Tâm sự Các vị trí công việc cơ bản trong ngành xuất nhập khẩu - Logistics

Xuất Nhập Khẩu và Logistics có tiềm năng phát triển cực kì lớn, đặc biệt là sau khi Việt Nam tham gia và mở rộng các hiệp định thương mại song phương và đa phương quốc tế. Đó là xu hướng chung của thời kỳ hội nhập, và từ đó dòng chảy hàng hóa sẽ ngày càng tăng lên, hay nói cách khác cả hoạt động xuất - nhập khẩu sẽ không ngừng phát triển trong tương lai. XNK & LOGISTICS là ngành có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ gắn bó với nhau và không thể tách rời.

Logistics giúp giải quyết cả đầu vào lẫn đầu ra cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ…

Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong hai ngành này cũng rất rộng mở và hấp dẫn so với mặt bằng chung của các khối ngành còn lại. Nhưng để hiểu rõ hơn về từng vị trí, từng yêu cầu công việc ra sao thì cũng không phải ai cũng rõ hết,
Hôm nay xin được chia sẻ với các bạn các vị trí công việc chính nhất của Xuất Nhập Khẩu-Logistics:

I. Công ty Xuất Khẩu

• Vị trí : Sales Quốc Tế (Sales xuất khẩu)

Vị trí này có thể nói là vị trí đòi hỏi yêu cầu cao so với các vị trí khác tại doanh nghiệp về mảng XNK-Logistics. Yêu cầu phải nắm tổng hợp mọi kĩ năng cả về ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, đặc biệt là hiểu về nghiệp vụ ngoại thương(thanh toán, giao nhận, chứng từ,hải quan…).

• Các yêu cầu công việc với vị trí này là gì?

- Tìm kiếm thông tin khách hàng quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh : Internet, các trang thương mại điện tử B2B, hội chợ, triển lãm... Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và quyết định thu nhập của sales.

- Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất.

- Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến.

- Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán được hàng. Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới, chính điều này đòi hỏi phải có kỹ năng gió tiếp tiếng anh tốt.

- Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất, hải quan, thuế (nếu có)... với đơn vị vận tải

- Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc khách hàng và xem phản hồi chất lượng…

Việt Nam hiện xuất nhiều nông sản, lâm sản, thủy sản, may mặc, giày da nên các bạn có thể apply các vị trí sales các công ty ngành này khá nhiều.

II. Công ty Nhập Khẩu

1. Mua hàng (Purchaser)

Purchasing là phòng phụ trách lo đầu vào cho công ty nhập khẩu. Nhân viên mua hàng (purchaser)

• Nhiệm vụ như sau:

- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nước ngoài/trong nước phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động nhập khẩu của công ty.

- Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên.

- Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, hay chuyển tiền TT…) cho người thụ hưởng nước ngoài.

- Gặp gỡ, giao dịch với đối tác, nhà cung cấp nước ngoài.

- Kết hợp với bộ phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng.

- Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng. Lên kế hoạch truyền hải quan, nộp thuế, đóng các phí liên quan đến nhập khẩu và phối hợp với các công ty giao nhận (Fowarder) thông quan lô hàng và đưa hàng về địa điểm cuối.

- Theo dõi tiến độ hàng nhập và hỗ trợ sales nội địa lên công nợ, hóa đơn nội địa, kế hoạch đòi tiền khách hàng. Support kế toán trong nghiệp vụ, chứng từ.

Chú ý : Một purchaser nên hiểu hết hoặc ít nhất là cơ bản về nghiệp vụ logistics để có thể đảm bảo việc nhập hàng không xảy ra nhiều vấn đề phát sinh như : chậm trễ thời gian, chi phí phát sinh nhiều...Hơn nữa để có thể ''tham mưu'' cho sếp các phương án tốt nhất và tiết kiệm nhất cho việc nhập khẩu. Việc hoạch định chi phí và thời gian cho việc chuyển hàng sai có thể khiến ngừng trệ việc sản xuất và xây dựng sai giá đầu ra.

III. Freight Forwarder

1. Sales Forwarder

- Nhiệm vụ của 1 nhân viên sales logistics hàng xuất là tìm các công ty có hoạt động xuất hoặc nhập khẩu cần đơn vị FWD giá tốt để vận chuyển qua đó thuyết phục ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ. Không chỉ tìm được khách hàng.

- Ở tầm cao hơn là Sales Oversea, tức là chuyên đi tìm các công ty Forwarder nước ngoài để có thể tạo quan hệ và handle hàng cho họ, tuy nhiên sales oversea đòi hỏi kỹ năng cao và công ty cần có nguồn lực mạnh, nên ở đây mình không đề cập đến.

- Salesman cần nắm rõ quy trình , support các bộ phận khác hoặc tự đứng ra care hàng nhằm cung cấp thông tin hàng đầy đủ và kịp thời nhất tới khách hàng.

• Công việc chủ yếu như sau:

- Tìm kiếm thông tin các công ty có nhu cầu vận chuyển, qua đó liên lạc để tìm kiếm cơ hội hợp tác, ký kết hợp đồng vận chuyển hoặc các dịch vụ liên quan: hải quan, giấy phép, vận tải nội địa...việc tìm kiếm tiếp xúc với khách hàng chủ yếu qua các kênh như : Telesales, Email marketing, Gặp mặt trực tiếp...

- Khi đã có hợp đồng , sales phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để có thể đặt kế hoạch và thực hiện dịch vụ 1 cách nhanh chóng và hạn chế tối đa vấn đề phát sinh.

- Trong thời đại cạnh tranh trong lĩnh vực này gay gắt, đòi hỏi sales phải thường xuyên chăm sóc và đáp ứng các đòi hỏi công việc của khách hàng tốt.

- Tùy công ty mạnh hàng xuất hay nhập mà sales logs có cách tiếp cận và lọc thông tin khách hàng tiềm năng nhất nhé, thể hiện được điểm mạnh nhất của bên mình để có thể sales dễ dàng hơn

Sales Logistics là vị trí chịu áp lực khá lớn, tuyển nhiều nhưng cũng khắc nghiệt và đào thải nhanh, sau 3 tháng nếu không có khách hàng sẽ rất chán nản.

2. Nhân viên chứng từ. (Docs Executive)

- Thường xuyên tìm kiếm và làm việc với hãng tàu hoặc đại lý nước ngoài để có giá tốt nhất, đây là việc vô cùng quan trọng để có thể support bộ phận sales có giá tốt để sales

- Khi nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ sales chuyển sang. Docs tiến hành handle hàng tức là làm việc với đại lý nước ngoài (với hàng nhập) hoặc làm việc với hãng tàu (hàng xuất) , theo dõi chặt chẽ quá trình , phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo cho quá trình vận chuyển được xuyên suốt.

- Làm Bill các lô hàng, lên Debit Note từ hệ thống để gửi Sales, sau đó sales gửi khách hàng

- Nhận pre-alert từ Agent/Lines hàng nhập, khai manifest, làm “Thông báo hàng đến” (NOA), D/O, ủy quyền... gửi khách hàng

- Là người đứng ra làm việc trực tiếp với hãng tàu hoặc agent nước ngoài khi phát sinh vấn đề.

3. Nhân viên kê khai hải quan (Cus Executive)

Nhiệm vụ của nhân viên kê khai hải quan của công ty chủ yếu là lên tờ khai hải quan điện tử, phối hợp với các bộ phận khác để làm thủ tục thông quan hàng hóa.

Quy trình như sau:

- Tiếp nhận bộ hồ sơ hải quan : Hợp đồng, Invoice, bill, C/O...để tiến hành lên TK

- Xem xét tên hàng để đưa ra mã Hscode (xác định thuế) hay thực hiện các thủ tục xin giấy phép (Nếu có) .

- Tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm hải quan điện tử và liên hệ với KH để truyền tờ khai.

- Hoàn thiện bộ chứng từ, phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi sát sao quá trình thông quan, xử lý các vấn đề liên quan phát sinh đối với tờ khai.

4. Hiện trường/Giao nhận (Operations – Ops)

Vị trí này yêu cầu đi lại thường xuyên, vất vả nhất, làm nhiều quen dần, yêu cầu không cao như các vị trí khác:

Nhận bộ chứng từ xuất-nhập từ sales/docs và đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục, ICD, cảng, sân bay

Nhận hồ sơ và yêu cầu từ sales/docs đi làm các chứng từ như C/O, Fumi, Phyto, giấy phép, chứng nhận…hay phải đi kiểm hóa,hỗ trợ đi phân tích phân loại

Khai truyền hải quan hoặc hỗ trợ docs khai khi cần thiết..

5. Điều vận đội xe/bãi

Nhận lệnh báo xin xe/cont từ sales và cus. Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi(hàng xuất) hoặc rút hàng, chở về kho đúng lịch (hàng nhập)

Handle đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý các trouble phát sinh trong quá trình vận tải

IV. Một số vị trí khác liên quan

1. Hải quan.

2. Nhân viên phòng thanh toán quốc tế (Bank) trong các ngân hàng.

3. Freelancer (broker môi giới thương mại, làm agent xuất-nhập hàng giúp khách nước ngoài/NCC trong nước), rất nhạy bén, có ngoại ngữ và chịu khó đi lại.

Nguồn: Hà Lê