Chia sẻ CÁCH VIẾT CHI TIẾT MỘT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH – ENQUIRIES

[Chaien]

Một sự hỏi hàng có thể được thực hiện bằng điện thoại, bức điện tín - telegram, telex, fax hoặc thậm chí là một bưu thiếp – postcard. Nếu bạn muốn giới thiệu thêm một số thông tin về bản thân/công ty thì một thư hỏi hàng là cần thiết. Nội dung của những thư hỏi hàng của bạn dựa trên việc bạn biết về nhà cung cấp như thế nào; nhà cung cấp của bạn ở trong nước hay nước ngoài và kiểu hàng mà bạn đang hỏi.

“Thư hỏi hàng: là thư của người mua gửi cho người bán để hỏi thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ”

I. VĂN PHONG CHUNG

- Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây.

- Thư hỏi hàng cần phải rỏ ràng, tránh gây hiểu nhầm. Cần diễn tả rỏ loại hàng, chất lượng và số lượng của hàng mà bạn cần. Tốt hơn bạn nên gửi hàng mẫu hoặc yêu cầu hàng mẫu từ nhà cung cấp để hai bên hiểu về hàng một cách chính xác hơn.

- Bất cứ yêu cầu đặc biệt từ bạn – người mua, cần phải chú ý tới việc đóng gói và vận chuyển và phải được đề cập rỏ ràng. Dĩ nhiên, chi phí phát sinh cho việc đóng gói đặc biệt đó đã phải chiệu cho người mua.

- Trong thư hỏi hàng cũng cần thể hiện sự hấp dẫn, sự hứa hẹn.

E.g: If the goods conform to the requirements, we will place further bigger orders.

- Những phương sách cần phải tuân theo:

+ Ngắn gọn, rõ ràng.

+ Hợp lý.

+ Không được nhắc về giá giới hạn mà bạn có thể mua. Vì người bán có thể đôn giá trong báo giá bằng giá cao nhất.

- Hầu hết nhà cung cấp sẽ nêu điều khoản thanh toán trong mail trả lời, vì vậy hạn không cần phải hỏi về điều này, trừ khi bạn đang tìm kiếm một mức giá đặc biệt hoặc cần sự nhượng bộ từ nhà cung cấp.

II. CÁCH HÀNH VĂN - PHRASEOLOGY

Một thư hỏi hàng thông thường thường có những phần sau

1. Mở bài

• Nói về lý do bạn biết tới nhà cung cấp hoặc sản phẩm của họ:

Bạn có thể tham khảm một số cách viết như sau và chú ý đến những từ được gạch dưới nhé:

- We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue. (muốn mua…)

- We learnt from the Comercial Section of the Indonesian Embassy in Hanoi that you are producing rattan wares for export. (được biết từ…)

- We were advised by Mr. J. Jone of …. (TCCI) that you are producing export hand-made shoes and bags in pure leather and other natural materials. (được thông báo bởi…)

- We were impressed by the selection of gardening tools that were displayedon your stand at this year’s Gardening Exhibition held in Hamburg. (ấn tượng bởi…)

- I am replying to your advertisement in the June edition of “Tailor” (đang trả lời từ…)

- We are indebted to the British Embassy in Hanoi for your company and know that you you can supply us with metal fitting. (biết ơn từ….)

- We are indebted for your name and address to the Vietnam Chamber of Commerceand Industry (VCCI), who have informed us that you are a sole exporter of paraffin wax. (biết ơn cho…)

- The name of your firm was given to us by Messrs John Hopkins and Sons Ltd., London, who have been regular buyers (purchasers/customers) of your products for some years. We asked them if they knew of a manufacturer/producer who would be able to supply without delay (immediately) the goods specified on the enclosed list. (được cung cấp từ…)

- We would like to say to you frankly (frankly: nói thẳng vào vấn đề) that our usual supplier has rather let us down these months on delivery dates, qualities and quantities, and we are in danger of getting ito deficiency with some of our contracts . Mr James Taylor, one of your regular customers, kindly advised us that you can meet our requirement in quality and quantity. (sẵn lòng góp ý về…)

- We are given your name by the Vietnam-Japan Association in Nagoya. (được cho thông tin bỡi…)

- Your name has been given to us by the Japanese Commercial Attache in Hanoi

- You were recommended to us by Mr. J, Wood, the Britsh Genneral Consul in Ho Chi Minh City (được giới thiệu…)

- We were adivced by Saigon Shiptrans Co., Ltd. That you were interested in supplying natura essential oils (including aniseed oil and citronella oil which are in large demand in Western Europe).

- The British Embassy in Hanoi informed us that you are looking for an agent in DaNang to represent your interests in central Vietnam. (cho chúng tôi biết…)

- We have seen your advertisement in the FEER this month for industrial generators. (đã thấy quản cáo…)

- We have been informed by McDouglas & Hunter, with whom we have had business relations for quite a long time, that you capable of disigning and manufacturing a production chain for noodle. (được thông báo bởi…)

- Our associate in the packaging industry spoke highly of your Zeta packing machines and we would like to have more information about them. We would, therefore, ask you to send us your latest catalogues and price lists.

