Tâm sự Làm thế nào để trở thành Purchasing Pro

Thảo luận trong 'Tâm sự chuyện nghề' bắt đầu bởi luuvanbi, 25/1/19.

  1. luuvanbi

    luuvanbi Well-Known Member

    Tham gia ngày:
    29/3/16
    Bài viết:
    221
    Đã được thích:
    278
    Điểm thành tích:
    63
    Giới tính:
    Nam

    Lượt xem: 408

    Hi, welcome back

    Cuối năm chuyện thưởng tết của mọi người ngành xuất nhập khẩu thế nào rồi, mới nghe sếp nói năm nay bánh chưng của mọi người sẽ không có thịt, chán chả muốn làm tiếp, rảnh rỗi nên ngồi nghĩ vài thứ lung tung để viết, hôm nay viết về Purchasing vậy .

    Tất cả các bài viết mình post đều đứng trên quan điểm cá nhân, nên có thể đúng hoặc sai tùy quan điểm mỗi người đọc, các bạn cứ tranh luận thêm .

    Mình chuyên logistics , đặc thù làm việc rất thường xuyên với các bộ phận purchasing của các công ty xuất nhập khẩu, hơn nữa cũng từng tư vấn và support cho việc mua hàng của rất nhiều các công ty, các đơn hàng lớn nhỏ về nhiều vấn đề khác nhau.

    Nói đơn giản nhất về Purchasing trong thương mại quốc tế. Nhiệm vụ của 1 nhân viên purchasing là làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài , đứng ra đàm phán, làm các thủ tục liên quan để mua được hàng theo yêu cầu của công ty.

    Các nhân viên purchasing có thể chỉ phải làm việc với các đối tác nước ngoài là các nhà cung cấp lâu năm, quanh năm làm đi làm lại với họ, có vể hơi nhàm chán, nhiều bạn làm vị trí này được một thời gian thường kêu chán, còn nhiều người khác thì phải thường xuyên đàm phán, tìm kiếm các đối tác mới để có thể có giá tốt hơn, đòi hơn trình độ cao hơn chút xíu, đỡ kêu ca hơn một chút, vì cơ bản là bận hơn.

    Nói qua thì dễ , nhưng nó là 1 phần trong chuỗi logistics và có rất nhiều những vấn đề phát sinh liên quan đến cái chuỗi lắm phức tạp này.

    Quan sát qua về lương: Về cơ bản mình quan sát thấy đối với NV chính thức, các công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam thường chi trả giao động từ 6-8tr /tháng cho vị trí này, các công ty nửa Việt nửa nước ngoài thì tầm 10tr/tháng, các công ty nước ngoài có xu hướng chi trả cao hơn so với mặt bằng chung , thường trên 10tr. Đây là mặt bằng chung theo mình thấy thôi nhé.

    Về kỹ năng và kiến thức: Cũng chẳng cân quá nhiều kiến thức ngoại thương đã học ở đại học, hầu hết các công việc sẽ diễn ra theo form nên kể cả những ai không biết đều có thể học việc và làm cơ bản, cơ bản thôi nhé, còn tất nhiên việc ngồi soạn hợp đồng bằng cách gõ 10 ngón vẫn hơn đứt các bạn ngồi gõ mổ cò ( như mình, haizzz)

    Nhưng người có mong muốn làm nghề này cần nhất thái độ tích cực học hỏi và sự cẩn thận, đôi khi chi 1 sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể, nên cảng cẩn thận càng tốt.

    Kỹ năng tin học văn phòng, word : Cái này tất nhiên là phải có cơ bản rồi, không giỏi có thể tự mày mò rồi học thêm, chứ ngồi làm 1 cái chứng từ ngoại thương cẩu thả quá, k biết cách trình bày làm sao cho đẹp các sếp cười cho.

    Tiếng Anh có quá quan trọng: Về cơ bản, chỉ cần tiếng Anh cơ bản là bạn có thể làm được việc, vì vốn từ cần để đàm phán thương mại (trong việc mua hàng) k quá rộng, hơn nữa hầu như giải quyết qua email. Những ai không có kinh nghiệm cũng sẽ học khá nhanh thôi.

