Chia sẻ [Case study] Kinh nghiệm quản lý kho từ doanh nghiệp lớn thành công: Sức mạnh của tích hợp phần mềm!

[SmartBiz]

Bạn có bao giờ tưởng tượng được sự hiệu quả khi phần mềm quản lý kho thông minh được tích hợp hoặc liên kết một cách tuyệt vời với các phần mềm doanh nghiệp bạn đang sử dụng?

Trong case study này sẽ tiết lộ cho bạn những bí quyết và chiến lược mà các doanh nghiệp đã áp dụng để tận dụng lợi thế của các hệ thống. Bạn sẽ tìm hiểu cách họ đã tạo ra một quy trình liên kết mạnh mẽ giữa quản lý kho thông minh với các phần mềm khác. Sự liên kết này đã tạo ra một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự nhất quán dữ liệu và giảm thiểu sai sót.

Đừng để vấn đề quản lý kho làm trì hoãn sự phát triển và khả năng mở rộng của bạn. Hãy khám phá các case study này để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, vừa đáp ứng yêu cầu hiện tại vừa tạo nền tảng cho sự phát triển trong tương lai.

[Case study #1] Quản lý kho thông minh với Phần mềm Bravo


Đây là Case study của một doanh nghiệp đang dẫn đầu trong ngành công nghiệp sản xuất bia, và họ đang sử dụng phần mềm Bravo để nắm vững quy trình quản lý bán hàng và kế toán. Tuy nhiên, như rất nhiều doanh nghiệp khác, họ đang gặp một thách thức quan trọng: quản lý kho bằng mã vạch. Vì thế, họ đang trăn trở và tìm kiếm một giải pháp quản lý kho thông minh, sử dụng mã vạch để nâng cao hiệu suất và khả năng quản lý kho của mình.

Bằng cách áp dụng công nghệ mã vạch vào quy trình quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tận dụng được sự tự động hóa để giảm thiểu sai sót, tăng cường độ chính xác và nâng cao năng suất. Họ tin rằng giải pháp này sẽ mang lại một sự thay đổi tích cực và đưa công ty của họ tiến thêm một bước trong hành trình vươn tới sự thành công.

Chúng ta hãy cùng khám phá và tìm hiểu về trường hợp này để hiểu rõ hơn về sự quan trọng và tiềm năng của giải pháp quản lý kho thông minh bằng mã vạch trong ngành sản xuất.

Giới thiệu về Doanh nghiệp

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Bia S** G** thuộc tổng Công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát S****O. S****O đã trải qua 145 năm lịch sử nguồn gốc, 43 năm xây dựng và phát triển thương hiệu. Với sản phẩm Bia S** G** và Bia *** vẫn đang là thương hiệu Việt dẫn đầu thị trường bia Việt Nam và đang trên đường chinh phục các thị trường khó tính như Đức, Mỹ, Nhật, Hà Lan v..v.

Hiện trạng về việc quản lý kho

• Hệ thống phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là: phần mềm Bravo để quản lý bán hàng và kế toán. Phần mềm quản lý sản xuất để quản lý sản xuất và kho. Các phần mềm này được áp dụng chung, thống nhất cho cả Tổng công ty. Tuy nhiên phần mềm quản lý sản xuất hiện tại chưa hỗ trợ quản lý kho bằng mã vạch và đang có nhiều bất cập.
• Chi nhánh phân cấp quản lý kho thành 4 kho lớn gồm: kho phụ tùng- vật tư; kho hoá chất, kho bao bì và kho thành phẩm.
• Nghiệp vụ điều hành kho nhập/xuất/điều chuyển hàng hóa hiện chi nhánh đang thực hiện thủ công, các hoạt động kho đang được ghi chép số liệu trên excel.
• Hàng hóa vật tư của chi nhánh chủ yếu là các phụ tùng, thiết bị máy móc, bao bì, hoá chất, văn phòng phẩm phục vụ cho khâu sản xuất. Với số lượng hiện tại khoảng 2000 mã sản phẩm.
• Hàng hoá trong kho chưa được quản lý bằng mã vạch.
• Hoạt động xuất nhập kho hiện đang tốn nhiều thời gian trong việc tạo mã và nhập liệu giữa các phần mềm (file excel, phần mềm Bravo, phần mềm quản lý sản xuất)
• Hàng hoá trong kho chưa được cập nhập vị trí quản lý, khi cần lấy hàng mất nhiều thời gian tìm kiếm.
• Dữ liệu hàng tồn kho không được cập nhập tức thời.

