Chia sẻ Electronic Bill of Lading - Vận đơn điện tử và những câu hỏi liên quang

Vận đơn truyền thống là văn bản do người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chở trên tàu, có ghi các điều kiện vận chuyển và có thể là một văn bản về quyền sở hữu. Một e-Bill sao chép các chức năng của một vận đơn giấy truyền thống bằng cách áp dụng công nghệ bảo mật cao và một khung pháp lý ràng buộc các bên thông qua thỏa thuận về sử dụng e-Bill.

• Những loại vận đơn nào có thể ký phát điện tử?

Cả hai loại vận đơn, chuyển nhượng và không thể chuyển nhượng (loại thứ hai còn được gọi là vận đơn đích danh) có thể được cấp điện tử. Một e-Bill được chuẩn bị bằng cách điền các thông tin khác nhau như mô tả hàng hóa, chi tiết của tàu, cảng bốc và dỡ hàng… và sau đó được tải lên hệ thống. Hơn nữa, vận đơn của người thuê vận chuyển cũng có thể được phát hành dưới dạng e-Bill bằng cách liên kết (link) với người vận chuyển theo hợp đồng (contractual carrier). Nếu người vận chuyển không phải là chủ tàu, thì chủ tàu cần phải liên hệ với nhà cung cấp hệ thống e-Bill để đăng ký sử dụng.

• Các công ước về vận chuyển hàng hóa quốc tế có áp dụng cho e-Bill?

Hiện tại, không có công ước vận chuyển hàng hóa quốc tế áp dụng cho e-Bill, do đó các bên sẽ phải tham chiếu, kết hợp với các quy định khác nhau theo thỏa thuận của hợp đồng nếu họ muốn áp dụng. Quy tắc Rotterdam, mặc dù chưa có hiệu lực, nhưng đã đưa ra giá trị như nhau giữa tài liệu giấy truyền thống và điện tử, đó là chứng từ vận chuyển điện tử.

• Ai có thể tạo lập một e-Bill?

Người vận chuyển hoặc người được người vận chuyển ủy quyền (đại lý hoặc người giao nhận có trách nhiệm làm tài liệu bằng giấy) có thể tạo lập, tải lên và phát hành một e-Bill hoặc người thay mặt người vận chuyển. Ví dụ, trong trường hợp Bolero, người vận chuyển sẽ cung cấp ID đăng nhập (log in ID) và chứng chỉ người dùng (user certificate) cho đại lý cổng tải (load port agent) để cho phép họ tạo e-Bill. Người vận chuyển vẫn kiểm soát và trực tiếp quản lý những đăng nhập này, essDOCS CargoDocs không dựa vào chữ ký số nằm trên máy tính của người dùng: người dùng được chứng thực với hệ thống thông qua xác thực hai yếu tố và do đó, bất kỳ bên thứ ba nào được người vận chuyển ủy quyền thực hiện essDOCS là đủ điều kiện thay mặt họ tạo lập, tải lên và phát hành e-Bill.

• Điều gì sẽ xảy ra nếu e-Bill cần thay đổi?

Mọi thay đổi đối với một e-Bill phải được người vận chuyển đồng ý. Nếu đạt được sự chấp thuận đó, hệ thống e-Bill sẽ cung cấp những thay đổi được thực hiện một cách an toàn.

• Xử lý như thế nào với tài liệu giấy dùng để làm e-Bill?

Điều quan trọng là tài liệu bằng giấy (được sử dụng để làm e-Bill) không được ban hành (ký phát) để không xảy ra tình trạng có hai phiên bản của cùng một vận đơn đang được lưu thông. Tài liệu giấy phải được hủy bỏ, được đánh dấu là bản sao hoặc bản nháp hoặc được bảo quản bằng một số cách khác. Điều này không khác gì với trường hợp ký phát một vận đơn thay thế cho vận đơn đã cấp.

• Bạn có thể in e-Bill ra bản giấy không?

Có thể in e-Bill ra giấy cũng giống như có thể sao chụp (photocopy) một vận đơn giấy, nhưng những việc này đơn thuần chỉ là làm các bản sao để có thể sử dụng các dữ liệu có trên vận đơn nhưng không có giá trị trong việc chuyển giao các quyền mà vận đơn có, được quản lý thông qua các chương trình máy tính về e-Bill.

• Nếu bắt buộc phải có vận đơn giấy thì sao?

Với Bolero việc chuyển sang chức năng giấy trong hệ thống cho phép người giữ e-Bill yêu cầu thay thế một e-Bill bằng một vận đơn giấy truyền thống. Một yêu cầu như vậy, nếu được người vận chuyển chấp nhận, sẽ được coi là nghiệp vụ đã nộp e-Bill (surrendered e-Bill) và người vận chuyển sẽ an toàn khi ký phát vận đơn giấy truyền thống. Nếu được sử dụng đúng cách, sẽ không xảy ra tình trạng e-Bill và vận đơn giấy của một lô hàng cùng song song tồn tại.

Khi sử dụng essDOCS, người giữ e-Bill cũng có thể yêu cầu người vận chuyển “in chuyển đổi” e-Bill. Trong trường hợp này, khi người vận chuyển nhận được yêu cầu “in chuyển đổi”, e-Bill sẽ bị khóa để ngăn chặn bất kỳ hành động nào thực hiện trên hệ thống. Sau đó, người vận chuyển nhận được một phiên bản pdf của vận đơn và tùy chọn: tự mình ký tên hoặc yêu cầu một đại lý ký. Ngay khi người vận chuyển hoặc đại lý của mình thực hiện “In Chuyển Đổi”, e-Bill ban đầu (original) sẽ bị hủy trong hệ thống và đưa vào lưu trữ. Sau đó, vận đơn giấy có chức năng là bản gốc và người vận chuyển thực hiện việc cấp vận đơn được áp dụng như trường hợp ký phát vận đơn giấy ngay từ ban đầu. Giống như Bolero, không bao giờ có tình trạng đồng thời tồn tại một bản e-Bill và một bản vận đơn giấy gốc.

• Các hệ thống có an toàn không?

Bolero và essDOCS áp dụng mức an toàn kỹ thuật và thiết bị (physical) cao nhất. Do đó, nguy cơ có ai thâm nhập vào hệ thống để thay đổi nội dung của e-Bill là rất ít khi xảy ra (minimal). Sở hữu vận đơn bằng giấy được thay bằng “kiểm soát độc quyền” (exclusive control) đối với dữ liệu điện tử (electronic record). Bolero sử dụng chứng chỉ số (được dùng trong ngân hàng để chuyển tiền điện tử) cung cấp một chữ ký mã hóa, duy nhất, trong khi essDOCS dựa vào một hệ thống chứng thực hai yếu tố (two factor authentication system).

• Vận đơn đã nộp (surrendered bill of lading) được xử lý như thế nào?

Người nhận hàng nộp e-Bill cho thuyền trưởng – vị này yên tâm rằng việc trả hàng được thực hiện theo một e-Bill ban đầu. Với Bolero, công việc này được thực hiện bằng cách chủ tàu nhận được thông báo từ Bolero qua email rằng một e-Bill đã được nộp. Việc này nhắc nhở chủ tàu đăng nhập vào hệ thống và xác nhận việc này. Ngoài việc nhận được xác nhận này, chủ tàu còn nhận được bản ghi điện tử (electronic log) của e-Bill và xác nhận của bên đã nộp e-Bill. Chủ tàu liên hệ với thuyền trưởng hoặc đại lý tại cảng trả hàng. Thuyền trưởng hoặc đại lý tại cảng trả hàng xác nhận với bên đã nộp e-Bill về mẫu vận đơn hoặc chứng minh nhân thân để trả hàng.

Khi sử dụng essDOCS, người nhận hàng phải cung cấp qua hệ thống cho người vận chuyển mọi chi tiết cần thiết để đảm bảo thuyền trưởng/người vận chuyển biết hàng được dỡ và giao cho ai (ví dụ: dỡ hàng lỏng vào xe/bồn (tank) nào, biển số xe tải sẽ nhận hàng hoặc ai là người sẽ có mặt tại cảng để hướng dẫn thuyền trưởng dỡ hàng, Những hướng dẫn này có thể được kiểm tra chéo với lệnh giao hàng (delivery order) thông qua các kênh thuê vận chuyển để đảm bảo mọi việc đều phù hợp với nhau. Việc sử dụng e-Bill làm giảm đáng kể triển vọng giao hàng mà không cần ký phát một e-Bill, vì e-Bill có thể thực hiện thông qua chuỗi thương mại nhanh hơn (có thống kê cho rằng vận đơn e-Bill đã được giao dịch và nộp lại cho thuyền trưởng trong vòng 13 phút, trước khi tàu rời cảng dỡ hàng). Do đó, ngay cả khi việc mua bán được thương lượng ngay trước khi bắt đầu dỡ hàng thì e-bill vẫn có thể được giao dịch qua chuỗi và nộp cho thuyền trưởng/người vận chuyển để nhận hàng.

