Chia sẻ Quy trình và kinh nghiệm trong việc làm hàng nhập LCL của công ty Forwarding & Logistics

I. Nhận thông báo từ đại lý, kiểm tra chứng từ và nội dung email do đại lý gửi, xác nhận email cho đại lý.

II. Liên hệ với Coloader / carrier để kiểm tra ngày ETA

III. Gửi HBL cho khách hàng kiểm tra, nhận confirm từ khách hàng sau khi gửi HBL, kiểm tra với khách hàng để xác định tên mặt hàng bằng tiếng Việt.

IV. Nhập số liệu vào data, chờ thông báo hàng đến từ Coloader / carrier

V. Nhận Thông báo hàng đến của Coloader / Carrier, Fax cho Loloader / Carrier HBL đã ghi tên hàng bằng tiếng Việt. Kiểm tra lô hàng đã có Điện giao hàng chưa? (Một số Coloader / carrier thể hiện trên Thông báo hàng đến)

VI. Làm Thông báo hàng đến của cty mình gửi đến cho khách hàng, Lệnh giao hàng / Giấy ủy quyền, Debit Note, Credit Note;

VII. Gửi thông báo hàng đến cho Khách hàng, nhận confirm của khách hàng và hoàn thành chứng từ của mình.

Xét các trường hợp sau:

1. Cước PP trên HBL & MBL
– Giấy ủy quyền của cty mình (2 bản)
– MBL có đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (1 bản)
– HBL:
Nếu là Bill Surrendered: đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (lưu ý kiểm tra điện giao hàng)
Nếu là Bill Original: thu lại 1 bộ của Khách hàng trước khi giao Ủy quyền. Nếu bill ký hậu ngân hàng thì phải kiểm tra dấu và chữ ký có đúng với Ngân hàng trên Bill không nhé! Sau đó photo lại 1 bản và đóng dấu, ký như Bill Surendered.
Xuất 1 hóa đơn thu phí Handling.

2. Cước PP trên MBL, CC trên HBL (cty mình không phải lấy lệnh cho khách nhé!)
– Chứng từ giao Khách hàng tương tự trường hợp 1.
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
– Hóa đơn handling fee
– Hóa đơn O/F theo Debit Note của đại lý & phí Collection.

3. Cước PP trên MBL & HBL (mình phải đi lấy lệnh cho Khách hàng)
* Chuẩn bị chứng từ cty mình:
– Giấy ủy quyền của cty mình (2 bản)
– MBL có đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (1 bản)
– HBL:
Nếu là Bill Surrendered: đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (lưu ý kiểm tra điện giao hàng)

Nếu là Bill Original: thu lại 1 bộ của Khách hàng trước khi giao Ủy quyền. Nếu bill ký hậu ngân hàng thì phải kiểm tra dấu và chữ ký có đúng với Ngân hàng trên Bill không nhé! Sau đó photo lại 1 bản và đóng dấu, ký như Bill Surendered.
* Chứng từ Coloader / carrier:
+ Lệnh giao hàng (Ký và đóng dấu của Coloader / carrier) – 2 bản
+ MBL (cnee trên MBL là cty mình, ký và đóng dấu của Coloader / Carrier)
+ Bill của Coloader / Carrier (ký và đóng dấu)
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
– Handling fee, D/O, THC, CFS, Lift on / off (nếu có)

4. Cước PP trên MBL, CC trên HBL
– Toàn bộ chứng từ giao cho Khách hàng giống trường hợp 3
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
– Handling fee, D/O, THC, CFS, Lift on / off (nếu có)
– Hóa đơn O/F theo Invoice của đại lý

5. Ngoài 4 trường hợp trên, còn có trường hợp cước CC trên HBL & MBL
Quy trình thực hiện giống với trường hợp 2 hoặc 4.
Ngoài ra, bộ phận chứng từ sẽ phải thông báo cho Kế toán để thanh toán kịp thời cước OF cho Coloader / Carrier.

VIII. Giao chứng từ cho Kế toán gồm: DN, CN, Invoice.

Nói chung quy trình hàng nhập cũng chỉ có các bước như vậy.
Tuy nhiên :
1/ Đối với hàng Freehand :
– Báo cho khách hàng đại lý và nhận thông tin của khách hàng về tên, địa chỉ, điện thoại của shipper
– Thông báo cho đại lý chi tiết của shipper để đại lý liên lạc
– Giữ liên lạc với đại lý và khách hàng ( nhận thông tin của đại lý để báo cho khách: ngày hàng xong, ngày shipper sẽ giao hàng, dự kiến hàng đi, hàng về…)
– Báo đại lý gửi MBL & HBL để check trước khi đại lý issue original
– Nhận Pre-alert của đại lý
– Tiếp theo các bước như bên dưới

2/ Đối với hàng nominated.
– Có thể làm theo các bước bên dưới ở trên
Nhưng để cung cấp dịch tốt cho khách hàng bạn có thể offer cho khách hàng dịch vụ khai báo hải quan và vận chuyển
Cách này dùng cho cả freehand và nominated
– Khi nhận được Pre-alert của đại lý, bạn kiểm tra kỹ chứng từ
– Tracing hàng xem hang đi như thế nào, khi nào đến hải phòng, chuyển tải như thế nào
– Liên lạc với khách, thông báo dự kiến hàng đến và offer cho ho dịch vu khai báo hải quan và vận chuyển của công ty mình
– Đến đây sẽ có 2 trường hợp xảy ra
+ Nếu khách hàng thuê thì mình có thể chuẩn bị giấy tờ ( tờ khai, tra mã HS…) để khi hàng đến có thể làm thủ tục hải quan ngay
+ Nếu khách hàng không thuê thì thực hiện các bước như của bạn ( như tracing, báo hàng, trả chứng từ….)

Nếu là hàng LCL thì quy trình làm lệnh như vậy rất tốt, còn đối với hàng FCL cũng gần giống như vậy chỉ thêm một số giấy tờ như giấy cược cont và giấy hạ rỗng.

Một số hãng tàu sẽ đóng dấu giao thẳng trực tiếp trên D/O khi chúng ta đi nhận lệnh, một số hãng tàu sẽ yêu cầu khách hàng đem lệnh đó đến văn phòng của hãng tàu ở Cảng để đóng dấu giao thẳng thì mới được nhận hàng.

Còn chi phí khi lấy lệnh và cược cont tùy theo quy định của hãng tàu, một số hãng tàu sẽ thông báo chi phí cho khách hàng trên giấy thông báo hàng đến. việc phát lệnh, lấy lệnh đôi khi không phải luôn luôn như vậy. Nó phụ thuộc vào quan hệ của bạn với hãng tàu / forwarder & cnee ( trong trường hợp lo H.B/L O/F cc sợ bị cướp khách hàng).
Tại sao lại vậy bởi vì, hoàn toàn có thể có trường hợp Agent lười đi lấy lệnh, nhờ luôn Consignee đi nộp tiền cước, thu cước và Agent chỉ cần phát ủy quyền thu Handling Fee thôi.

Mọi chuyện đều có thể xảy ra, cách giải quyết tốt nhất là không có cách giải quyết nào cả, hiện nay có một số WORLDWIDE FWD có mở Consol hàng nhập từ rất nhiều cảng nên khi bạn sales được hàng nhập bạn có thể check giá từ các FWD này tại đầu Việt Nam. Như vậy bạn sẽ nắm thế chủ động hơn về giá cả so với việc check giá từ đại lý của công ty mình.(và còn nhiều lợi thế khác). Còn quy trình làm hàng thì không có gì thay đổi so với thông thường.

Nguồn: Sưu tầm