Yêu cầu của Khách hàng

• Yêu cầu hàng hoá trong kho được quản lý bằng mã vạch hoặc QR Code, các dãy ô kệ phải được quy định mã vạch để quản lý vị trí.
• Trong các nghiệp vụ kho như xuất/nhập/điều chuyển/kiểm kê kho thực hiện bằng thiết bị quét mã vạch để giảm thao tác nhập liệu của người dùng, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Giảm bớt thời gian cho khâu nhập hàng khi tạo mã và in mã hàng hoá trên phần mềm Bravo.
• Yêu cầu dễ dàng trong việc tìm kiếm, truy xuất các hàng hoá trong kho chính xác vị trí đang được lưu trữ hoặc khi tìm kiếm hàng hoá xuất cho bộ phận sản xuất.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả và chính xác, khi xuất sản xuất hệ thống phải thống kê được số lượng hàng hoá còn tồn lại, dữ liệu được cập nhập tức thời.

Giải pháp

Để giải quyết những vấn đề hiện trạng và đáp ứng yêu cầu của Doanh nghiệp, Giải pháp quản lý kho thông minh được đề xuất. Tương ứng với mỗi kho và với mỗi nhóm nguyên liệu, vật tư hay thành phẩm sẽ là những đề xuất phương án khác nhau để đảm báo tính đặc thù, chính xác và giải quyết được vấn đề, bài toán của khách hàng. Dưới đây là tóm tắt giải pháp dành cho kho Phụ tùng- vật tư như sau:

1. Thiết kế và tổ chức vị trí kho và sản phẩm

Tổ chức Kho và sản phẩm là bước quan trọng nhất để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp sẽ mất ít thời gian hơn để chọn hoặc lưu trữ sản phẩm. Một doanh nghiệp được tổ chức tốt cũng làm cho việc tích hợp sử dụng phần mềm vào các quy trình dễ quản lý hơn.

STT	Khoản mục	Diễn giải
1.	Vị trí trong kho	Theo như Layout kho của doanh nghiệp, kho hàng hoá có các vị trí cần quản lý gồm: Vị trí tập kết hàng hoá. Vị trí lưu kho: văn phòng phẩm, vật tư dụng cụ, vật tư thiết bị…được chia thành các ô kệ: A; B; C…)
2.	Tổ chức các vị trí trong kho và sản phẩm	Sử dụng các vị trí phân cấp để tổ chức kho của doanh nghiệp theo khu, hàng, kệ, thùng… Vật tư hay Văn phòng phẩm không theo dõi theo số Serial sẽ được quản lý theo mã Gói/Thùng/ Khay và được gắn tem mã vạch cho các Gói/ Thùng này. Hàng hoá là Phụ tùng có thể được quản lý theo mã sản phẩm hoặc theo số serial của sản phẩm.
3.	Nhóm sản phẩm	Quản lý và phân loại nhóm sản phẩm, có thiết lập nhóm sản phẩm theo: Phương thức nhập trước xuất trước (FIFO) Tuyến cung ứng. Vị trí gần nhất.

. Thiết lập Layout kho

Mô hình hoá Layout kho của doanh nghiệp với các khu vực trong kho, vị trí dòng hàng và trạng thái của hàng hoá, vật tư. Các thông tin về sản phẩm, tỷ lệ lấp đầy tại các vị trí, địa điểm kho là bao nhiêu %, nơi nào đang trống, nơi nào quá tải…có thể hiển thị trực quan trên màn hình.


