Tâm sự Vị trí nhân viên khai báo hải quan (CUS) - Không có chỗ cho những tâm hồn yếu đuối

[Smile]

Bài viết của: Ng Linh Ng
IM-EXPORT & LOGISTICS - XUẤT NHẬP KHẨU VÀ GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG
-----------------------------
Thực ra bài này mình chủ ý viết và trả lời các câu hỏi dành cho những newbie và những ai có ý định thử sức vị trí này trong tương lai, nhưng nếu đi sâu rộng hơn thì nó cũng sẽ hữu ích ngay cả cho những bộ phận khác liên quan đến chuỗi cung ứng (sales, docs, purchaser, account…) , qua đó có cái nhìn sâu rộng hơn về các vấn đề liên quan đến hải quan ở Việt Nam hiện tại, để các bộ phận và các bên hiểu nhau hơn và cùng nâng cao hiệu quả công việc lẫn nhau…

Khai báo hải quan thì hiểu đơn giản tức là khi hàng hóa xuất khẩu hay nhập khẩu đều yêu cầu phải thực hiện việc khai báo hải quan (từ 2014 việc khai báo chủ yếu được thực hiện trên phần mềm VNACSS, được quản lý trên hệ thống hải quan điện tử) . Khi hàng hóa được cơ quản hải quan thông quan thì mới được phép xuất hay nhập qua khu vực cửa khẩu .Tất nhiên trừ một vài trường hợp đặc biệt được miễn khai báo theo quy định.

Vị trí nhân viên ‘Khai báo hải quan’ (Customs declaration ), gọi thông dụng là CUS, nhưng rộng hơn thì có thể gọi là ‘’Nhân viên phụ trách vấn đề hải quan’’ mở rộng bao gồm nhân viên chuyên khai báo, phụ trách các vấn đề liên quan trong công ty logistics, hoặc ở nhiều công ty xuất nhập khẩu khác có những phòng chuyên biệt tự đứng ra đảm nhiệm, hoặc đơn giản là những công ty nhỏ muốn nhân viên tự khai báo và làm thủ tục để tối thiểu hóa chi phí.

Không đơn thuần chỉ là khai báo, vị trí này đương nhiên phải đảm nhiệm và giải quyết tất cả các vấn đề trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan cho đến khi hoàn thành hết, nhiều công ty , CUS đảm nhiệm luôn cả quá trình xử lý tiến độ giao hàng.

Không giống như nhưng vị trí khác, sales cần sự năng động, chịu khó. Docs executive cần sự tỉ mĩ, chính xác là chính. Thì xuất phát từ thực tế, nhất là khi nghị định 128/2020 NĐCP quy định xử phạt rất nặng trong lĩnh vực khai báo hải quan, vị trí KBHQ (CUS) lại mang màu sắc riêng biệt của sự chính xác gần như phải đảm bảo 100%, cùng với đó là sự chăm chỉ, ham học hỏi, khả năng giao tiếp thuyết phục tốt, khả năng sắp xếp thời gian hợp lý và nhất là có thể chịu được áp lực cao trong công việc.

Ở các vị trí khác mình thường bảo các bạn thôi cứ làm đi, làm rồi biết, nhưng riêng đối với vị trí này thì lại cần một sự cân nhắc nhiều hơn. Tất nhiên chỉ để trở thành một nhân viên KBHQ (Cus) thôi thì không khó, nhưng phải để giỏi thì lại là câu chuyện khác. Có lẽ các bộ phận khác trong các công ty không ít lần thấy vị trí này bỏ bữa cơm, mặt nhăn nhó hay nhiều khi gục đầu khóc trên bàn ).

Trước khi các bạn gái dùng một sản phẩm ví dụ kem dưỡng da chẳng hạn, thì đầu tiên các bạn cũng phải biết đặc tính của sản phẩm trước đúng không. Công việc cũng vậy, để có cái nhìn dễ dàng hơn về công việc, mình đưa ra một số đặc điểm chính mà mình trông thấy, liên quan đến vị trí khai báo hải quan và vấn đề hải quan thực tế hiện nay :

- Thứ nhất, vấn đề hải quan cực kỳ quan trọng trong chuỗi logistics,bởi vì chi phí thuế hải quan và thời gian thông quan đóng một vài trò quan trọng trong chuỗi logistics. Sự nhầm lẫn trong việc tính toán đúng thuế xuất nhập khẩu và thời gian có thể thông quan hàng hóa (nhất là hàng dự án) có thể gây ra những hệ lụy vô cùng to lớn.

- Thứ hai, hải quan nhiều khi là công cụ chìa khóa cho các cty logistics giữ được khách hàng và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Nên các doanh nghiệp nhất là các cty logistics vừa và nhỏ rất chú tâm đến bộ phận này

- Thứ ba, Việc khai báo hải quan hầu như bắt buộc được thực hiện trên hệ thống điện tử, khai báo thông qua phần mềm Vnacss, nộp các chứng từ liên quan (Invoice, Bill, Hóa đơn cước…) bằng việc đính kèm lên hệ thống sau khi được ký số (Sau khi thông tư 38 có hiệu lực đã bỏ bước nộp hồ sơ giấy, trừ các lô hàng cần giấy phép gốc). Tuy vậy có một đặc điểm là bản thân các chứng từ để khai báo hải quan, rất nhiều lỗi sai do tính chủ quan liên quan đến trình độ và sự tập trung của các bên khi lập chứng từ. Chứng từ sai tóe loe , nhắm mắt up đại lên hệ thống là dở rồi.

