Tâm sự Ấu thơ trong tôi là: Báo cáo quyết toán.

Đầu năm mới, đáng lẽ không nên nói chuyện cũ song nó vẫn là chủ đề nhức nhối mỗi khi chúng ta nhắc đến đó là báo cáo quyết toán.

Một phần lớn anh chị em làm xuất nhập khẩu cho rằng:" Báo cáo quyết toán có gì mà cứ nâng tầm quan trọng nó như vậy", cũng có ý đúng bởi làm báo cáo quyết toán đã được quy định rõ ràng tại thông tư 39/2018/TT-BTC; theo quan điểm của tôi, báo cáo quyết toán vẫn là quan trọng và chúng ta phải đổ mồ hôi sôi nước mắt thì mới có báo cáo quyết toán hoàn hảo được.

Việc lập báo cáo quyết toán một cách vội vàng, khỏa lấp, hời hợt sẽ dẫn tới những tình huống dở khóc dở cười:

1. Sửa báo cáo quyết toán: Một số người hay chính bản thân mình từng đã làm việc này, nghĩa là nộp báo cáo quyết toán sai trước rồi sửa lại báo cáo quyết toán trong vòng 60 ngày để không bị phạt vi phạm hành chính. Đó thật là ý tưởng tồi tệ vì chúng ta đang "tự tin thái quá" và đang "tưởng bở". Để sửa được báo cáo quyết toán chúng ta phải xuất trình 1 mớ chứng từ để chứng minh chúng ta đã lập sai báo cáo quyết toán, cần được sửa lại:
- Công văn xin giải trình về việc lập sai báo cáo quyết toán.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho nguyên phụ liệu, phiếu nhập xuất kho thành phẩm.
- Báo cáo quyết toán đúng.

Riêng việc chuẩn bị chứng từ để xuất trình cũng đã rất mệt mỏi rồi, nhất là đối với gia công: thông thường chả theo dõi nhập xuất tồn mà chỉ thực hiện theo tờ khai (tư duy cũ), lúc chuẩn bị chứng từ dù bạn có là thần tiên bụt thì cũng đưa bạn vào con đường là rối loạn tâm thần u mê, cau có khi chuẩn bị thẻ kho, phiếu nhập xuất kho.

Vấn đề sửa báo cáo quyết toán mà sửa cả định mức, không phải là việc lập sai do thao tác bạn cũng nên tập xác định. Theo thông tư 39/2018/Tt-BTC thì việc xác định định mức thực tế theo mẫu 16 phụ lục V thông tư 39/2018/TT-BTC bằng tổng lượng nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất thành phẩm trong kỳ/ tổng thành phẩm sản xuất đc trong kỳ. Nói không quá, ít người lập đúng và hiểu đúng tiêu chí này chứ đừng nói đưa ra căn cứ pháp lý để giải trình định mức với cơ quan Hải quan. Và lúc này bạn nên tham khảo quy định về xử phạt thuế tại điều 59 thông tư 39/2018/Tt-BTC, xử lý kết quả kiểm tra nhập xuất tồn tại nghị định 08/2015/Nđ-Cp sửa đổi tại nghị định 59/2018/Nđ-cp và cuối cùng là mức truy thu và xử phạt tại Điều 8 nghị định 45/2016/NĐ-CP.

Và thông thường điều dễ nhận thấy là nếu sửa được thì không sao, nếu mà khó sửa hoặc bị phạt nhiều là khối bạn làm Xuất nhập khẩu nhà máy đã khăn gói quả mướp ra đi. Vì kiểm tra báo cáo quyết toán thì sếp có thể chấp nhận nhưng lập sai báo cáo quyết toán thì sếp sẽ đánh giá khả năng của nhân viên.

2. Kiểm tra báo cáo quyết toán.
Kiểm tra báo cáo quyết toán cũng là vấn đề nhức nhối. Cứ cuối mỗi năm một số anh chị như bị bệnh trĩ, đứng ngồi không yên. Đó là những quyết định kiểm tra báo cáo quyết toán tự nhiên rơi vào đầu.

Âu, kiểm tra thì cũng có sai có đúng, phần lớn là sai nhưng sai thế nào thì lại là do mình giải trình.

Nếu ngay từ ban đầu, chúng ta chuẩn bị các phương án giải trình. Những sai lệch, những nguyên nhân nào có thể được chấp nhận chúng ta sẽ giải trình. Ví dụ như các nguyên nhân gây lệch như:
- Đồng bộ sai mã nguyên phụ liệu và sản phẩm: nếu chúng ta đầu tư thời gian thì chúng ta sẽ không đồng bộ sai, việc đồng bộ này tuy dễ mà khó, nếu tổng hợp không đúng được thì chúng ta phải làm theo từng invoice, từng bút toán.
- Hàng đi đường đầu và cuối kỳ.
- Một mã hàng có nhiều đơn vị tính.
.. và các lý do khác.

Kiểm tra báo cáo quyết toán tuy là vấn đề nghiêm trọng bởi nếu chúng ta lập sai thì có cả quy định về xử phạt vi phạm hành chính bà quy định về truy thu, phạt thuế nhưng chúng ta cũng không phải sợ nếu chúng ta đã đầu tư thời gian và công sức ngay từ khi lập báo cáo quyết toán. Lúc này, những cái chúng ta không thể giải trình được là vấn đề chung của doanh nghiệp, là sai của hệ thống quản lý và đã được cảnh báo từ khi chúng ta lập báo cáo quyết toán.

Vậy, lập báo cáo quyết toán theo mình đó là 1 quy trình cần thời gian, tư duy, cẩn thận, thống nhất giữa các bộ phận:
- Bộ phận xuất nhập khẩu là bộ phận phải thực hiện lập báo cáo quyết toán vì nắm vững yêu cầu của báo cáo quyết toán.
- Phải thông báo tới các phòng ban để được hợp tác về số liệu:
+ Bộ phận kho, kế toán cung cấp số liệu nhập, xuất, tồn để thực hiện.
+ Bộ phận mua hàng cung cấp chi tiết nhập, xuất để đối chiếu.
+ Bộ phận kỹ thuật cung cấp định mức kỹ thuật.
- Đầu tư thời gian để tra soát dữ liệu.
- Lập bảng đối chiếu, nhập xuất tồn và phương án giải trình báo cáo quyết toán.
- Lập bảng thông báo rủi ro và nguy cơ về thuế gửi cho toàn bộ công ty những bộ phận có liên quan.
- Lập và truyền báo cáo quyết toán.

Chia sẻ từ anh Phạm Thành Nam
Liên hệ dịch vụ : 0962.785.574 / 0989.189.574
Email : [email protected] | VPDD: P302, 199 Quan Hoa