Với giao diện Layout kho trên phần mềm giúp hiển thị trực quan và tìm kiếm nhanh chóng hàng hoá trong đó bao gồm:

• Kiểm tra trạng thái vật tư, phụ tùng đang lưu trữ: hàng hoá đang trống, hoặc quá tải…
• Tra cứu vị trí lưu trữ hàng hoá bằng cách quét mã vạch của sản phẩm hoặc mã thùng/gói để biết được chúng đang hoặc cần được lưu trữ/ lấy hàng ở đâu
• Hiển thị các đơn hàng nhập, xuất cần thực hiện hàng ngày

3. Quản lý các hoạt động kho

Dựa theo mô tả về quy trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hoá hiện tại của Chi nhánh cung cấp. SmartBiz đề xuất tới khách hàng giải pháp tối ưu để quản lý các hoạt động kho như sau:

Hoạt động Nhập kho

Luồng quy trình Nhập kho​

Mô tả luồng Nhập kho

STT	Khoản mục	Diễn giải
1.	Đơn mua hàng/ Yêu cầu nhập kho	Bộ phận mua hàng gửi thông tin đơn hàng mua cần nhập kho
2.	Tạo lệnh Nhập kho trên phần mềm quản lý kho thông minh	Người vận hành kho căn cứ đơn hàng hoặc yêu cầu nhập kho thực hiện tạo Lệnh nhập kho trên phần mềm kho thông minh Đối với những hàng hoá đã có mã sẽ sử dụng mã có sẵn. Trường hợp những hàng hoá mới chưa có mã sẽ thực hiện tạo mã trên phần mềm SmartBiz theo quy tắc tạo mã của Chi nhánh. Với hàng hoá là vật tư, phụ tùng có số serial có thể quản lý theo số Serial của sản phẩm.
3.	Kiểm tra và nhận hàng tại vị trí tập kết	Khi hàng hoá được giao/chuyển đến (vị trí tập kết hoặc vị trí nhận chờ nhập hàng), người vận hành kho thực hiện kiểm đếm số lượng bằng thiết bị quyét mã vạch (thiết bị PDA). Đối với những hàng hoá không quản lý theo số Serial thực hiện kiểm đếm và cập nhập số lượng vào thiết bị PDA. Khi đã kiểm đếm số lượng đầy đủ người vận hành kho chọn đóng gói hàng hoá, máy in sẽ tự động in ra mã vạch Gói/ Thùng/Khay (Package) để dán lên thùng hàng giúp định danh và kiểm soát số lượng hàng hoá sẽ Nhập – Xuất- Tồn trong Gói/ Thùng/Khay này. Với hàng hoá theo dõi theo số serial thực hiện quét mã serial của sản phẩm để nhận hàng. Số serial sẽ cập nhật vào phần mềm thông qua thiết bị quét mã vạch thay vì phải nhập bằng tay. Sau khi xác nhận số lượng nhập kho số lượng tồn kho sẽ tự động được cập nhật theo thời gian thực trên phần mềm.
4.	Điều chuyển hàng hoá về vị trí lưu trữ	Thực hiện điều chuyển hàng hoá từ vị trí tập kết nhận hàng về các vị trí lưu kho bằng thiết bị quét mã vạch. Việc điều chuyển, sắp xếp được thực hiện bằng cách sau: Thiết lập chỉ định vị trí lưu kho cho các hàng hoá Theo sắp xếp của thủ kho. In phiếu Nhập kho, ký xác nhận và gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng nhập kho trên phần mềm Bravo.

Hoạt động Xuất kho

Luồng quy trình Xuất kho ​

Mô tả luồng Xuất kho

STT	Khoản mục	Diễn giải
1.	Yêu cầu xuất từ các bộ phận sử dụng	Các bộ phận gửi yêu cầu xuất kho hàng hoá sử dụng
2.	Tạo lệnh Xuất kho trên phần mềm quản lý kho thông minh	Người vận hành kho căn cứ yêu cầu xuất kho của các bộ phận sử dụng thực hiện tạo Lệnh xuất kho trên phần mềm kho. Hệ thống tự động đề xuất vị trí lưu trữ hàng hoá cần lấy để xuất.
3.	Lấy hàng/nhặt hàng/ soạn hàng	Người vận hành kho thực hiện lấy hàng bằng cách sử dụng thiết bị quyét mã vạch, trên thiết bị PDA hiện thị các thông tin phiếu xuất, mặt hàng và vị trí hàng hoá cần lấy. Sau khi lấy đủ số lượng hàng hoá cần xuất người vận hành kho sẽ thực hiện xác nhận hoàn thành việc lấy hàng trên PDA.
4.	Xuất hàng ra khỏi kho	Điều chuyển hàng hoá đã được lấy từ vị trí soạn hàng hoặc đóng gói ra vị trí chờ xuất hàng. Sau khi xác nhận phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho. In phiếu Xuất kho, ký xác nhận và gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng xuất kho trên phần mềm Bravo.

