc lại nhiều nữa.

Thank All

Nguồn: Ng Linh Ng
IM-EXPORT & LOGISTICS - XUẤT NHẬP KHẨU VÀ GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG