Chia sẻ Sơ đồ các bước chốt đơn hàng trong xuất nhập khẩu

Bạn có thể giao dịch thông qua các cách thức như:
(i) gặp trực tiếp để thương lượng,
(ii) trao đổi qua điện thoại hoặc
(iii) qua Email.

Tùy mỗi thương vụ, mỗi tình huống mà sử dụng cách giao dịch phù hợp nhưng giao dịch qua Email vẫn là phương tiện thường xuyên và quan trọng nhất.

Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán người xuất khẩu và người nhập khẩu phải trải qua một quá trình giao dịch bao gồm những bước chủ yếu sau:

1. Inquiry/ Request for Quotation (RFQ) - Hỏi hàng

Đây là yêu cầu bước vào giao dịch của người mua, trong đó người mua đề nghị người bán cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.
Nội dung của một hỏi hàng (hỏi giá) có thể gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn. Để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nên nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở cho việc quy định giá: loại tiền, phương thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng.

2. Offer/ Quotation - Chào hàng

Đây là đề nghị bước vào giao dịch của người bán. Trong chào hàng ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn mua hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu, cách thức giao nhận…
Trong trường hợp hai bên đã có quan hệ mua bán hoặc đã có hợp đồng khung điều chỉnh các điều kiện chung thì chào hàng có thể chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó.

3. Order/ Purchase Order - Đặt hàng

Đây là đề nghị ký kết hợp đồng của người mua. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Thực tế người ta chỉ đặt hàng với các đối tác có quan hệ thường xuyên. Bởi vậy, ta thường gặp những đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một vài điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Về những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung về thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện của hợp đồng ký kết trong lần trước.

4. Confirmation/ Acknowledgement/ Profoma Invoice - Xác nhận đặt hàng

Hai bên mua bán sau khi đã thống nhất với nhau về các điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thỏa thuận gửi cho bên kia, đó là văn bản xác nhận.
Văn bản do Bên bán gửi thường gọi là Xác nhận bán hàng do Bên mua gửi thường gọi là Xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành 2 bản, bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản.



Nguồn: Thư Viện Xuất Nhập Khẩu