Chia sẻ Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE) lập theo L/C

1. Hóa đơn thương mại (sau đây gọi tắt là Invoice) là 1 loại chứng từ thương mại. Trong giao dịch bằng thư tín dụng (L/C), hóa đơn là loại chứng từ quan trọng bậc nhất. Đó cũng là lý do tại sao tất cả các L/C khi phát hành đều yêu cầu chứng từ xuất trình phải có Invoice.

2. Văn bản quy định về Invoice theo L/C: Điều 18, UCP 600

3. MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý

3.1. Theo UCP 600 quy định, Invoice không cần phải ký, Tuy nhiên, trên thực tế nhà xuất khẩu vẫn nên xuất trình Invoice đã ký đóng dấu vì có thể nhà nhập khẩu cần dùng cho mục đích khác ngoài thành toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Ví dụ, trường hợp cần xuất trình cho cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa, hoặc vì mục đích lưu chứng từ của bộ phận kế toán….

3.2. Invoice phải do người thụ hưởng phát hành.

3.3. Invoice phải thể hiện mô tả hàng hóa một cách chính xác theo L/C quy định (Trường 45A trong L/C) và là mặt hàng thực tế xuất khẩu

3.4. Invoice thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao. Đồng tiền thể hiện trên Invoice phải là đồng tiền thể hiện trong L/C. Ví dụ, trường 32B: Currencty Code, Amount quy định là USD thì Invoice cũng phải là USD, chứ Invoice không thể sử dụng là EUR được.

4. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI LẬP INVOICE THEO L/C

4.1. Invoice không thể hiện điều kiện giao hàng (Delivery terms):
- Nếu L/C nào có quy định rõ ràng điều kiện giao hàng thì khi lập Invoice bắt buộc phải thể hiện rõ ràng điều kiện giao hàng đó. Nếu Invoice ko thể hiện điều kiện giao hàng sẽ bị ngân hàng bắt lỗi chứng từ.
- Thông thường điều kiện giao hàng sẽ được quy định ở trường 45A (mô tả hàng hóa). Các bạn xem lại bài MẪU THƯ TÍN DỤNG ad đăng ngày 03/4/2015, xem trường 45A sẽ thấy điều kiện giao hàng là CFR, BAHRAIN. Như vậy, trên Invoice bắt buộc phải thể hiện CFR, BAHRAIN

4.2. Mô tả hàng hóa không đầy đủ, chính xác (full and exact) như L/C quy định
Theo UCP 600, Invoice phải thể hiện mô tả hàng hóa đầy đủ, chính xác như quy định tại trường 45A trong L/C. Các chứng từ khác (trừ Invoice) thì có thể mô tả hàng hóa một cách chung chung, miễn là không mâu thuẫn với L/C. Nhưng riêng Invoice thì bắt buộc bạn phải thể hiện chuẩn xác (copy y nguyên như trường 45A trong L/C)

4.3. Invoie không thể hiện Incoterms như L/C quy định
Một số L/C dẫn chiếu phiên bản Incoterms có hiệu lực của L/C đó ở trường 45A (mô tả hàng hóa). Ví dụ: Incoterms 2010 thì khi lập Invoice bắt buộc phải thêm vào.

5. VÍ DỤ MINH HỌA

(xem hình, mình sẽ giải thích theo từng chú thích từ 1 đến 11 đánh số trên hình. Invoice này ad lập dựa trên MẪU THƯ TÍN DỤNG ad đã đăng 03/4/2015, các bạn xem lại mẫu thư tín dụng đó để dễ theo dõi nhé)

(1). Letter head
Nhiều công ty đặt in sẵn Letter head có logo của công ty trên khổ giấy A4 để in Invoice. Tuy nhiên, thực tế, khi in thì tên cũng như địa chỉ có hơi khác biệt so với trường 59 trên L/C, có thể dẫn đến lỗi chứng từ. Vì vậy, tốt nhất là nên tự tạo Letter Head đối với Invoice nào thanh toán bằng L/C.
====> Letter Head lấy thông tin là trường 59, copy y nguyên