4. Truy xuất hàng hoá

Truy xuất hàng hóa trong phần mềm quản lý kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý kho hàng. Nó giúp cho các doanh nghiệp có thể kiểm soát và theo dõi chính xác lượng hàng hóa đang có trong kho, vị trí của chúng và số lượng còn lại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi cần phải tra cứu, kiểm tra thông tin sản phẩm hệ thống cho phép truy xuất theo mã sản phẩm, theo số Lô, số Serial, số Thùng/Pallet/Gói như sau:

• Tra cứu bằng Mã sản phẩm:
• Thực hiện quét mã hàng hoá sẽ hiện thị hiện hàng hoá đang ở vị trí nào, Lô nào, số lượng tồn kho
• Tra cứu bằng số Lô/ số Serial
• Cung cấp các thông tin về ngày hết hạn, ngày sản xuất, lô đó có bao nhiêu sản phẩm, hoặc thông tin về đơn đặt hàng… một cách dễ dàng.
• Tra cứu theo số thùng/Pallet/Gói:
• Người thực hiện quét mã vạch trên các thùng/Pallet/Gói này, hệ thống sẽ cung cấp số lượng thực tế, giữ hàng và sẵn hàng trong thùng là bao nhiêu? Có những mặt hàng gì? Vị trí của thùng, gói ở đâu? Và tự động cập nhật số lượng hoặc khối lượng trong thùng, gói khi nhập hoặc xuất hàng trong nó mà không phải kiểm đếm lại hoặc tạo lại mã cho thùng/gói.

Sự khác biệt giữa giải pháp và trước đó

Sự khác biệt giữa Giải pháp được đề xuất và theo cách vận hành trước đó của Chi nhánh:

Về việc tạo dữ liệu:

• Mã sản phẩm của các sản phẩm mới sẽ được tạo ra từ phần mềm quản lý kho thông minh theo quy tắc của Chi nhánh thay vì được tạo từ phần mềm Bravo trước đó. Điều này giúp bộ phận kho chủ động xử lý công việc và giảm thời gian chờ đợi tạo mã từ phần mềm Bravo (trước đó thời gian chờ để có được mã sản phẩm từ phần mềm Bravo đôi khi mất 2~3 ngày).
• Phiếu/Lệnh nhập, xuất kho sẽ được tạo trực tiếp từ phần mềm kho thông minh. Sau khi bộ phận kho nhận hoặc lấy hàng và cập nhật số lượng đã nhận hoặc lấy hàng trên phần mềm (sử dụng mã vạch và thiết bị quét mã vạch để nhận hoặc lấy hàng). Thực hiện in phiếu nhập/xuất kho gửi tới bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng nhập, xuất kho vào phần mềm Bravo giúp giảm thời gian luân chuyển chứng từ nhiều bước, tiết kiệm rất lớn thời gian cũng như độ chính xác và xử lý kịp thời các yêu cầu nhập, xuất vật tư, hàng hoá.

Trước đó hàng vào kho, bộ phận mua hàng sẽ đưa hồ sơ để kho và bộ phận sử dụng kiểm tra xác nhân. Sau đó bộ phận kho thực hiện nhận hàng. Hồ sơ đầy đủ đưa kế toán làm nhập kho lên bravo, mua hàng nhận lại hồ sơ đưa lại cho thủ kho nhập lên phần mềm quản lý sản xuất.

• Việc nhập/xuất hàng và cập nhật số lượng vào phần mềm được diễn ra đồng thời và theo thời gian thực bằng thiết bị quét mã vạch cung cấp thông tin tồn kho nhanh chóng và chính xác.

