Quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển (FCL) bạn cần biết

[dhdmater]

Bước đầu tiên thì phải có hợp đồng ngoại thương ký kết giữa 2 bên rồi nè, nhưng khâu này thường hay do các Sếp giao dịch, và mình (một nhân viên #XNK) thường nhận việc ngay từ khâu cầm trên tay cái #hợp_đồng từ Sếp.

Do đó, bắt đầu vào các bước thực tế như sau luôn thôi.

------------------------------
#Bước 1- Chuẩn bị hàng hóa:

- Đầu tiên muốn xuất hàng đi thì phải có hàng hóa đã. Nên chúng ta cần chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và quy cách đóng gói theo yêu cầu của các điều khoản trong hợp đồng.

---------------

#Bước_2 - Book tàu:

- Sau khi chuẩn bị hàng xong, tiến hành thuê phương tiện vận tải (Book tàu).

- Nhớ Book tàu (đặt chỗ) theo tiêu chí sau:

+ Giá tốt
+ Đúng tuyến
+ Cân đối thời gian phù hợp.
+ Uy tín
+ Chế độ chăm sóc khách hàng tuyệt vời.
---------------
#Bước_3. Nhận Booking Note + Lệnh cấp cont rỗng

Sau khi đã chốt được thông tin đặt chỗ thì chuẩn bị nhận Booking Note.

- Hãng tàu / FWD sẽ gửi cho chúng ta:

+ Booking note.
+ Lệnh cấp container rỗng.
+ Seal container.

- Sau đó đi lấy cont rỗng về kho riêng đóng hàng (Khâu đi lấy cont này thường sẽ do bên vận tải đảm nhiệm, vì thực tế sau khi có Booking thì chúng ta sẽ đưa cho tài xế đi lấy cont)

- Hoặc đóng hàng tại bãi (Quy trình đóng hàng tại bãi, Ad cũng vừa mới chia sẽ trong 1 bài trước, tìm lại đọc ngen).

---------------
#Bước_4.
Làm #Invoice và #Packing_list.

Dựa vào Hợp đồng, các thông tin book tàu đã có và dựa vào chi tiết đóng hàng mà bộ phận kho đưa thông tin, chúng ta tiến hành lập Invoice và Packing list cho lô hàng.

---------------
#Bước_5.
Mua bảo hiểm và đăng ký các giấy phép kiểm tra chuyên ngành (Bước này tùy vào từng loại mặt hàng mà xin giấy phép xuất khẩu tương ứng).

DHD Logistics nhận xin giấy phép xuất nhập khẩu: https://dhdlogistics.com/dich-vu-xin-giay-phep-xuat-nhap-khau/

- Mua Bảo hiểm cho lô hàng (nếu có).

- Đăng ký xin Chứng thư hung trùng hàng hoá - Fumigation Certificate (nếu có).

- Đăng ký xin Chứng thư Kiểm dịch thực vật hàng xuất khẩu – Phytosanitary Certificate (nếu có).

---------------
#Bước_6.
Khai hải quan điện tử - đóng thuế (nếu có).

- Tiến hành khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5-VNACCS.

- Sau khi truyền tờ khai HQ xong, sẽ có 3 trường hợp cần phải nắm.

+ Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Luồng vàng : Kiểm tra hồ sơ giấy,
+ Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ giấy, kiểm hóa lô hàng.

- Nếu lô hàng có thuế thì tiến hành đóng thuế luôn. Thường, hàng xuất khẩu thì đa phần các mặt hàng không chịu thuế.

---------------
#Bước_7. Đăng ký tờ khai tại cảng.

1/ ̂̉ ̣ ̣̂ ̂̀ ̛ đ̂̉ ̣̂ ̉ đ̆ ́ ̛̀ ̀ ̂́:

+ Tờ khai hải quan xuất khẩu
+ Mã vạch
+ Invoice (Hóa đơn thương mại)
+ Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
+ Contract (Hợp đồng thương mại) – này chuẩn bị sẵn thôi
+ Giấy giới thiệu
+ Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan đến gỗ, v...v...)

À: Nhớ chuẩn bị Money nữa ngen

2/ Đ̆ ́ ̛̀ .

Khi đã đủ bộ chứng từ,

Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Xuất, tiến hành nộp bộ hồ sơ vào khay phân tờ khai, đợi cán bộ phân tờ khai phân và trả bộ hồ sơ ra khay lúc nãy chúng ta nộp, lúc này chúng ta sẽ biết cty được phân cán bộ Hải Quan đăng ký nào thuộc cửa nào, rồi tiến hành nộp bộ hồ sơ vào đó.

(trên thực tế thì các anh giao nhận thường đưa trực tiếp hồ sơ cho cán bộ Hải Quan đã làm quen hàng của cty)

Tại bước này, lại liên quan đến luồng đã phân.

+ ̂́ ̂̀ ̀:

Cán bộ Hải Quan kiểm tra hồ sơ giấy.

Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu của Hải Quan.

Sau đó, nếu được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 8,
Nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (Tức bị bẻ sang luồng đỏ) thì lúc này làm tiếp bước bên dưới - kiểm tra thực tế hàng hóa.