    Vấn đề là nếu bạn càng giỏi tiếng anh, bạn làm việc và giải quyết công việc càng nhanh chóng và dễ dàng, nhất là khi phát sinh các vấn đề khó. Đơn giản ví dụ quan lý của bạn người nước ngoài, giao tiếp bằng tiếng anh, hoặc email bị lôĩ, sếp bảo bạn gọi trực tiếp sang bên đầu nước ngoài để làm việc , lúc này bảo em tiếng anh nghe nói kém lắm thì nó lại dở hơi ra, hay đối tác nước ngoài muốn qua thăm công ty khách đưa đi phiên dịch chẳng nhẽ cả buổi chỉ nghe và cười. )

    Sơ qua là như vậy, nhưng cái chính hôm nay mình không muốn nói về những nội dung hay công việc, kiến thức mà 1 nhân viên purchasing cần có, cần làm, mình chỉ góp ý giúp các bạn

    Làm sao để trở thành 1 purchasing pro ???

    Cái này vô cùng quan trọng, vì nó sẽ giúp ích các bạn trong việc ghi điểm với công ty, tiếp thu nhiều kinh nghiệm, tạo nền tảng cho quá trình thăng tiến và tăng thêm thu nhập , hay start-up riêng cho các bạn.

    Keyword theo mình nghĩ là ‘’ Không phải chỉ đơn giản biết sâu về purchasing mà bạn phải biết rộng các vấn đề liên quan và quan trọng bậc nhất là logistics ‘’

    Không phải purchasing mà hầu như nghề nào cũng vậy, mình nhận ra rằng biết sâu sẽ giúp các bạn làm việc hiệu quả, nhưng biết rộng mới là chìa khóa để các bạn thăng tiến hơn nữa. Bởi vì ngoài các công việc được giao hoàn thành tốt, các bạn còn có thể hạch toán chính xác chi phí, đưa ra các phương án mua hàng hiệu quả, đưa ra các tư vấn về phương thức vận chuyển và mua hàng để tối ưu cho kinh doanh và nhiều các công việc liên quan khác.
    Muốn vậy trên kinh nghiệm và ý kiến bản thân mình đưa 1 số lời khuyên như sau:

    - Cố gắng không ngừng trau đổi khả năng ngoại ngữ ,kỹ năng tin học văn phòng: Không phải chỉ đơn thuần là đọc và viết, nó còn là kỹ năng nghe và nói tốt, nhất là trong các công ty nước ngoài. Thành thạo các kỹ năng ngoại ngữ giúp chính bản thân bạn không những tự tin khi đàm phán, giao dịch với đối tác mà còn trong giao tiếp các tình huống thực tế.
    Kỹ năng word và excel là vô cùng cần thiết để bản xây dựng chứng từ 1 cách nhanh chóng, sử dụng thuần thực các hàm excel sẽ giúp khả năng quản lý, tính toán các số liệu chính xác và giảm bớt thời gian…

    - Kỹ năng viết email và kỹ năng đàm phán: Hai kỹ năng thuộc về kỹ năng mềm, viết email tưởng chững dễ nhưng để viết đơn giản, dễ hiểu không gây nhầm lẫn là 1 việc cần trau dồi, nhiều bạn đàm phán giao dịch quốc tế rông dài, lan man, rất nhiều mail nhưng lại k giải quyết được vấn đề, đi dùng đó là kỹ năng đàm phán để có được giá mua và các điều kiện trong hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp mình.

    - Hiểu biết về các loại hình vận tải (CPN, Air cargo, FCL, LCL, Other…) : Điều này là vô cùng quan trọng, căn cứ vào yêu cầu tiến độ hàng hóa , 1 nhân viên mua hàng phải hiểu biết được các loại hình vận tải để lựa chọn sao cho vừa đảm bảo yêu cầu về tiến độ, vừa tối thiểu hóa chi phí vận tải cho công ty. Mình từng đã gặp trường hợp hàng chỉ nặng hơn 200 kg, tính toán đi bằng đường hàng không tuy nhiên khi đưa hàng ra sân bay mới phát hiện charge weight (trọng lượng tính cước) lên tới gần 1000 kg, dẫn đến chi phí vận tải chiếm hết phần lợi nhuận, lại ngậm ngùi đưa hàng về chuyển theo đường SEA, rất mất thời gian và chi phí…