Về phương thức thực hiện

• Sử dụng thiết bị quyét mã vạch để thực hiện nhập xuất hàng hoá giúp thao tác nhanh hơn, tăng độ chính xác lên đến 99% và tăng hiệu suất xử lý các yêu cầu nhập, xuất hàng hoá lên đến 50%.
• Theo dõi chính xác vị trí hàng hoá giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Đánh giá của khách hàng

Giải pháp quản lý kho thông minh bằng mã vạch là một sự thay đổi lớn trong quy trình và cách thức vận hành của chi nhánh. Giải pháp nhận được sự đánh giá cao từ Giám đốc chi nhánh và bộ phận kho đã làm tăng sự tin tưởng và khẳng định về tính hiệu quả của giải pháp này. Thậm chí, giải pháp này đã được đề xuất để triển khai cho toàn tập đoàn.

Sự tin tưởng này đến từ những lợi ích rõ ràng mà giải pháp mang lại. Việc áp dụng công nghệ mã vạch vào quản lý kho đã giúp tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Quy trình quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa, từ việc theo dõi và kiểm kê hàng hóa, đến việc xử lý đơn hàng và quản lý xuất nhập kho. Nhờ vào việc sử dụng mã vạch, quản lý hàng hoá bằng Layout kho các hoạt động này diễn ra nhanh chóng và chính xác, giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác.

[Case study #2] Quản lý kho thông minh với Phần mềm Quản lý sản xuất

Khi hệ thống Quản lý sản xuất của bạn đã hoạt động tốt và đang được áp dụng thống nhất trên toàn tập đoàn từ công ty mẹ bên Nhật, nhưng vấn đề quản lý kho thông minh lại là một thách thức lớn. Bạn cần tìm kiếm một giải pháp sáng tạo để đáp ứng yêu cầu quản lý kho thông minh nhưng vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý sản xuất hiện tại?

Bạn đừng lo lắng, chúng tôi đã chuẩn bị cho bạn một case study đặc biệt từ một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành may mặc. Đây là câu chuyện thú vị về giải pháp tối ưu đến từ thực tế của họ. Bạn sẽ được chứng kiến sự tinh tế và sự hiệu quả của cách họ tối ưu hóa quy trình sản xuất và kiểm soát tồn kho thông minh và biết cách tận dụng lợi ích của việc tích hợp các phần mềm để đạt được hiệu suất tối đa và tăng trưởng bền vững.


Giới thiệu về Doanh nghiệp

CÔNG TY TNHH W***A VIỆT NAM thuộc tập đoàn W***A có trụ sở chính ở Nhật Bản. Tập đoàn được thành lập từ khoảng 50 năm trước là doanh nghiệp chuyên sản xuất Nội Y Nữ hàng đầu thế giới. Tập đoàn đã mở rộng phạm vi của mình lên tầm toàn cầu bằng việc thành lập các chi nhánh, các công ty con ở khắp nơi: khu vực châu Á như Đài Loan, Hong Kong, Trung Quốc…, khu vực Đông Nam Á Việt Nam, Singapore, Malaysia…, khu vực châu Âu Anh, Pháp, Đức, Ý…, khu vực châu Mỹ Hoa Kỳ, Canada.

Hiện trạng về việc quản lý kho

• Doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng phần mềm quản lý sản xuất MES và quản lý thành phẩm của công ty mẹ bên Nhật Bản. Phần mềm Akabot để tự động hoá những tác vụ thủ công mang tính lặp đi lặp lại theo chu kỳ.
• Các nghiệp vụ điều hành và hoạt động kho như: nhập/xuất/điều chuyển/kiểm kê hàng hóa doanh nghiệp đang thực hiện theo thủ công. Các số liệu ghi chép vào giấy sau đó nhập lên file excel để quản lý sau đó nhập vào phần mềm quản lý sản xuất và thành phẩm của công ty để làm dữ liệu đầu vào cho sản xuất.
• Hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là các nguyên liệu vải, được đóng theo từng cuộn hoặc từng pallet.
• Các cuộn vải được quản lý theo lô khi nhập về kho, mỗi cuộn vải có số mét khác nhau không đồng đều.
• Các cuộn vải chưa được quản lý bằng mã vạch.
• Các nguyên liệu vải được công ty mẹ bên Nhật chuyển về và nhập kho phục vụ cho sản xuất. Sau đó bộ phận kho có nhiệm vụ quản lý các nguyên liệu và thực hiện xuất nguyên liệu sang bộ phận sản xuất khi có yêu cầu sản xuất.

