Chia sẻ SI là gì? Tại sao cần submit Shipping Instruction?

[Nguyên Đăng Việt Nam]

SI – Shipping instruction là gì?
SI (shipping instruction) hay hướng dẫn gửi hàng bao gồm các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của Shipper đến hãng vận chuyển/giao nhận. SI giúp quá trình vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng

Ngoài ra, SI cũng là phương tiện gửi các yêu cầu khác của shipper như:

• Loại vận đơn mong muốn
• Thông tin cần thể hiện trên vận đơn

Shipper cần Gửi SI cho hãng vận chuyển (carriers) trước khi họ làm Bill of lading. Điều này nhằm thống nhất sớm các mục có tong SI và hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra.

Thông tin cần khai báo

1. Ngày và số Booking.
2. Tên của hãng vận chuyển được chỉ định (Vận chuyển, chuyến bay)
3. Thông tin nhà xuất khẩu (Shipper)
4. Thông tin nhà nhập khẩu (Consignee)
5. Tên hàng hóa xuất khẩu
6. Số lượng Container, loại container
7. Số lượng hàng hóa, trọng lượng và kích thước
8. Trọng lượng tịnh và tổng VGM + CBM (1CBM = 1m3)
9. Cảng bốc hàng
10. Cảng xếp dỡ
11. Thời gian giao hàng
12. Địa điểm giao hàng
13. Phương thức thanh toán cước vận chuyển (prepaid hoặc collect)
14. Các hồ sơ bổ sung khác Nếu có)

Vai trò của trong vận chuyển hàng hóa
Khi đặt booking, hãng tàu dù đã nhận vận chuyển nhưng vẫn chưa biết rõ về hàng hóa cũng như mong muốn của bạn có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp hay không.

Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin hàng hóa và những yêu cầu đặc biệt (Ví dụ với hàng nguy hiểm) giúp hãng tàu chuẩn bị cho vận chuyển tốt hơn. Điều này hạn chế tối đa các rủi ro cũng như là căn cứ để làm rõ trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra

Việc gửi SI đảm bảo carrier vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của shipper, thống nhất các thông tin, chứng từ, thủ tục. Cho nên, dù là hàng container hay hàng lẻ, shipper đều phải gửi SI

Khi Shipper gửi SI tới hãng vận chuyển/ Forwarder, các đơn vị này sẽ sử dụng thông tin trong đó để làm Bill of Lading nháp (Bill nháp). Bản nháp sẽ được gửi lại cho khách hàng check lại thông tin.

Khi nhận được Bill nháp, khách hàng phải kiểm tra lại thật kỹ và xác nhận các thông tin trên Draft B/L

B/L (Bill of lading): Vận đơn đường biển, là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận.
" style="box-sizing: border-box; border-bottom: 1px dotted rgb(0, 0, 0) !important; text-decoration: none !important; color: rgb(0, 0, 0) !important;">B/L đó. Nếu Draft Bill đó được xác nhận, thì những thông tin đó sẽ xuất hiện trên bill gốc mà hãng tàu phát hành

Vai trò và nghĩa vụ của các bên

• Nếu công ty xuất khẩu (shipper) đặt booking trực tiếp với hãng tàu thì việc Submit SI sẽ do chính Shipper trực tiếp gửi SI tới Carriers.
• Nếu Shipper đặt booking Forwarder thì shipper sẽ gửi SI cho Forwarder, sau đó Forwarder sẽ submit SI này với hãng tàu

Nếu Shipper gửi SI quá muộn khi đã qua Closing time (có thể hiểu là deadline gửi SI) thì có thể bị phạt, thậm chí là rớt hàng. Chính vì thể, nếu bạn là shipper, hãy chú ý tới closing time lô hàng của mình

Thông thường, Forwarder/Hãng tàu sẽ liên hệ yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI sớm để kịp thời gian Submit lại với hãng tàu.

Hướng dẫn khai báo SI / Submit SI
Có hai cách phổ biến để bạn submit SI đó chính là:

Submit qua email

Đây là cách phổ biến mà các forwarder thường sử dụng. Shipper sẽ submit SI qua một form mẫu mà Forwarder gửi rồi confirm với nhau thủ công qua email. Cách này khá thủ công và cũng là điểm trừ khi áp dụng với các đơn vị có quy mô lớn như hãng tàu

Submit trên website của hãng tàu/Forwarder

Đây là cách mà các Forwarder và hãng tàu lớn áp dụng với hệ thống quản lý trên nền tảng web mạnh mẽ của mình. Thông qua các form mẫu online, shipper/ Forwarder sẽ thực hiện submit thông tin qua web với năng lực xử lý hàng triệu booking SI mỗi năm

Bạn đã từng Submit SI bao giờ chưa? Trải nghiệm của bạn như thế nào? hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết nhé!

Bạn cần tìm Forwarder? Liên Hệ Nguyên Đăng ngay!

——————————————
Nguyen Dang Viet Nam Co., Ltd – First Class Freight Forwarder in Vietnam
Address: Room 401, No 1, 329 alleys, Cau Giay Street, Cau Giay District, Hanoi, Vietnam
Website: https://nguyendang.net.vn/
TEL: +84-24 7777 8468

 

[Nguyên Đăng Việt Nam]

Đề nghị các bạn khi lấy bài viết của bên Nguyên Đăng nhớ ghi rõ nguồn giúp chúng mình nhé. Đây là công sức của chúng mình bỏ ra. Xin cảm ơn!!!

 

[admin]

Cảm ơn bạn @Nguyên Đăng Việt Nam đã chia sẽ rất nhiều thông tin hữu ích tới mọi người trong suốt thời gian qua!
@Nguyên Đăng Việt Nam vui lòng đăng full thông tin ở mỗi bài viết giùm mình để mọi người tiện theo dõi nhé . Sau đó bạn có thể thêm nguồn vào cuối bài viết.

Vd: Bạn có thể thêm nguồn:
Nguyen Dang Viet Nam Co., Ltd – First Class Freight Forwarder in Vietnam
Address: Room 401, No 1, 329 alleys, Cau Giay Street, Cau Giay District, Hanoi, Vietnam
Website: https://nguyendang.net.vn/
TEL: +84-24 7777 8468