CÁC PHẦN TRONG 1 MAIL THƯƠNG MẠI BẰNG TIẾNG ANH

[Chaien]

Cấu trúc trong một mail thương mại bằng tiếng anh gồm 11 phần theo thứ tự từ trên xuống:

- Letterhead;
- Reference;
- Date;
- Inside address;
- Salutation (Greeting);
- Subject line (Subject title);
- Content (body/message);
- Complimentary;
- Singnature (with title);
- Per pro;
- Enclosures

1. LETTERHEAD (return address/ sender’s address): Phần dầu thư – thông tin người gửi mail gồm:

- Name of company - Tên công ty
- Type of company - Loại công ty
+ Ltd hay Llc: Limited Company/ Limited Liability Company: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
+ JSC: Joint Stock Company: Công ty cổ phần.
+ PLC: Public Limited Company: Công ty dại chúng, là một dạn cao cấp hơn của công ty cổ phần. Công ty JSC muốn trở thành PLC khi đã tiến hành chào bán thành công công khai cổ phiếu lần đầu cho công chúng
+ Sold trader: Công ty tư nhân.
- Addresses - Địa chỉ
- Board of directors - Ban giám đốc (Có hoặc không)
- Registered number - Số đăng ký (Có hoặc không)
Mình thấy đa phần chỉ có tên và địa chỉ công ty gửi, đôi khi có số điện thoại và số fax

E.g: F.Lynch Co., Ltd
315 Newell Street, Birmingham B3 3 EL UK

2. REFERENCE - Số tham chiếu: Gồm của cả người gửi và người nhận, Có thể bằng chữ hoặc số. Việc đánh dấu này tùy vào mỗi bên.

E.g:
Your ref: 25 August, 2016
Our ref: LX/M

3. DATE - Ngày: Ngày của lá thư bạn viết. Bạn có thể dùng 1 trong các hình thức thể hiện sau:

+ 1 May, 2016
+ 1st September, 2016
+ May 24, 2016
+ September 1st, 2016
Chú ý: Chỉ có một dấu phẩy trước năm. Tháng phài dùng bằng chữ vì đôi khi có thể nhầm lẫn giữa ngày và tháng (e.g: 1/2/2016)

4. INSIDE ADDRESS (Addressee/recipient) - Thông tin người nhận mail

Surname know hoặc Title know hoặc Department know hoặc Company only
- Surname know - Tên và họ người nhận
+ Chú ý là phải có họ của người nhận nhé, có thể viết tắt hoặc không viết tắt họ.
E.g: Mr. J.E. Smith hoặc Mr. Jonh Smith đều được nhé. Không được viết Mr. Smith
+ Để gửi cho 2 người đàng ông có thể dùng từ “Messrs” thay cho “Mr”
E.g: Messrs P.Jones and B.L Parker
- Title known – Chức vụ người nhận: Khi bạn không biết tên người nhận bạn có thể dùng title known.

E.g: The Sales Manager hoặc The Finance Director.
- Department known – Bộ phận làm việc của người nhận: Bạn cũng có thể sử dụng tên bộ phận làm việc của người nhận.

E.g: The Sales Department, The Accounts Department.
- Company only – Tên công ty: Nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nhận mail, về chức vụ hoặc bộ phận làm việc của họ. Bạn có thể chỉ cần viết tên công ty nhận.

E.g: International Industries Ltd.
Chú ý: Trật tự thông tin người nhận: Name of the recipient -> Name of house or building -> Name of street, road, avenue -> Name of town or city and postcode -> Name of country.

5. SALUTATIONS – Sự chào hỏi

- Dear Sir: Dùng để chào hỏi cho một người đàng ông nhận mail mà bạn không biết tên.
- Dear Sirs: Dùng gửi cho một công ty.
- Dear Madam: Dùng gửi cho một phụ nữ, Có thể người đó có gia đình hoặc chưa.
- Dear Sir or Madam: Dùng khi bạn không biết giới tính của người nhận.
Chú ý:
+ Trái ngược với Surname Known trong Inside address: Bạn chỉ được dùng “Dear Mr. Smith”. Mà không dùng “Dear Mr. John Smith” hoặc “Dear Mr. J.Smith”
+ Bạn có thể thêm dấu phẩy hoặc không phía sau tên người chào.

E.g: “Dear Mr. Smith,” hoặc “Dear Mr. Smith” đều được.
+ Trong là thư của người Mỹ gửi cho công ty thường chào bằng “Gentlenmen:” có dấu “:” thay cho “Dear Sirs”.

6. SUBJECT TITLES – Mục đích chính/ tiêu đề của lá thư

- Đây là phần nói về tiêu đề, mục dích chính của lá thư mà người viết muốn gửi.
- Subject titles thường không phải là một câu hoàn chỉnh, nó thường là một cụm từ (pharse) và được gạch chân hoặc in đậm.
- Những lá thư ngắn thì không cần có dòng này.
- Từ “Re” hay đứng phía trước có nghĩa là: “on the subject of” hoặc “with reference to” tức là về một vấn đề gì đó. Đôi khi không có từ “Re” cũng được.

E.g: Bạn có thể viết theo những cách sau:

Re: Application for the post of typist
Sub: Application for the post of typist
Application for the post of typist

7. LETTER BODY – Nội dung của lá thư (hay gọi là phần thân bài ấy)

- Thường viết xuống dòng mỗi một câu trong letter body.
- Nếu viết theo kiểu không xuống dòng thì phải đảm bảo mỗi câu phải có một ý chính mà bạn muốn nói tới.

8. COMPLIMENTARY CLOSE/CLOSURE – Chào cuối mail.

- Nếu đầu thư bạn chào “Dear Sir” ; “Dear Sir,” ; “Dear Madam” hoặc “Dear Sir or Madam” ; “Dear Sirs or Madam” thì chào cuối thư sẽ là “Yours faithfully” – trân trọng.
- Nếu đầu thư chào bằng tên của một người “Dear Mr. James” thì kết thúc sẽ là “Yours Sincerely”.
- Tránh dùng những cách chào cũ như “We remain yours faithfully” ; “Respectfully Yours”.
- Nếu viết cho một người bạn hoặc một người quen thân thì có thể dùng “Yours truly” hoặc “Best wishes”.

9. SIGNATURE – Chữ ký

- Luôn luôn viết thêm tên của bạn sau phần chữ ký vì một số chữ như O, r, l,v…. có thể dễ dàng nhầm lẫn trong chữ ký. Và được viết phía dưới chữ ký.
- Để tránh nhầm lẫn về giới tính cho người nhận mail. Chúng ta thường thêm Mr, Miss, Mrs hoặc Ms trong dòng tên.
- Chúng ta thêm phần chức vụ phía dưới tên.

E.g:
Tshurgold
(Miss) T. Shurgold
Company Secrectary

10. PER PRO – thay mặt ai đó viết thư

- Đây là một từ trong tiếng la tinh: “per procurationem” có nghĩa là thay mặt cho ai đó thường là cho cấp trên.
- Dưới tên người được thay mặt sẽ là chức vụ của họ trong công ty

E.g:
Rosemary (Mrs)
Rose Mary
p.p. J.Mane
Magaging Director

11. ENCLOSURES – đính kèm thư

- Có thể nhắc tới phần đính kèm trong phần letter body hoặc để phía cuối thư.
- Viết tắt bằng chữ: “Enc” hoặc “Encl”.

E.g:
Bill of lading (3 copies)
Insurance Certificate (1 copy)
Certificate of Origin (1 copy)
Bill of Exchange (1 copy)

THƯ MẪU​

SOUNDSONIC LTD
Warwick House, Warwick Street, Fores Hill, London SE23 1JF.
Chairman Jonh Franks O.B.E. Directors S.B Allen M Sc., N. Ignot, R. Linchens
B.A. Telephone (081) 566 1861 Fax (081) 566 1383 Telex: 819713

Your ref: 25 August, 2015
Our ref: DS/MR

1 September, 2015

Ms. B. Kaasen
Belgrade 51
Copenhagen
DENMARK

Dear Ms. Kaasen
Re: your inquire dated 25 August, 2015
Thank you very much for your enquiry which we received today.
I am enclosing our catalogue (SM/06) and price-list for the equipment you said you were interested in. I would like to draw your attention to pages 31-35 in the cataloge where you will find full details of the Omega range.
We would welcome any further enquiries you have, and look forward to hearing from you.

Your sincerely

Mary Raynor (Ms)
Mary Raynor
pp. D. Sampson
Sales Manager

Enc. Catalogue SM/06