Yêu cầu của Khách hàng

• Yêu cầu các nguyên liệu vải trong kho được quản lý bằng mã vạch hoặc QR Code, các dãy ô kệ phải được quy định mã vạch để quản lý vị trí.
• Trong các nghiệp vụ kho như xuất/nhập/điều chuyển/kiểm kê kho thực hiện bằng thiết bị quyét mã vạch để giảm thao tác nhập liệu của người dùng, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Yêu cầu dễ dàng trong việc khi cần tìm kiếm truy xuất các nguyên liệu trong kho chính xác vị trí đang được lưu trữ hoặc khi tìm kiếm nguyên liệu xuất sang công đoạn sản xuất.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả và chính xác, khi xuất sản xuất hệ thống phải thống kê được số lượng vải còn tồn lại.
• Cập nhật tự động dữ liệu lệnh xuất nguyên liệu từ phần mềm quản lý kho mới vào phần mềm quản lý sản xuất MES để thực hiện các lệnh sản xuất.

Giải pháp

Để giải quyết những vấn đề hiện trạng và đáp ứng yêu cầu của Doanh nghiệp, Giải pháp quản lý kho thông minh được đề xuất trong đó bao gồm:

• Quản lý kho bằng mã vạch và thực hiện các hoạt động nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê các thiết bị di động, máy quyét mã vạch. Giải pháp này có thể thay thế việc sử dụng giấy tờ, file excel thiếu chính xác, mất thời gian giúp cập nhật dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, tăng độ chính xác và tính sẵn sàng của hàng tồn kho lên đến 99%.
• Theo dõi chi tiết và đầy đủ một cách nhanh chóng số lượng cuộn vải xuất chờ cắt, đã cắt được bao nhiêu và số lượng thừa, thiếu hụt của từng cuộn bằng cách quản lý các cuộn vải theo số Lô, số Gói vải. Điều này giúp quản lý tồn kho chính xác, kiểm soát chất lượng và hiệu suất và đảm bảo khả năng đáp ứng yêu cầu đơn hàng.
• Dễ dàng tra cứu và truy xuất hàng hoá tại bất cừ điểm nào từ khi hàng hoá bắt đầu nhập kho, điều chuyển đến các khu vực, vị trí, xuất sản xuất và giao hàng cho khách hàng theo từng lô, từng cuộn vải. Điều này giúp họ quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo việc kiểm kê, kiểm tra và tái sử dụng hàng hoá được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.
• Mô hình hoá Layout kho của doanh nghiệp với các khu vực trong kho, vị trí dòng hàng và trạng thái của hàng hoá, nguyên liệu. Các thông tin về sản phẩm/bán thành phẩm; tỷ lệ lấp đầy tại các vị trí, địa điểm kho là bao nhiêu %, nơi nào đang trống, nơi nào quá tải…được hiển thị trực quan trên màn hình.
• Cảnh báo tự động và Báo cáo thông minh theo thời gian thực giúp nhà quản lý kho giảm thiểu rủi ro và có thông tin kịp thời, ra quyết định nhanh chóng.
• Tích hợp phần mềm quản lý sản xuất MES với phần mềm quản lý kho thông minh để tự động cập nhật dữ liệu xuất nguyên liệu sản xuất theo các lệnh sản xuất được tạo ra từ hệ thống MES. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép và nhập liệu thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Đồng thời, tích hợp này cải thiện độ chính xác và đồng bộ hóa dữ liệu tức thời giữa hai hệ thống. Tích hợp này mang lại sự tối ưu hóa và hiệu quả trong quản lý nguyên liệu sản xuất và quản lý kho, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và thông minh.

Khám phá: Cách sử dụng Mã vạch, QR Code để quản lý kho thông minh

Dưới đây là Sơ đồ Nhập kho được thiết kế với 2 vai trò:

Người điều phối kho và Nhân viên kho. Các vai trò này được phân tách dựa trên các nhiệm vụ cụ thể và có thể tách riêng hoặc kết hợp tùy thuộc vào quy mô kho và nhân lực có sẵn.

Sơ đồ Nhập kho hàng hoá​

Người điều phối kho: dựa theo thông tin Packing List tạo phiếu nhập kho trên phần mềm và thực hiện tạo số lô cho nguyên liệu nhập kho. Sau đó in phiếu nhập kho trên phần mềm đưa cho nhân viên kho nhận hàng hoặc nhân viên kho sẽ dùng trực tiếp thiết bị quét mã vạch (thiết bị PDA) truy cập vào lệnh nhập kho để thực hiện nhập kho nguyên liệu.

Nhân viên kho: cầm phiếu nhập kho thực hiện dùng thiết bị PDA để thao tác nhận hàng. Trong quá trình nhận hàng nhân viên kho sẽ thực dùng thiết bị PDA để tạo các mã package cho các cuộn vải. Máy in được kết nối với hệ thống phần mềm tự in ra các mã package, sau đấy nhân viên kho thực hiện dán mã package lên các cuộn vải được nhập kho.

Sau khi dán mã package nhân viên kho thực hiện điều chuyển hàng hoá về các vị trí lưu kho. Việc điều chuyển được thực hiện trong các phương pháp sau:

• Phương pháp chỉ định vị trí lưu kho (giá, kệ, pallet)
• Phương pháp sắp xếp theo lệnh của người điều phiếu kho.

Tiếp theo là Sơ đồ Xuất kho nguyên vật liệu

Người điều phối kho: khi có yêu cầu xuất kho nguyên liệu cho sản xuất, người điều phối thực hiện tạo lệnh xuất điều chuyển nguyên liệu trên phần mềm. Sau đó in phiếu cho nhân viên kho đi nhặt nguyên liệu hoặc nhân viên kho sẽ dùng trực tiếp thiết bị PDA truy cập vào lệnh điều chuyển để thực hiện xuất kho nguyên liệu.

Nhân viên kho: thực hiện dùng thiết bị PDA để thực hiện lấy hàng tại các vị trí lưu trữ bằng cách quét mã các package trên mỗi cuộn vải và xác nhận lệnh điều chuyển đến vị trí QC (trải vải). Tương tự như trên sau khi QC xong nhân viên kho sẽ thực hiện dùng thiết bị PDA để thao tác điều chuyển các cuộn vải đến vị trí “tập kết chờ cắt” để thực hiện Cắt.

Sơ đồ Xuất kho Cắt sản xuất:
Theo dõi chi tiết và đầy đủ một cách nhanh chóng số lượng cuộn vải xuất chờ cắt, đã cắt được bao nhiêu và số lượng thừa, thiếu hụt của từng cuộn bằng cách quản lý các cuộn vải theo số Lô, số Gói vải. Điều này giúp quản lý tồn kho chính xác, kiểm soát chất lượng và hiệu suất và đảm bảo khả năng đáp ứng yêu cầu đơn hàng.

Sơ đồ xuất kho vải để cắt sản xuất
​

Nhân viên kho

Dùng thiết bị PDA thực hiện điều chuyển nguyên liệu vải từ khu vực “tập kết chờ Cắt” vào khu vực “Cắt”. Quét mã package trên từng cuộn vải để xuất chính xác số mét cho nhu cầu Cắt.

Sau công đoạn Cắt: cuộn vải có thể xuất đủ, còn thừa hoặc thiết hụt

• Đối với những cuộn vải còn thừa sẽ được ghi nhận số mét còn lại và được chuyển về nhập lại kho.
• Đối với trường xử lý hao hụt, các cuộn vải khi xuất ra cắt nhưng số mét không đúng thực tế ban đầu, sẽ phải cập nhập ghi nhận lại số mét thực tế trước khi xác nhận số mét cắt trên phần mềm.
• Đối với trường hợp vải thừa so yêu cầu của công đoạn Cắt sẽ phải cập nhập bổ sung lại số mét thực tế trên cuộn vải trước khi xác nhận số mét Cắt thực tế.