- Thư tư, nghị định 128/2020 NĐCP quy định về việc xử phát các vấn đề liên quan đến hải quan rất chặt chẽ và nặng, CUS các chịu thêm nhiều áp lực về sự chính xác trong vấn đề khai báo, luôn cần phải tập trung để hạn chế các lỗi đến mức tối thiểu.

- Thứ năm, thông tư nghị định liên quan đến hải quan và chính sách mặt hàng được update liên tục, mỗi mặt hàng lại yêu cầu chính sách chuyên ngành khác nhau , đòi hỏi CUS phải chịu khó update và tìm hiểu về chính sách xuất nhập khẩu các mặt hàng.

- Thứ sáu, CUS chịu rất nhiều áp lực từ các bên liên quan, nhiều công ty logistics ở Việt Nam hiện nay gần như CUS là người khai báo những cũng đảm nhiệm luôn liên hệ với khách hàng thay sales khi khai báo hải quan. Thế nên cần sự khéo léo và kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, kỹ năng thuyết phục tốt để còn nói chuyện với hải quan hay KH.

- Thứ bảy, Không chỉ khai báo là xong, CUS còn phải tập trung xử lý và care tới quá trình làm thục hiện thủ tục hải quan, trả hàng. Để hoàn thành tốt công việc được giao , CUS phải hiểu được quá trình giao nhận nói chung và công việc của các bộ phận khác nói riêng, từ đó có thể phối hợp với các bộ phận khác để việc giao nhận được thông suốt.

- Thứ tám, Phải biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý, giữa rất nhiều lô hàng gấp và cần được làm hải quan để thông quan, câu hỏi đặt ra là ‘’lô hàng nào gấp hơn’’. Ưu tiên công việc nào trước, deadline khi nào, nếu xử lý bộ nào nên tập trung hết mực bộ đó đã, tránh cái nào một tí, cái kia một tí. Nếu không sắp xếp được thời gian trước một cách hợp lý cho từng lô hàng, bạn sẽ bị rơi vào trạng thái ‘’loạn’’. Khi mà càng ‘’loạn’’ thì khả năng sai sót càng lớn, và khi đã sai sót rồi, thì loạn càng thêm loạn.

- Thứ chín, kiến thức hải quan rất là rộng và nhiều cái phức tạp. Để tự nhiên để tự học một vấn đề nào đó thì rất khó, như chính sách nhập một mặt hàng đặc biệt chẳng hạn, để tự dưng biết nó nằm ở thông tư nghị định nào, quy trình ra sao, chứng từ cần gì…là không hề đơn giản, chưa nói thực tế có những thay đổi, nên đã làm vị trí này nên chịu khó bỏ cái tôi xuống, đi hỏi nhiều lên, hỏi đồng nghiệp, hỏi trên các diễn đàn, hay đôi khi hỏi chính doanh nghiệp nếu họ đã từng làm…sẽ giúp mình học được nhanh hơn và mang tính thực tế hơn.

- Thứ mười, việc đi sớm về muộn, care hàng có khi đến tối muộn, nhiều khi thấy áp lực đè lên vài, ăn không ngon ngủ cũng không yên. Nên biết điều đó là bình thường, cứ làm, càng nhiều kinh nghiệm thì sẽ thấy công việc càng dễ dàng hơn

- Mười một, Nhiều đến vậy nhưng mà lương có khi chỉ dao động từ 8-12 triệu thôi. Nên những ai tâm hồn mỏng manh dễ vỡ, sống nội tâm và hay khóc thầm nên cân nhắc có nên apply vị trí này. , Nhiều lúc khách hàng giục, sales giục, sếp cũng giục, lại thêm ở nhà bố mẹ giục lấy vợ lấy chồng nữa thì ai mà yếu đuối chắc trầm cảm sớm.

Từ mấy cái đặc điểm nếu trên thì rõ ràng hơn trong việc trả lời các câu hỏi của các bạn sinh viên: ‘’ Anh nghĩ em có thích hợp hay có khả năng ở ví trí này không? ‘’

Đấy đơn giản chỉ cần:

- Chăm chỉ , chịu khó, chịu được áp lực tứ phía

))

- Ham học hỏi nhưng đòi hỏi phải tiếp thu nhanh để xử lý các vấn đề phát sinh hay theo kịp sự thay đổi của văn bản luật hay chính sách chuyên ngành liên quan đến hàng hóa. Không phải đơn giản chỉ học hỏi những thứ thuộc lĩnh vực của mình, mà cũng nên hiểu công việc của các bộ phận khác, vì quy trình xử lý một bộ hồ sơ hải quan sau đó lấy hàng cần sự phối họp của tất cả các bộ phận.

- Khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt, để còn giải trình với hải quan, giải thích với khách hàng, với sếp, chửi sales và vẫn giữ được hòa khí.

- Trình độ word , excel cũng cần phải tốt để còn soặc công văn, soạn giấy tờ đi xin giấy phép, tính toán đầy đủ. Đặc biệt nên trau đồi thêm về paint, về photoshop, rất cần thiết đây, nhiều khi khai nhập dữ liệu và khai báo trên phần mềm chỉ 10’ thôi, nhưng ngồi sửa lại chứng từ cho hợp lý mất mẹ 1 tiếng. Mà không sửa thì chứng từ sai tùm lum, up lên hệ thống là không kéo xuống sửa được đâu.

Vậy thôi, những bạn yêu thích vị trí này như chưa có kinh nghiệm, thì cũng đừng quá lo, cố gắng thuyết phục nhà tuyển dụng bằng cách chứng minh cho họ là những kỹ năng của mình hoàn toàn phù hợp với công việc thôi. Người phỏng vấn luôn muốn tìm người hợp, chứ mấy khi tìm người giỏi đâu.