    - Hiểu biết về các chi phí cấu thành chi phí vận tải hàng hóa, và thời điểm các chi phí phát sinh chi phí đó

    Thực tế các nhân tố cấu thành nên chi phí Logistics bao gồm:
     Chi phí vận chuyển quốc tế (Air & Sea Freight)
     Chi phí tại cảng (Local charge)
     Chi phí kho bãi (Warehouse)
     Chi phí vận chuyển nội địa ( Inland trucking)
     Chi phí hải quan và thông quan hàng hóa.
     Chi phí bảo hiểm (nếu có)
     Chi phí khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa

    Mình đã gặp quá nhiều các TH không tính toán đúng và đủ các chi phí Logistics, dẫn đến việc tham mưu giá bán sản phẩm đầu ra bị sai, gây nhiều thiệt hại cho công ty, hoặc có những người tính toán chính xác nhưng lại không biết các chi phí đó phát sinh tại thời điểm nào khiến DN bị động trong việc chuẩn bị sẵn dòng tiền, và từ đó nhiều hệ lụy phát sinh.

    - Phải tìm hiểu kỹ về thủ tục hải quan và chính sách sản phẩm mà mình đang mua hay có ý định mua: Không tìm hiểu kỹ vấn đề này cũng rất thường xuyên xảy ra những rủi ro trong quá trình làm hàng mà trước tiên do người trực tiếp quản lý đơn hàng gánh chịu. Rất nhiều trường hợp đưa hàng về đến cửa khẩu mới phát hiện ra hàng mình cần giấy phép nọ, giấy phép kia, mất thêm cả tuần , thậm chí cả tháng hoặc nhiều hơn cho việc xin giấy phép chuyên ngành, vừa tốn chi phí lại làm chậm hàng rất nhiều. Khi hiểu rõ quy trình xin giấy phép thậm chí nhiều purchasing còn có thể tự mình đứng ra làm, đỡ phải đi thuê ngoài, mà lại có thể ghi điểm ^^. Hơn nữa còn tránh bị hải quan bắt bẻ gây khó dễ, chi ngoài chi trong…

    - Biết chính xác về thuế và các phương thức có thể giảm chi phí thuế cho doanh nghiệp : Chi phí thuế đóng vai trò rất lơn cấu thành giá bán sản phẩm cho doanh nghiệp mà 1 purchaser phải tìm hiểu kỹ về thuế của mặt hàng đó trước khi nhập khẩu để đưa ra tư vấn cho lãnh đạo (cụ thể là mã số HSCode của hàng) / Sự ước tính sai về số thuế phải nộp ảnh hưởng rất nhiều đến lợi nhuận của DN nên đây là cái tiên quyết bạn phải biết trước và nắm vững để xử lý khi làm thủ tục hải quan. Đặc biệt bạn nên tìm hiểu rõ các cách thức hợp lý theo luật để giảm tối đa số thuế phải nộp đối với hàng hóa như hiểu rõ về việc sử dụng C/O để hàng hóa được hưởng ưu đãi, các trường hợp đặc biệt mà DN được miễn trừ , giảm trừ số thuế phải đóng , ví dụ điển hình như nếu DN bán hàng trực tiếp cho các trường học viện nghiên cứu sẽ được hưởng thuế VAT 5%...

    - L/C và các vấn đề liên quan đến L/C: Những lô hàng lớn , trị giá cao hay những lô hàng với nhà cung cấp mới , cần sử dụng L/C để giảm thiểu rủi ro đến mức tối đa.

    Thế thôi, Hi vọng bài viết của mình sẽ giúp phần nào cho các bạn đã , đang hoặc sẽ có ý định bước chân vào nghề này có cái nhìn mới và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc và cũng như cuộc sống.

    Thanks all.

    Copyright: Ng Linh Ng
     
    Le The Anh, Hong, Maris and 3 others like this.
  2. TrangHàLan

    TrangHàLan New Member

    Tham gia ngày:
    26/1/19
    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    2
    Điểm thành tích:
    3
    Giới tính:
    Nữ
    Bài viết rất hữu ích cho những ng đang làm purchase như mình. Thanks bạn :)
     

Chia sẻ trang này