Toàn bộ thao tác trên nhân viên sẽ dùng bằng thiết bị PDA để thực hiện.

Sau khi xác nhận số mét vải cho nhu cầu Cắt (sản xuất), thực hiện xác nhận lệnh xuất trên phần mềm quản lý kho thông minh. Dữ liệu xuất vải sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống MES là đầu vào cho quá trình sản xuất và quản lý sản xuất tiếp theo.

Đánh giá của khách hàng

Giải pháp đã được Giám đốc sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam, quản lý điều hành sản xuất người Nhật bản đánh giá đáp ứng đúng yêu cầu của họ.
Điều tuyệt vời hơn nữa là doanh nghiệp tiếp tục yêu cầu triển khai giai đoạn 2 của dự án, đó là quản lý kho nguyên phụ liệu.

Sự yêu cầu triển khai giai đoạn 2 cho thấy sự tin tưởng và sự hài lòng của doanh nghiệp với giải pháp này. Điều này chứng tỏ rằng không chỉ dự án đã đáp ứng tốt những yêu cầu cụ thể ban đầu, mà còn đạt được một mức độ thành công đáng kể để được mở rộng và áp dụng cho một phạm vi quản lý kho rộng hơn.

Khám phát: TOP những phần mềm quản lý kho tốt nhất thế giới

Dưới đây là những điểm nổi bật về lợi ích giải pháp mang lại:

1. Không gián đoạn hoạt động: Việc liên kết giữa phần mềm quản lý kho thông minh và hệ thống quản lý sản xuất cho phép doanh nghiệp tiếp tục sử dụng cả hai hệ thống mà không gặp gián đoạn. Điều này đảm bảo rằng quá trình sản xuất và quản lý kho vẫn diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất công việc.
2. Quản trị thay đổi linh hoạt: cho phép người quản lý và nhân viên dễ dàng thích ứng với các thay đổi của hệ thống và điều chỉnh phù hợp với hệ thống của tập đoàn nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý kho thông minh của doanh nghiệp tại Việt Nam.
3. Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất: giúp tăng cường hiệu suất và năng suất trong quy trình sản xuất và quản lý kho. Từ việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, kiểm soát tồn kho giúp giảm thiểu lãng phí, tối đa hóa sử dụng nguồn lực và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
4. Tăng cường sự nhất quán và đồng bộ: tạo ra sự nhất quán và đồng bộ trong dữ liệu và thông tin. Dữ liệu về sản xuất, tồn kho, và giao dịch được truyền đạt một cách liền mạch và chính xác giữa hai hệ thống, giúp đảm bảo tính chính xác và tin cậy của dữ liệu. Điều này giúp người quản lý và nhân viên có thông tin đầy đủ và đúng đắn để đưa ra quyết định và kế hoạch kinh doanh.
5. Chi phí và thời gian: việc có thể liên kết hoạt động của phần mềm quản lý kho thông minh với hệ thống quản lý sản xuất hiện tại thường yêu cầu ít tài nguyên tài chính và có thể triển khai nhanh chóng. Do đó, liên kết hệ thống có thể là một lựa chọn kinh tế hơn so với việc thay đổi toàn bộ hệ thống.

[Case study #3] Quản lý kho thông minh với Phần mềm ERP

Là một trong những doanh nghiệp lớn, tiên phong áp dụng công nghệ vào việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Công ty đang sử dụng phần mềm ERP của đơn vị Ksystem và áp dụng thống nhất từ công ty mẹ đến công ty tại Việt Nam được hơn 10 năm tuy nhiên đến nay với phần quản lý Kho và Sản xuất đã có nhiều bất cập và không còn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại.

Do nội dung bài viết đang khá dài, các bạn muốn tìm hiểu Giải pháp nào tối ưu dành cho doanh nghiệp? khám phá ngay case study này tại link: Doanh nghiệp đau đầu với bài toán tích hợp Hệ thống ERP để quản lý Kho

Nguồn SmartBiz (sbiz.vn)