Tâm sự Những yếu tố và kỹ năng cần thiết để trở thành nhân viên chứng từ

DÀNH CHO NHƯNG BẠN THÍCH CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG, TỐT TIẾNG ANH VÀ HAM HỌC HỎI.
--------------------
[ DOCS EXECUTIVE ]
NHỮNG YẾU TỐ VÀ KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ TRỞ THÀNH DOCS EXECUTIVE.

NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA HỌ LÀ GÌ ?

COPYRIGHT: NGUYEN LINH , FACEBOOK : NG LINH NG.

Đi vào vấn đề luôn nhé , công việc chính của họ là gì thì ngay cái tên đã thể hiện được phần nào nội dung công việc rồi, đó là ngồi 1 chỗ handle quá trình làm hàng và làm chứng từ ^^.

Hiểu đơn giản thế này, ví dụ công ty Logistics của bạn được ủy thác đứng ra vận chuyển cho chủ hàng 1 lô hàng từ nước ngoài về , thì Docs phải làm việc với đầu nước ngoài để care sát lịch trình làm hàng, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh.

Còn nếu công ty bạn đứng ra nhận vận chuyển hàng xuất cho chủ hàng, thì công việc của 1 Docs đó là làm việc với hãng tàu để lên lịch trình xuất hàng, làm Bill và các chứng từ liên quan. Đó là 2 cái chung nhất , còn phân tích ra thì có quá nhiều thứ cần làm.

Vị trí này cần sự chăm chỉ, kiên nhẫn, tỉ mỉ nên hầu hết các vị trí này do các bạn nữ đảm nhận.

Nhiều công ty họ cũng gọi những nhân viên ‘’kê khai hải quan’’ là Docs, nhưng bài này mình tạm gạt vị trí đó sang 1 bên.

Cũng có nhiều công ty gọi họ là CS (Customer Service) được hiểu cùng 1 nghĩa.

Nhiều người thích vị trí này vì các bạn cảm thấy có vẻ công việc nhàn, được ngồi văn phòng cả ngày, nhưng lại được làm việc với nước ngoài hoặc hãng tàu, đóng góp 1 phần không nhỏ cho ngoại thương ^^, có em muốn làm vị trí này hỏi ‘’ thế em cần kiến thức hay kỹ năng gì , để sau này có thể trở thành 1 Docs ?’’.

Dựa theo kinh nghiệm thực tế và sự quan sát 1 cách sâu sắc qua loa thì thực ra làm vị trí này không khó như nhiều bạn nghĩ, chỉ cần:

Kiến thức: Tất nhiên biết càng nhiều về ngoại thương càng tốt cụ thể thì nó là kiến thức về logistics, ít nhất đi phỏng vấn nhà tuyển dụng còn biết là người này cũng có tí chút kiến thức ngoại thương, nhưng về cơ bản khi được đi làm thực tế thì các công ty sẽ đào tạo lại từ đầu hết thôi, nên không quá lo lắng, chỉ cần khi làm hoặc học chịu khó 1 chút là nắm được kiến thức cơ bản ,rồi cứ thế tu dưỡng dần.

Kỹ năng: Về kỹ năng, nhiều bạn nghĩ vị trí này tiếng anh phải siêu , nhưng thực tế để làm được cơ bản thì tiếng anh thì không cần quá cao siêu, chỉ cần ở mức khá là được, vì các công việc hầu hết giao dịch qua email, thuật ngữ chuyên ngành dùng đi dùng lại, gấp lắm thì mới nhấc điện thoại gọi sang. Mà có gọi sang cũng thường nhắc nó đọc email và reply ngay thôi, chứ nói nhiều chắc gì bên kia đã hiểu mình nói gì, mà nó có hiểu nó xổ cho 1 tràng có mình có khi lại không hiểu lại nó, nên k có quá lo lắng.

Tất nhiên càng giỏi thì nhà tuyển dụng càng thích, những vấn đề khó khăn gọi điện cũng mang lại tác dụng riêng của nó ,làm việc cũng thuận lợi hơn, nhanh hơn, giao dịch được nhiều vấn đề khó hơn.
Đặc biệt dễ dàng hơn trong việc gặp mặt trực tiếp các đối tác nước ngoài.

Tính cách: Đòi hỏi phải chăm chỉ, cẩn thận, kiên nhẫn và tỉ mỉ trong công việc, thế nên con trai thường không làm được. Việc làm chứng từ phải chính xác, hạn chế tối đa sai sót, đôi khi 1 sai sót nhỏ của Docs trong việc cung cấp giá hoặc check chứng từ sai, cũng có thể khiến Sales và công ty phải chịu thiệt hại.