+ ̂́ ̂̀ đ̉:

- Cán bộ hải quan đăng ký (chỗ mở tờ khai) sẽ trình cho lãnh đạo phân người kiểm tra hàng hóa thực tế (kiểm hóa).

Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng hóa để kiểm hóa.

(nhớ xin số điện thoại cán bộ kiểm hóa trước)

- Ở Cát Lái thì lên website saigonnewport, nhập số container, tra vị trí để biết container nằm ở Terminal nào rồi xuống Terminal đó làm phiếu yêu cầu cắt/bấm seal (nhớ chuẩn bị sẵn tờ khai và giấy giới thiệu nếu có bị yêu cầu xuất trình).

- Còn ở khu vực cụm ICD hoặc cảng khác thì tự tìm hoặc nhờ công nhân cảng tìm container (hỏi tài xế hạ container cũng là phương án hay nhưng trường hợp container bị cảng đảo chuyển là cũng ăn hành)

- Đi tìm container (nếu tìm không ra hoặc lười thì có thể nhờ công nhân cảng tìm dùm), container nằm ở tầng cao thì đến thương vụ đóng tiền đảo chuyển container, rồi cầm hóa đơn ra bãi tìm xe nâng yêu cầu hạ container xuống, còn nếu cont nằm sẵn tầng 1 thì chỉ việc điện thoại mời cán bộ kiểm hóa ra rồi cắt seal để kiểm tra thực tế hàng hóa.

*** Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo, cán bộ kiểm hóa sẽ bấm seal hải quan niêm phong container đồng thời ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo.

Sau đó vô lại khu thủ tục mở tờ khai ban đầu, lót dép ngồi đợi Hải Quan lên tờ khai thông quan.

Lưu ý:

Trước khi vô nhớ bấm seal hãng tàu, nếu không - xe nâng lại nâng container lên tầng cao là lại ngậm hành phút chót đấy!).

*** Nếu hàng hóa không đúng với thực tế khai báo thì hải quan sẽ tiến hành xử phạt vi phạm (mức xử phạt tùy theo từng mức độ vi phạm)

---------------
#Bước_8. Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu

- Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thông quan, xuống văn phòng đội giám sát để nộp hồ sơ để thanh lý tờ khai (Hiện tại cảng Cát Lái đã bỏ bước thanh lý) gồm:

+ Tờ khai thông quan (2 bản)
+ Mã vạch (2 bản)

Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong - họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã đóng dấu hải quan.

- Vô sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu hàng xuất, sau đó họ sẽ nhập máy và in 2 phiếu xác nhận, ta sẽ kí tên và nhớ ghi số điện thoại vào.

Đội vô sổ tàu giữ một liên, liên còn lại mình giữ.

Xong bước dầm mưa giải nắng chạy như dịt ngoài cảng, giờ lại quay về làm tiếp chứng từ ở Bước 9 bên dưới luôn cho kịp.

. ---------------
#Bước_9. Làm SI – VGM  gửi cho hãng tàu hoặc FWD.

Trên thực tế, bước này chúng ta có thể cân đối thời gian mà làm, có khi làm trước trước Bước 7 ở trên ngen.

- Làm và Gửi SI (chi tiết làm Bill) - #VGM cho hãng tàu/FWD.

- Chúng ta sẽ dựa trên số liệu thực tế xuất khẩu (số lượng hàng hóa, số cont/seal, v...v...), Các thông tin về chuyến hàng XK mà cung cấp các thông tin chính xác để hãng tàu/FWD phát hành B/L.

- Sau đó họ sẽ gửi lại Draft Bill cho mình xác nhận

Lưu ý:

Sau thời gian đã xác nhận B/L, mà có phát sinh chỉnh sửa nội dung của B/L thì chúng ta sẽ bị “Charge” phí điều chỉnh B/L, tầm khoảng trên dưới 40USD/lần tùy hãng tàu).

---------------
#Bước_10 - Lấy Bill tại hãng tàu/FWD.

- Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và sau ngày tàu chạy, ta tiến hành đến hãng tàu/FDW để thanh toán tiền cước tàu (nếu có), các
phí Local Charge và nhận Bill (lại phải tìm đọc lại bài – tính chất #Bill của tớ nữa để hiểu rõ hơn nha).

---------------
#Bước_11- Làm giấy chứng nhận xuất xứ - C/O (nếu có)

---------------
#Bước_12. Làm các giấy tờ xuất khẩu khác theo yêu cầu của nhà nhập khẩu (nếu có).

Hoặc nhận các giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành đã đăng ký ở bước 5.

---------------
#Bước 13.
Tổng hợp tất cả các chứng từ xuất khẩu đã làm và tiến hành gửi chứng từ cho nhà #nhập_khẩu (gửi bằng mail hoặc chuyển phát nhanh tùy vào thỏa thuận ban đầu giữa 2 bên.)

Xong 1 lô hàng xuất nguyên container.
--------------------

Cơ bản một quy trình thủ tục Xuất Khẩu FCL là như vậy, đôi lúc cũng có một vài thay đổi khác xíu, do tính chất hàng hóa và cách làm việc của Cán bộ Hải Quan, cũng phải cân đối và linh động nữa nha các bạn.

Tham khảo dịch vụ hải quan trọn gói: https://dhdlogistics.com/dich-vu-khai-bao-hai-quan-tron-goi/