Chia sẻ Booking Confirmation Là Gì? Quy Trình Thực Hiện?

[Nguyên Đăng Việt Nam]

Booking Confirmation Là Gì?
Booking Confirmation được dịch là xác nhận đặt chỗ.

Ta có thể hiểu ngắn gọn rằng, sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được thỏa thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi lại một xác nhận với người thuê tàu rằng họ đã book được hay giữ được chỗ trên tàu/giữ được containers để chở hàng. Có được xác nhận này tức là bạn đã có một lệnh yêu cầu cung cấp container rỗng. Xác nhận đó chính là Booking Confirmation hay Booking Note.

Booking Confirmation có thể được phát hành bởi Hãng tàu hoặc bởi FWD tùy thuộc chúng ta book cước với ai.

=> Như vậy, Booking confirmation là danh từ chỉ việc xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với các hãng tàu.

Trên phiếu xác nhận đặt hàng bao gồm những thông tin cơ bản sau:

• Mã số của đơn hàng/số booking
• Tên phương tiện vận chuyển
• Địa điểm chất hàng hóa lên tàu
• Địa điểm dỡ hàng hóa xuống
• Địa điểm vận chuyển cụ thể,…

Sau khi giấy xác nhận được gửi tới phía khách hàng thì đơn vị chủ sở hữu hàng hóa cần chuẩn bị thủ tục thông quan hải quan cùng những chứng từ và hàng hóa cần thiết khác để vận chuyển hàng hóa theo trình tự.

Việc tiếp theo sẽ do bên bộ phận giao nhận hàng hóa của công ty dịch vụ vận chuyển làm việc với khách hàng. Lúc này bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tiến trình và hành trình của hàng hóa từ giai đoạn đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển chính, sắp xếp phương tiện để đưa hàng hóa ra cảng nếu có thỏa thuận trước, và làm thủ tục thông quan hàng hóa để hàng hóa được phép xuất khẩu ra nước ngoài.

Quy trình thực hiện booking?
Quy trình booking không quá khó khăn. Hiện nay, có rất nhiều công ty Forwarder, họ có thể giúp bạn làm điều này hoặc các nhân viên kinh doanh bên công ty vận chuyển sẽ tư vấn cho bạn, nên bạn không cần quá lo lắng về các bước thực hiện booking. Thay vào đó, bạn nên chú ý đến các thông tin mà bạn cung cấp trong quá trình này, vì nó sẽ quyết định trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của bạn sau này. Quy trình thực hiện booking được thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:

1. Sau khi đạt được thỏa thuận về thời gian, giá cước,… thì bên phía doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu cụ thể được ghi cụ thể trên booking request. Trong thủ tục đó bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa: khối lượng, tên hàng hóa, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,…
2. Khi các thông tin đã được điền đầy đủ, hai bên là doanh nghiệp và công ty vận chuyển đã làm việc với nhau xong thì sẽ cùng nhau vận chuyển hàng hóa đó.
3. Xác nhận thông tin liên hệ với hãng đề nhận lệnh cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.

Hiện nay, khái niệm booking confirmation được sử dụng khá phổ biến, không chỉ là thuật ngữ chuyên ngành của lĩnh vực vận chuyển mà còn được dùng trong các ngành khác như du lịch, khách sạn, nhà hàng,… đều chung ý nghĩa là xác nhận đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng.