Tâm sự Bán hàng hóa quốc tế là công việc đầu tiên trong nghành xuất nhập khẩu

Với tình cảm dành cho trường cũ COFER - nơi tôi từng công tác giảng dạy và gắn bó thời sinh viên, bài viết chuyên môn này tôi dành tặng các em Khóa 18 vừa tốt nghiệp, cũng như các em khóa cũ và quý bạn bè có nhu cầu tham khảo để phục vụ việc ứng tuyển công việc tai doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Mỗi tuần tôi chia sẻ một bài - một công việc, cố gắng đến khi nào hết các vị trí trong ngành này thì thôi.

Tôi viết bài này như đề cương giáo án giảng dạy nghiệp vụ và không chi tiết hóa các công việc. Vì hy vọng các em sẽ đầu tư thêm vào việc tự tìm hiểu, tự thân bỏ vào một phần công sức của chính các em trong việc tìm tòi chuyên môn.

Công việc Bán hàng hóa quốc tế là công việc đầu tiên trong nghành xuất nhập khẩu. Là một trong những công việc quan trọng nhất, ảnh hưởng sống còn đến các khâu phía sau. Vì nếu không có khách hàng, doanh nghiệp không tồn tại được.

Vị trí này, cần thuần thục các chuyên môn sau đây:

1/ Các kênh tìm kiếm khách hàng mới và cách khai thác hiệu quả các kênh này

1. Các Website thương mại điện tử B2B:

- Giới thiệu các website phổ biến, cho từng thị trường, từng ngành hàng;
- Cách làm việc trên Alibaba.com: Đăng ký tài khoản/thành viên Vàng, cập nhật thông tin sản phẩm, giá cả, quy cách… Tìm hiểu các khoản chi phí và lợi ích khi tham gia Gold Membership.
- Ưu và nhược điểm.

2. Khai thác Dữ liệu Hải quan

- Nguồn cung dữ liệu hải quan. Chi phí mua dữ liệu hải quan.
- Lập các thống kê, báo cáo từ dữ liệu này.
- Nghiên cứu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trường, nguồn cung sản phẩm.
- Chiến lược tìm khách từ việc phân tích dữ liệu này.
- Ưu và nhược điểm

3. Khai thác dữ liệu vận tải của hãng tàu, công ty forwarder.

- Nguồn cung dữ liệu. Chi phí mua dữ liệu;
- Cách khai thác;
- Ưu nhược điểm.

4. Tham dự các hội chợ quốc tế

- Danh sách các hội chợ ngành hàng phổ biến. Các website nổi tiếng.
- Cách tiếp cận khách hàng
- Lên kế hoạch trước chuyến đi; Công việc trong chuyên đi và báo cáo sau chuyến đi.

5. Thông tin từ tham tán thương mại các nước

- Danh sách tham tán thương mại các nước
- Cách thức làm việc với các tham tán để khai thác thông tin thị trường

2/ Telephone sales bán hàng quốc tế

- Chuẩn bị thông tin, tình huống và giải pháp xử lý tình huống trước cuộc gọi;
- Nội dung/Mục đích đạt được của cuộc gọi đầu tiên; và cuộc gọi lặp lại;
- Thao tác kỹ thuật và kỹ năng chuyên biệt;
- Tiếng Anh Telephone sales.

3/ Chuẩn bị giá bán và Soạn thảo Bảng Báo giá

- Cách tính giá theo điều kiện Incoterms 2010. Cách quy đổi giá.
- Các loại giá và hình thức chốt giá: Giá cố định, giá linh hoạt, giá quy định sau, giá di động, giá thị trường giau ngay, giá thị trường giao sau. Một số tập quán quy định giá phổ biến.
- Các hình thức chiết khấu phổ biến.
- Tính toán giá và trình/duyệt báo giá ở nội bộ.
- Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp về giá để đảm bảo target lợi nhuận.
- Một số trang Tin tức thị trường cần biết
- Hướng dẫn chi tiết cách soạn báo giá.

4/ Viết thư chào hàng

- Cách viết thư chào hàng – OFFER: nội dung, cấu trúc, hình thức.
- Cách viết một số loại thư tín khác: Hỏi hàng ENQUIRY, Phúc Đáp Hỏi hàng Reply to Enquiry, Đặt hàng ORDER, Phàn nàn COMPLAINT.
- Các file đính kèm cần thiết khi viết mail,
- Số lượng email, số lần email.
- Cách viết cho nhiều khách cùng lúc.

5/ Cuộc gọi sau email đầu tiên và thảo luận các vấn đề quan trọng của đơn hàng

- Các nội dung quan trọng cần chuẩn bị cho cuộc gọi, chuẩn bị giải pháp cho các tình huống phát sinh

6/ “Theo đuổi” khách hàng

- Nội dung của các email lặp lại, thúc giục khách mua;
- Cách dùng các công cụ hỗ trợ giao tiếp quốc tế với phần mềm chat: Viber, Whatsapp, Skype, Line, Wechat…
- Cách làm báo cáo thị trường, cập nhật tình hình thị trường cho khách.

7/ Thăm khách hàng nước ngoài/Tiếp đón khách đến thăm/Sales trực tiếp:

- Xếp lịch hẹn gặp giữa lãnh đạo và các đối tác
- Book khách sạn, ve máy bay, sắp xếp lịch làm việc.
- Chuẩn bị nội dung hẹn gặp, nội dung thuyết trình/sales, các mẫu hàng cần chào, quà cáp phù hợp sở thích, văn hóa…
- Trao đổi nội bộ cho các quyết định bán hàng trước chuyến đi
- Văn hóa và tập quán trao đổi công việc của một số nước.
- Email cám ơn khách hàng và tổng kết công việc.

Hoặc: Tiếp khách hàng viếng thăm:
- Xếp lịch hẹn gặp giữa lãnh đạo và khác, book khách sạn giúp khách,
- Chuẩn bị với các bộ phận nội bộ; chuẩn bị mẫu hàng, các giải pháp cho tình huống phát sinh.
- Các công việc khác tương tự

8/ Ký kết hợp đồng

- Soạn thảo hợp đồng.
- Kiểm tra hợp đồng.
- Trình ký và hối thúc bản counter-signed contract.
- Giới thiệu một số ngành hàng xuất khẩu chủ lực (thêm)

9/ Các công việc đặc thù khác

- Sales by chatchit với khách hàng và những điều cần lưu ý
- Làm việc với nhà cung cấp và những điều cần lưu ý
- Làm việc với nhân viên theo đơn hàng, với các bộ phận nội bộ và những điều cần lưu ý
- Lập file theo dõi công việc
- Báo cáo doanh số và Họp sales định kỳ.

Chân thành chi sẻ.

Nguồn: Lê Sài Gòn

Bài viết rất bổ ích, thanks a chia sẻ kiến thức.