Sinh viên Cách sắp xếp chứng từ trong công việc XNK

Thảo luận trong 'Tâm sự chuyện nghề' bắt đầu bởi luuvanbi, 10/11/18 lúc 07:38.

  1. luuvanbi

    luuvanbi Active Member

    Tham gia ngày:
    29/3/16
    Bài viết:
    133
    Đã được thích:
    178
    Điểm thành tích:
    43
    Giới tính:
    Nam
    Mỗi người có 1 cách sắp xếp chứng từ khi làm việc, hãy sắp xếp như nào để thật dễ quản lý.

    1. Với Email:
    - Luôn luôn Chia folder mail, rules ngăn nắp mail của từng bộ phận - từng bên vào folder riêng. Không nên để tràn lan inbox, vừa khó, vừa rối mắt.
    - Nên dùng outlook app, kể cả gmail cũng có thể cài vào outlook, hướng dẫn chi tiết tại đây: http://vforum.vn/diendan/showthread.php…
    - Nên để subject rõ ràng, không nên cẩu thả trong cách viết mail, subject tạm bợ. Subject để sau này tìm được mail, tôn trọng người nhận mail. Quản lý lô hàng dựa vào bill/invoice/contract hay gì thì nên cho subject chứa cụm từ này.
    - Email luôn có chữ ký, chữ ký luôn có contact của bản thân + tên và thông tin công ty. Font và màu chữ viết mail luôn set up cố định.
    - Gửi tới ai thì Dear + tên người đó, kéo mail họ lên To; còn lại cho vào CC hay BCC tuỳ tình huống. Nên tô đậm cụm Dear + người nhận đầu thư để người nhận chú ý khi check mail. Luôn reply All thay vì chỉ trả lời duy nhất 1 người, trừ TH có mục đích khác.
    - Mail quá dài thì có thể đính kèm nội dung muốn mail vào file attached, rồi đính vào mail.

    2. Với việc lưu chứng từ:
    - Quản lý theo số bill/contract/invoice hay gì thì lưu từng tệp theo số đó.
    - Có thể chia cụ thể theo tên đối tác/năm/tệp số invoice hoặc bill hoặc contract. VD:
    ***Linh shipments/Customer Lina/2018/BILL LINH01.
    ***Linh shipments/Customer Linh Linh/2018/Import/Bill LINH02

    Như vậy folder tổng là Linh shipments, sau đó là các customer, trong customer chia nhỏ ntn tuỳ cách bạn quản lý.
    Tên file cũng vậy, đừng bao h để tên file cẩu thả, hãy save tên gợi nhớ tới nội dung của chứng từ như Invoice 0001, Sales contract 001...

    Chuyện rất nhỏ nhưng mong là giúp được các em sinh viên mới ra trường.

    Nguồn: Mỹ Linh Kiều
     

Chia sẻ trang này