Chia sẻ Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu bạn cần biết

[babybu1994]

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì “thủ tục hải quan” là cụm từ khá quan trọng và thật sự cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu về thủ tục hải quan và quy trình thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là gì chắc chắn là thắc mắc của rất nhiều người. Thủ tục hải quan có tên tiếng Anh là Customs Procedures. Đây là thủ tục cực kỳ cần thiết để hàng hoá và các phương tiện vận chuyển được xuất khẩu ra khỏi một nước và xuất khẩu ra khỏi nước đó.

Thủ tục hải quan là thủ tục bắt buộc ở trên 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hoá, đây là vấn đề bắt buộc để giải quyết 2 vấn đề cơ bản:

• Mục đích quan trọng nhất của thủ tục hải quan là để nhà nước tính và thu thuế. Hàng hoá, phương tiện xuất nhập khẩu khi đưa đến hoặc xuất đi tại một nước đều phải tính thuế. Đây là biện pháp đảm bảo cân đối và ổn định thị trường.

• Thủ tục hải quan là một thao tác an ninh để quản lý hàng hoá, đảm bảo hàng hoá xuất ra, nhập vào một nước không nằm trong danh mục hàng cấm. Chẳng hạn, bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma tuý… vào Việt Nam, và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Đại lý hải quan là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan theo hợp đồng đại ký. Các công ty này đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, ký tên đóng dấu của mình vào ô người khai nhận hải quan (với phần mềm ECUS4) hoặc dùng chữ kỹ số của mình để truyền tờ khai (ECUS5 - VNACCS).

Cụ thể hơn, đại lý hải quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng mã số nhân viên đại lý hải quan để tiến hành các công việc khai báo và làm thủ tục tại các cơ quan hải quan trong phạm vụ được uỷ quyền. Các công ty này cũng chịu trách nhiệm trong việc giới thiệu, đề nghị tổng cục hải quan cấp mã số nhân viên đại lý cho người đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Đại lý hải quan cần yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ và chính xác chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng. Bên cạnh đó, đại lý cũng sẽ được yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn về thủ tục thuế, thủ tục hải quan, hỗ trợ về kỹ thuật trong kết nối mạng với cơ quan hải quan…

Ngoài ra, các đại lý cũng sẽ chịu trách nhiệm về các nội dung khai báo trên tờ khai hải quan trên cơ sở bộ chứng từ, tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu do chủ hàng cung cấp.

Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu

Tuỳ vào từng loại hàng hoá mà các doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục hải quan nhập khẩu khác nhau. Tuy vậy, nhìn chung một quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu sẽ bao gồm 9 bước sau:

• Bước 1: Xác định loại hàng hoá nhập khẩu

Với bước này, bạn cần xác định xem loại hàng hoá mà bạn cần nhập khẩu thuộc diện nào, liệu nó có phải là một loại hàng hoá đặc biệt, bị hạn chế nhập khẩu hay bị cấm nhập khẩu không.

Có các loại hàng hoá là các loại hàng thương mại thông thường, các mặt hàng bị cấm theo nghị định 187/2003/NĐ-CP, các mặt hàng phải xin giấy phép theo nghị định 187 và các mặt hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy.

• Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng thể hiện giao dịch giữa hay bên. Loại giấy tờ này thường sẽ được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ trong cả quá trình thông quan hàng hoá. Nội dung hợp đồng ngoại thương cần có tên, số lượng hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói, giá thành sản phẩm…

• Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá

Một bộ chứng từ hàng hoá đầy đủ cần có rất nhiều các giấy tờ khác nhau. Bạn có thể tìm hiểu để hoàn tất thủ tục nhập khẩu một lô hàng:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

• Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Vận đơn lô hàng (Bill of Landing)

• Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (℅)

• Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)

• Một số các giấy tờ liên quan khác theo quy định của pháp luật

• Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Đây là thủ tục bắt buộc phải làm nếu lô hàng của bạn có tên trong danh mục hàng hoá phải kiểm tra chuyên ngành. Sau khi nhận được giấy báo hàng từ các hàng vận chuyển gửi đến (thông thường giấy sẽ được các hãng vận chuyển gửi trước 2 ngày trước khi tàu đến cảng), các doanh nghiệp sẽ phải đăng ký kiểm tra chuyên ngành

• Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Điều kiện để có thể khai và truyền tờ khai hải quan chính là phải có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan Việt nam và sẽ được thực hiện trên hệ thống VNACCS của Tổng Cục Hải Quan. Khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống sẽ tự động cấp số nếu thông tin chính xác. Bạn chờ kết quả trả về sau đó tiến hành bước tiếp.

• Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Đây là chứng từ được phát hành bởi hàng tàu hoặc công ty chuyên vận chuyển. Để có được lệnh giao hàng, bạn cần đến các hãng vận chuyển và chuẩn bị một số loại giấy tờ bao gồm: 01 chứng minh nhân dân bản sao, vận đơn bản sao kèm bản gốc đã được lãnh đạo công ty đóng dấu và tiền phí. Nếu là hàng nguyên Container thì bạn sẽ cần phải kiểm tra xem còn thời gian lưu khi ở cảng hay không rồi gia hạn thêm.

• Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Hệ thống sẽ căn cứ vào tờ khai để phân luồng hàng hoá thành luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Nếu như là luồng xanh, doanh nghiệp sẽ không cần kiểm tra hay làm thủ tục gì thêm. Chỉ cần in tờ khai và hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế là xong.

Nếu như tờ khai rơi vào luồng vàng, đơn vị hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng. Còn nếu tờ khai rơi vào luồng đỏ thì chắc chắn hàng hoá của ban phải bị kiểm định. Quá trình này cực kỳ khắt khe và tốn rất nhiều thời gian, chi phí.

• Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai đã được truyền và thông qua, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình. Đối với các lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Ngoài ra, tuỳ vào một số loại hàng hoá đặc thù mà doanh nghiệp còn phải nộp thêm các loại thuế như thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.

• Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản

Sau khi thuê phương tiện vận chuyển hàng về và thuê nhà kho để bảo quản, bạn hãy mang lệnh giao hàng D/O đã có cùng với giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ hãng tàu, mã vạch tờ khai hải quan đã được ký và đóng dấu đến phòng Thương vụ của Cảng. Bên hải quan sẽ kiểm tra, lên đơn thanh toán phí nếu có và chuyển hàng về.

Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu

Để thực hiện các thủ tục hải quan xuất khẩu, các bạn có thể làm theo quy trình sau:

• Bước 1: Kiểm tra chính sách về hàng hoá và thuế

Trước khi xuất khẩu hàng hoá sang các nước khác, bạn cần kiểm tra kỹ chính sách về hàng hoá và các chính sách về thuế để chắc chắn mặt hàng của mình không nằm trong danh mục cấm. Còn nếu hàng hoá của bạn nằm trong danh sách hạn chế thì buộc bạn phải làm thủ tục để xin phép thì mới đủ điều kiện xuất khẩu. Ngoài ra, bạn cũng nên xem hàng hoá của mình có nằm trong danh mục hàng chịu thuế hay không.

• Bước 2: Chuẩn bị chứng từ có liên quan đến lô hàng

Trước khi tiến hành khai báo hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), thỏa thuận lưu khoang (Booking Note), hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), phiếu đóng gói (Packing List). Đối với các mặt hàng phải kiểm tra chuyển ngành như gỗ và các sản phẩm làm từ gỗ phải chuẩn bị thêm giấy tờ xác nhận theo quy định.

• Bước 3: Khai báo tờ khai hải quan

Bạn có thể nhập thông tin lên phần mềm khai báo thủ tục hải quan điện tử dựa trên thông tin từ bộ chứng từ đã chuẩn bị. Nếu là lần đầu khai báo, các bạn cần chuẩn bị thêm chữ ký số, đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan và tải, cài đặt phần mềm khai bảo hải quan điện tử. Nếu thành công, bạn tiếp tục khai báo thông tin về lô hàng trên đó, truyền và in tờ khai ra để tiến hành thực hiện các bước tiếp theo.

• Bước 4: Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi Chi Cục Hải Quan

Dựa trên tờ khai mà bạn đã khai, hệ thống sẽ tiến hành phân luồng thành 3 luồng là luồng xanh, luồng đỏ và luồng vàng. Nếu là luồng xanh, hàng của bạn sẽ được thông quan trên phần mềm, luồng vàng sẽ bị các cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ chi tiết và nếu bị luồng đỏ, hồ sơ chi tiết và lô hàng sẽ được kiểm tra thực tế.

• Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai

Với bước này, bạn chỉ cần nộp lại tờ khai và mã vạch để làm thủ tục xác thực với hải quan giám sát. Như vậy, lô hàng hoá của bạn đã đủ điều kiện xuất đi.

Những sai lầm khi khai báo xuất nhập khẩu bạn cần biết

Khi tiến hành làm thủ tục hải quan, việc xảy ra lỗi là điều cực kỳ dễ gặp và khó có thể tránh được. Và để hạn chế tối đa các sai lầm khi khai báo hải quan xuất nhập khẩu, bạn cần chú ý tránh xa một số lỗi sau:

• Nhiều người thường khai sai các tiêu chí khi khai tờ khai hải quan trên phần mềm VNACCS. Bởi thế nên đọc kỹ từng tiêu chí để điền thông tin cho chính xác.

• Áp sai mã số hàng hoá, việc này thường xảy ra ở những người lần đầu khai. Bạn cần nắm rõ nguyên tắc áp mã để điền cho chính xác tránh sai sót.

• Các thông tin trong chứng từ không khớp nhau, lỗi hàng hoá….

Cách tốt nhất giúp bạn có thể tránh được những sai lầm này chính là lựa chọn đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ làm hải quan uy tín. Điều này sẽ giúp việc thông quan nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng hơn.

Trên đây là quy trình khai báo thủ tục hải quan xuất nhập khẩu mà Thông Tiến Logistics lưu ý bạn cần nắm rõ. Và để hàng hoá được nhanh chóng xuất/nhập khẩu, bạn có thể nhờ đến một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ khai báo thủ tục hải quan. Điều này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí đến mức tối đa.