Thái độ với công việc: Nếu thực sự yêu nghề XNK hãy làm, vì cũng có nhiều bạn làm 1 thời gian thấy chán nản công việc, có thể do nhàm chán, công việc quy trình làm đi làm lại, tất nhiên rồi đây có phải là 1 công việc theo kiểu ‘’opening work’’ đâu. Hơn nữa đúng về phía công ty để đào tạo được 1 docs chuyên nghiệp mất tương đối time, cất bước ra đi sẽ gây cho công ty khá nhiều khó khăn để tìm người thay thế và đào tạo lại, điều đặc biệt là những nhân viên Docs là người nắm giữ được khá nhiều ‘’bí mật’’ kinh doanh, khách hàng và đối tác của công ty, nên đòi hỏi vị trí này cả đạo đức nghề nghiệp nữa, khi rời khỏi công ty sẽ khiến các giám đốc đau đầu rất nhiều.
Nhìn chung, các công việc chính của nhân viên Docs mình sẽ đề cập bên dưới, còn quy trình xin phép được post trong 1 dịp khác.

Khi đảm nhận việc vận chuyển hàng từ nước ngoài (gọi là handle hàng nhập).Như các bạn biết việc xử lý các vấn đề bên nước ngoài đều do đại lý (agent) bên nước ngoài họ xử lý cho, chứ mình cũng chẳng thể chạy sang bên đó mà làm, nên nhiệm vụ của Docs bao gồm:

- Thường xuyên mở rộng và tìm kiếm các đối tác (agent) nước ngoài để tìm đại lý có giá tốt, khi đó sẽ giảm được chi phí đầu vào và từ đó tạo điều kiện cho Sales kiếm được nhiều lợi nhuận hơn, hoặc có giá cả tốt hơn để cạnh tranh với bố con thằng khác.

Thường các công ty logistics sẽ có 1 vài Agent ruột ở cùng 1 nước để so sánh giá, nên khi check giá 1 lô hàng mới cho sales, Docs nên check với nhiều agent để có giá tốt nhất, tạo điều kiện cho Sales làm ăn, có những docs lười, check qua đúng 1 thằng, xong bảo đây là giá đầu vào, đó là không nên, tất nhiên khi biết chỉ có thằng đó giá tốt tuyến này thôi thì ko sao.

- Khi chịu trách nhiệm handle 1 lô hàng cụ thể nào đó cần liên hệ chặt chẽ với đại lý bên nước ngoài để nắm được lịch trình và tiến trình làm hàng , xử lý ngay các vấn đề phát sinh nếu xảy ra : Nắm rõ lịch trình hàng, ngày đi, ngày về, có chi phí phát sinh không, kiểm tra Bill trước khi bọn đại lý manh động phát hành bill chính thức…

- Khai E manifest : Gần ngày tàu cập cảng, hãng tàu hoặc FWD sẽ có thông báo hàng đến và có trách nhiệm khai báo với hải quan rằng tôi chở hàng này là hàng gì, số lượng bao nhiêu, theo thông tin như khi bạn gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Như vậy VIỆC KHAI THÔNG TIN HÀNG HÓA VỚI HẢI QUAN ĐƯỢC GỌI LÀ KHAI MANIFEST, khai đơn giản lắm nhưng nên cẩn thận , khai sai là hải quan cho ăn đòn ngay.

- Khi hàng đến cảng hoặc sân bay thì phát hành thông báo hàng đến (A/N) , lệnh giao hàng (D/O) hoặc ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng…

- Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh tóan với đầu nước ngoài, ví dụ nó bảo mình lô hàng có 1000 usd, nhưng nó gửi đề nghị thanh toán (debit) lại thấy 2000 usd, là phải phi email chửi ngay.

Khi đảm nhận việc vận chuyển 1 lô hàng đi nước ngoài (gọi là handle hàng xuất).Thì nó khỏe hơn 1 cái là không cần làm việc với bọn nước ngoài làm gì, chỉ cần làm việc với hãng tàu thôi, nên dễ thở hơn đôi chút, công việc chính tóm gọn thế này thôi, mỏi tay quá nên ngại viết
- Liên hệ với hàng tàu hoặc hãng hàng không hoặc Co-loader để đặt Booking (Đặt chỗ cho lô hàng đó). Hãng hàng không thì đặc biệt 1 chỗ chỉ những thằng là cty logistics lớn là đại lý của bọn nó mới làm việc trực tiếp với hãng được.

- Kiểm tra với các bộ phận khác quá trình làm hải quan và vận chuyển hàng để xuất, đôn đốc các bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại

- Làm vận đơn (Bill) trên Bill phải thể hiện đầy đủ nội dung yêu cầu và các thông tin chính xác, điều nay rất quan trọng, khai VGM (Đối với hàng SEA) cho lô hàng, khai báo cái này đơn giản là khai báo trọng lượng hàng và Container, bây giờ cũng nhiều hãng tàu cho khai trên hệ thống hết rồi.

- Giám sát quá trình hàng đi và đến để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh

Thế thôi, viết nhiều quá lại không đọc được

BONUS: Mọi người, bất cứ ai có những câu hỏi liên quan đến XNK-LOGISTICS cứ mạnh dạn inbox hoặc Post lên Group để mọi người cùng giải đáp nhé. Rất mong tất cả mọi người giúp đỡ để Group phát triển hơn.

Để hiểu rõ hơn về vị trí nhân viên chứng từ và các kỹ năng cần có các bạn tham khảo bài viết dưới nhé