(2). Số và ngày Invoice
Bình thường ngày Invoice có thể để tùy tiện một ngày bất kỳ. Tuy nhiên, trong L/C có quy định ở mục số (3) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING TRANSPORT DOCUMENTS MUST BE DATED BUT NOT DATED PRIOR TO THE ISSUANCE DATE OF THIS CREDIT. Tức là: Tất cả các chứng từ bao gồm cả chứng từ vận tải phải có ngày phát hành nhưng ngày phát hành của mỗi chứng từ không được trước ngày phát hành L/C.
Như vậy, ngày Invoice không được để trước ngày phát hành L/C này, nghĩa là không được để trước ngày 16/10/2012. (xem trường 31C: ngày phát hành L/C), đây là giới hạn trên, còn giới hạn dưới thì sao? Để ngày Invoice là 07/01/2013 có được hay không??? Ad trả lời là không được. Vì theo trường 31D quy định ngày hết hạn L/C là 06/01/2013, về mặt logic thì Invoice để ngày 07/01/2013 là không hợp lệ.
=====> Tóm lại, ngày Invoice để trong khoảng thời gian là:
+ trùng hoặc sau ngày phát hành L/C
+ và trước ngày xuất trình chứng từ cho ngân hàng và trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C

(3). Beneficiary: Lấy thông tin tại trường 59, copy y nguyên nhé
Các bạn sẽ gặp một số L/C quy định ở trường 59, ngoài tên người thụ hưởng còn có một dãy số dài, và băn khoăn khi lập chứng từ có cần thêm dãy số này vào không? Ad trả lời là có phải thêm vào nhé. Và dãy số đó chính là số tài khoản của người thụ hưởng
Ví dụ:
Field 59. Beneficiary – Name & Address
/661788898899
INTERNATIONAL IMPORT COMPANY LTD, STI.
BOGAZICI SOKAK.NO:12 KAVAKLIDERE ANKARA ANKARA, TURKEY
Khi lập chứng từ, chỗ nào thể hiện Beneficiary thì ngoài tên và địa chỉ còn phải thêm dòng số /661788898899 vào nhé.

(4). For account & risks of messrs: lấy thông tin tại trường 50, copy y nguyên nhé

(5). Port of loading: lấy thông tin tại trường 44: ANY TURKISH PORT. Khi L/C quy định như thế này thì ko copy y nguyên, mà phải thể hiện một cảng đích danh ở Thổ Nhĩ Kỳ. Như trong Invoice ad thể hiện là: TRABZON PORT, TURKEY.
Chú ý:
+ nhớ có từ “PORT” vào nữa nhé. Nếu chỉ thể hiện TRABZON, TURKEY không thôi thì nhiều ngân hàng vẫn bắt lỗi nhé.
+ Khi thể hiện tên cảng nhớ có địa chỉ tên nước. Nếu chỉ thể hiện TRABZON PORT mà không thêm TURKEY thì vẫn bị lỗi chứng từ. Nếu không thêm tên nước, ngân hàng có thể lý luận là cảng này không phải ở TURKEY như L/C quy định, có thể trên thế giới có hơn 1 nước có tên cảng như vậy thì sao. Vậy nên để tối ưu hóa bạn nên thêm đầy đủ tên nước vào nhé.

(6). Port of discharge: lấy thông tin tại trường 44F. và lưu ý như note số (5) nhé

(7). Thể hiện số L/C trên Invoice (nếu có)
Xem mục số (4) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING DRAFTS - IF ANY – MUST INDICATE OUR CREDIT NUMBER. Tức là: tất cả các chứng từ bao gồm cả hối hiếu – nếu có - phải thể hiện số thư tín dụng.
Như vậy, Invoice cũng phải thể hiện số thư tín dụng. (số thư tín dụng lấy tại trường 20.)
Một số L/C sẽ quy định điều này ở ngay mục quy định về Invoice tại trường 46A, một số L/C lại quy định tại trường 47A. Vì thế khi lập chứng từ nói chung cần phải đọc kỹ quy định về loại chứng từ đó tại trường 46A trước, sau đó phải đọc tiếp trường 47A xem có quy định gì thêm nữa không để lập cho phù hợp.

(8). Thể hiện điền kiện giao hàng
Yêu cầu này quy định tại mục số 1. trường 46A SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 1 ORIGINAL + 2 COPIES INDICATING DELIVERY TERMS.

(9). Mô tả hàng hóa
Copy y nguyên trường 45A. Lưu ý, nên chuẩn từng dấu chấm phẩy, gạch ngang, gạch chéo…. Tránh gặp phải ngân hàng chặt chẽ vẫn không bị bắt lỗi nhé vì phần này là phần rất quan trọng trong Invoice lập theo L/C.

(10). Đơn giá
Nên thêm điều kiện giao hàng + incoterms (nếu có) vào mục thể hiện đơn giá

(11). Người thụ hưởng ký tên đóng dấu

Nguồn: S.T