• E-Bill có được hội bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (P & I) chấp nhận không?

Hai hệ thống giao dịch điện tử chính hiện đang có mặt trên thị trường là Bolero International Ltd. (Bolero) và essDOCS đã được Nhóm quốc tế các hội bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (International P & I Clubs) chấp nhận. Như vậy có nghĩa là, bảo hiểm P & I đối với e-Bill cũng có giá trị pháp lý như đối với vận đơn giấy.

• Giá trị (position) của e-Bill đối với thư bồi thường là gì?

Theo luật, chủ tàu có nghĩa vụ dỡ hàng và giao cho bên nộp một bản vận đơn gốc cảng dỡ hàng, dù đó là vận đơn giấy hoặc các bên đã đồng ý thực hiện theo hệ thống điện tử, nhưng chủ tàu không buộc phải chấp nhận thư cam kết bồi thường (Letter of Indemnity) nếu như không có vận đơn gốc. Việc chấp nhận thư cam kết bồi thường không làm cho lệnh dỡ hàng trở nên hợp pháp. Nó đơn thuần chỉ là cung cấp cho chủ tàu cơ sở bảo vệ đối với bất kỳ yêu cầu bồi thường nào về giao hàng nhầm bởi một bên có quyền nhận hàng. Hội P & I không bồi thường cho chủ tàu đối với việc trả hàng theo thư cam kết bồi thường, bởi vì bằng hành động chấp nhận thư cam kết bồi thường, chủ tàu đã tự chấp nhận rủi ro không đáng có. Vận đơn theo hình thức điện tử không có ảnh hưởng gì đến quy định này (quy định trả hàng theo thư cam kết bồi thường đối với vận đơn giấy).

Tuy vậy, rủi ro không có sẵn vận e-Bill tại cảng hàng là rất ít khi xảy ra. Việc ký hậu và chuyển quyền sở hữu theo một e-Bill xảy ra tức thời và e-Bill sẽ luôn có sẵn khi tàu đến cảng dỡ hàng. Theo hệ thống e-Bill do esDOCS và Bolero điều hành, mọi việc chuyển nhượng quyền sở hữu đối với hàng hóa thuộc vận đơn chuyển nhượng (negotiable bill of lading) ngay lập tức được ghi lại và duy trì đăng ký an toàn mà chủ tàu/đại lý có thể truy cập. Khi tàu đến cảng dỡ hàng, chủ tàu sẽ biết người nhận hàng cuối cùng là ai, và người nhận hàng cuối cùng có nghĩa vụ nộp lệnh dỡ hàng (discharge order) đúng và đầy đủ cho người vận chuyển.

• Vận đơn điện tử có thay thế được vận đơn giấy trong mọi trường hợp không?

Việc sử dụng e-Bill đang gia tăng. Một số người thuê vận chuyển đã triển khai e-Bill trên một số tuyến chuyên chở hàng khô. Những dấu hiệu ban đầu cho thấy kết quả rất đáng khích lệ và gần như chắc chắn chúng ta sẽ thấy việc sử dụng e-Bill ngày càng lan rộng.

Có 3 ưu điểm chính của việc sử dụng e-Bill so với vận đơn giấy truyền thống là tiết kiệm thời gian, giảm bớt gánh nặng hành chính, và trong nhiều trường hợp, không cần chủ tàu phải quyết định có nên giao hàng không thu hồi vận đơn gốc mà chỉ dựa vào thư cam kết bồi thường hay không. Thay vì yêu cầu nhiều bản gốc và bản sao mất vài ngày để xử lý, chỉ một tài liệu điện tử được cấp và xử lý an toàn thông qua hệ thống là loại bỏ được sự chậm trễ của tài liệu cũng như khả năng gian lận.

Nguồn LS. Ngô Khắc Lễ.