• Nói cho nhà cung cấp về công ty của bạn:

Bạn nên giới thiệu công ty của bạn tron trường hợp đây là lần đầu tiên bạn tiếp xúc với nhà cung cấp. Bạn tham khảo các mẫu câu sau:

- We would like to take this opportunity of introducing ourselves as one of the leading importers of the commodities here in Vietnam. (một trong những nhà nhập khẩu hàng đầu tại Việt Nam)

- We would like to take the oportunity of inintroducing ourselves as one of the country’s prominent companies dealing in all kinds of commodities.

- We are a regular buyer of paraffin wax and we are looking for a supplier of this material.

- We are a co-operative wholesale society based in Ho Chi Minh City.

- We are a subsidiary of Matsushita Electronics Corporation which specializes in the making of semi-conductors.

- We are one of the leading producers of chemicals in the region and are now looking for new business partners in Vietnam.

- We introduce ourselves as one of the leading Indian firms in the trade of chemicals and flavouring essences. At present, we are in the market for some raw materials, natural essential oils (especially, linseed oil, solvents, aromatic chemicals, etc.)

- We are a regular buyer of the commodity and request you to send us your quotation of sweaters.

- We have been authorized by Chandelier and Bros to negotiate the purchase of hand tools and machines for construction project in Ho Chi Minh City.

2. Thân bài

• Hỏi thông tin chất liệu, hàng mẫu, khuôn mẫu.

Ban muốn thấy chất liệu hoặc sản phẩm trước khi đặt hàng, Hầu hết nhà cung cấp đều sẵn lòng cung cấp hàng mẫu để bạn có thể lựa chọn dễ dàng hơn. Tuy nhiên, một vài trường hợp hàng mẫu quá lớn hoặc quá phức tạp thì bạn phải đến showroom để xem hoặc người bán cử người đại diện giới thiệu rõ hơn về sản phẩm. Bạn xem một số ví dụ thực tế trong việc yêu cầu xem hàng mẫu nhé:

- Please could you send me a leaflet (prochure...) of this electronic apparatus and tell me how much it wuold cost.

- Please sent me your illustrated catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery.

- Please give us by return your lowest quotation for “Suomi 205” electric heater for delivery within four weeks from receipt of order.

- Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor Kazuhiro”-Tokyo General Hospital, Kinuta-Seragayaku.

- When replying, could you sent enclose a pattern card?

- We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

- We require the under-noted items for export to the above market and shall be pleased to receive your offer stating keenest export prices, export delivery terms, and earliest delivery date.

- We would require 2,000 dresses in each of the sizes 10-14, and 500 in size 8 and 16. Please qoute C.I.F Chicago price. Payment is normally made by Letter of Credit.

- Please let us know what quantities you are able to deliver at regular intervals, quoting your best terms F.O.B Brisbane. We shall handle export formalities, but would ask you to calculate containerized transport to Brisbame for onward shipment.

• Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá.

Những công ty thường cung cấp giá và điều kiện trong quản cáo hoặc tài liệu mà có thể không giống trong việc cung cấp cho khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên thậm chí những điều kiện đã được đặt giá, nó có thể nhắc lại rằng bạn mong một sự giảm giá nào đó. Mặc dù sự thật là nhà cung cấp sẽ không sẵn lòng thay đổi giá hoặc những điều khoản mà họ đã đưa ra. Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng.

- I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory. I would be grateful if you could arrange for one of your representatives to call on me within the next two weeks. (đến nhà máy của tôi)

- We usually deal on a 30% trade discount basic with an additional quantity discount for orders over 1,000 units.

- As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement and we can offer the usual references if necessary. (thư giới thiệu – bảo lãnh của ngân hàng)

- We also like to point out that we usually settle our accounts on documents against acceptance basic with payment by 30-day bill of exchange.

- We intend to place a substantial order, and would therefore like to know that quantity discounts you allow.

• Yêu cầu được trả lại hàng khi không bán được

Đôi khi những nhà bá sỉ và bán lẻ muốn thấy một sản phẩm sẽ được bán như thế nào trước khi đặt một đơn hàng với nhà cung cấp. Họ có thể thực hiện điều này bằng cách thực hiện bán hàng ký gửi (tức là bán hàng không được sẽ được quyền trả lại nhà cung cấp). Trong trường hợp đó, nhà cung cấp sẽ phải biết về khách hàng tốt hơn, họ cũng sẽ đặt ra thời gian phải trả lại hoặc trả tiền.

- Your leaflet advertising your latest publications of History magazines intersted us, and we would like to stock a selection of these. However, we would only consider placing an order providedit was on the usual basis of sale or return. If this is acceptable we will send you our official order.

3. Kết luận

Thông thường một câu đơn giản “thank you” là có thể kết thúc cho một thư hỏi hàng. Tuy nhiên, bạn có thể đề cập rằng một sự trả lời nhanh sẽ được đánh giá cao. Hoặc chỉ ra rằng những điều kiện nhất định hoặc điều kiện bảo hành là cần thiết.

- We would be grateful for an early reply.

- Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is essential and hope that you can offer us that guarantee.

- Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery dates.

Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.

- If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the future.

- If the prices quoted are competitive, and the quality up to standards, we will order on a regular basic.

- Provided you can offer favourable quotations, and guarantee delivery within four weeks from receipt of order, we will place regular orders with you.

- We hope you will be able to meet our requirements in this instance, and would add that if you products are satisfactory and terms competive, we should be interested in a long term contract with you.

- There is a steady demand here for high-class goods of this type, especially in brighter colours.

- Sales are not high, but a good price can be obtained for fashionable designs.

- If the concessions we have asked for could be met, we would place a substantial order.