Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh gọi là Set of import and export documents. Mục đích dùng để thanh toán tiền hàng hóa, cũng như đảm bảo cho việc xuất khẩu hay nhập khẩu lô hàng nào đó. Chứng từ xuất nhập khẩu còn dùng để hỗ trợ hoặc khiếu nại về sản phẩm không đúng trong hồ sơ xuất nhập khẩu.
Chứng từ bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thuộc chứng từ cơ bản nhất, dùng để ghi thông tin hàng hóa và giá trị của sản phẩm, hình thức thanh toán. Mà người mua cần thanh toán cho người bán. Hóa đơn này được lập nhiều bản để dùng cho nhiều việc khác nhau. Khi thanh toán tiền hàng cần xuất trình giấy tờ này cho ngân hàng.
Hóa đơn này được phân ra các loại cơ bản sau:
Dưới đây, là các bản hợp đồng thường gặp trong xuất nhập khẩu.
Packing list: phiếu đóng gói hàng hóa, dùng để thể hiện tình trạng lô hàng (số lượng kiện hàng, cách thức đóng gói, trọng lượng,...). Đây cũng là căn cứ đánh giá thực tế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp có đúng như khai báo hay không. Và bên bán sẽ phát hành chứng từ này cho bên mua, sau khi giao hàng thành công.
Bill of lading: Dùng để xác nhận phương thức vận tải cho hàng hóa
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Sử dụng với mục đích kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan. Và sẽ có hai tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có 3 mức phân loại tờ khai như sau.
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, ngoài chứng từ cơ bản cần bổ sung thêm các giấy tờ sau. Và nó không bắt buộc. Tùy theo từng lô hàng:
Nếu bạn là nhân viên mới trong ngành xuất nhập khẩu, thì quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu sẽ khiến bạn lúng túng. Vậy thực hiện thủ tục hải quan này như thế nào để đảm bảo rằng, hàng hóa được thông quan dễ dàng. Đây là thủ tục áp dụng cho xuất nhập khẩu đường biển.
Nếu bạn đang là người mới bắt đầu làm quen với công việc này, nhất là nhân viên chứng từ xuất nhập thì còn khá bỡ ngỡ. Hy vọng những thông tin hữu trên, giúp đỡ bạn được phần nào trong việc hoàn tất bộ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
Chứng từ bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thuộc chứng từ cơ bản nhất, dùng để ghi thông tin hàng hóa và giá trị của sản phẩm, hình thức thanh toán. Mà người mua cần thanh toán cho người bán. Hóa đơn này được lập nhiều bản để dùng cho nhiều việc khác nhau. Khi thanh toán tiền hàng cần xuất trình giấy tờ này cho ngân hàng.
Hóa đơn này được phân ra các loại cơ bản sau:
- Commercial invoice, tax invoice,
- Non commercial invoice
- Proforama invoice
- Shipping invoice
Dưới đây, là các bản hợp đồng thường gặp trong xuất nhập khẩu.
- Sale contracts (hợp đồng bán hàng): được sử dụng với trường hợp mua bán thương mại.
- Agreemnent (thư trao đổi bán hàng) sử dụng tương tự như hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, không dùng với mục đích thương mại như biếu, tặng.
- Purchase order (PO): dùng khi người mua đề xuất người bán giá trị hàng hóa thấp hơn hợp đồng. Ngoài ra, có trường hợp PO được sử dụng giống như hợp đồng.
Packing list: phiếu đóng gói hàng hóa, dùng để thể hiện tình trạng lô hàng (số lượng kiện hàng, cách thức đóng gói, trọng lượng,...). Đây cũng là căn cứ đánh giá thực tế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp có đúng như khai báo hay không. Và bên bán sẽ phát hành chứng từ này cho bên mua, sau khi giao hàng thành công.
Bill of lading: Dùng để xác nhận phương thức vận tải cho hàng hóa
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Sử dụng với mục đích kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan. Và sẽ có hai tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có 3 mức phân loại tờ khai như sau.
- Luồng xanh: không cần kiểm hóa, người khai chỉ cần xuống cục hải quan để kiểm tra thuế. Sau khi, kiểm tra xong bạn hoàn thành nốt công việc xuống cảng lấy hàng.
- Luồng vàng: Chủ hàng phải xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Bên cạnh đó, cần nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng.
- Luồng đỏ: đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai bị kiểm tra hồ sơ giấy tờ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Ngoài ra, sẽ tốn thêm chi phí và thời gian để đợi kết quả. Trường hợp, hàng hóa có nghi vấn, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa theo quy định. Có thể xảy ra ba trường hợp: kiểm hóa 5%, 10% và toàn bộ.
Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, ngoài chứng từ cơ bản cần bổ sung thêm các giấy tờ sau. Và nó không bắt buộc. Tùy theo từng lô hàng:
- Thư tín dụng (L/C): Dùng để thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu tương ứng với thời gian trong quy định.
- CO – Certificate of Origin: giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, dựa vào đó để đánh thuế hàng. Hoặc xác định phương thức giảm thuế, ưu đãi thuế cho hàng hóa khi sản xuất tại các nước nhận được ưu đãi này.
- Chứng từ bảo hiểm dùng để bảo hiểm hàng hóa, được bên mua hoặc bên bán phụ trách.
- Chứng từ kiểm dịch dùng trong điều kiện hàng hóa xuất nhập khẩu là động hoặc thực vật.
- Chứng nhận kiểm định
- Chứng nhận vệ sinh
- Chứng nhận chất lượng
- Giấy yêu cầu nhập khẩu của Bộ (áp dụng cho hàng hóa phải có giấy phép)
Nếu bạn là nhân viên mới trong ngành xuất nhập khẩu, thì quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu sẽ khiến bạn lúng túng. Vậy thực hiện thủ tục hải quan này như thế nào để đảm bảo rằng, hàng hóa được thông quan dễ dàng. Đây là thủ tục áp dụng cho xuất nhập khẩu đường biển.
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng xuất nhập khẩu
- Đăng ký xuất nhập khẩu với Tổng cục Hải quan
- Khai báo thủ tục xuất khẩu trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS
- Làm tờ khai và truyền tờ khai hải quan
- Tiếp nhận lệnh giao hàng
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan
- Thực hiện thủ tục trực tiếp tại cục Hải quan
Nếu bạn đang là người mới bắt đầu làm quen với công việc này, nhất là nhân viên chứng từ xuất nhập thì còn khá bỡ ngỡ. Hy vọng những thông tin hữu trên, giúp đỡ bạn được phần nào trong việc hoàn tất bộ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
Quan tâm nhiều
ĐỊNH MỨC VÀ TỶ LỆ HAO HỤT NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG...
- Thread starter Chaien
- Ngày gửi
Điều kiện giao hàng DPU INCOTERMS 2020 Bản tóm lược...
- Thread starter Nguyên Đăng Việt Nam
- Ngày gửi
M
Sửa tờ khai khi tờ khai đã thông quan do sai số lượng
- Thread starter Mr.Hoang
- Ngày gửi
Khai hủy tờ khai trên cổng thông tin dịch vụ công...
- Thread starter richkingng
- Ngày gửi
E
Các bước đăng ký kiểm dịch thực vật online cho hàng...
- Thread starter Elena-TPG
- Ngày gửi
Cách khai phí D/O phí vệ sinh cont và phí CIC/EIS...
- Thread starter Chaien
- Ngày gửi
Sửa lần cuối bởi điều hành viên: