Chia sẻ 5 Tính năng cần thiết trong Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS)

Việc lựa chọn phần mềm đúng đắn cho doanh nghiệp giúp đạt hiệu quả trong quy trình, khả năng bao quát trong chuỗi cung ứng và giảm chi phí vận chuyển. Một trong những phần mềm đó là Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS), một phần của quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến hoạt động vận chuyển (Mei & Eliot, 2017). TMS đã trở thành một công cụ đắc lực trong bối cảnh hoạt động vận chuyển hàng hóa ngày càng trở nên phức tạp. Dù được sử dụng bởi nhà sản xuất hoặc nhà vận tải (3PL) như DHL hay Kuehne + Nagel, TMS cũng có thể giảm chi phí vận chuyển, nâng cao hiệu suất và tăng sự hài lòng cho khách hàng.

Bài viết sau đây sẽ chỉ ra 5 tính năng cần có trong phần mềm quản lý vận tải.

1. Tối ưu hóa mạnh mẽ



Hiện tại, có khá nhiều giải pháp TMS trên thị trường, nhưng không nhiều trong số đó có khả năng tạo ra các kế hoạch phân tuyến tối ưu nhất, đáp ứng nhiều ràng buộc trong giao hàng để có thể tiết kiệm chi phí và tối đa công suất xe. Khi lựa chọn hệ thống TMS, bạn cần lưu ý đến một trong các công cụ tối ưu hóa sau:

• Tối ưu hóa tải trọng: Sắp xếp các kiện hàng hoặc pallet trên xe theo các quy tắc như khả năng xếp chồng,...
  
  
• Tối ưu lộ trình: Lập kế hoạch vận chuyển theo cách tốt nhất dựa trên các phương tiện có sẵn.
  
  
• Chiến lược quản lý vận tải: Sắp xếp giá thầu của các nhà thầu phụ cho các hợp đồng dài hạn dựa trên Mức độ rủi ro, Năng suất và Chi phí.
  
  
• Lựa chọn nhà vận tải: Phân công nhà vận tải cho từng lô hàng, đảm bảo điều kiện về phân bổ hàng hóa, công việc và chi phí.
  

2. Theo dõi trong thời gian thực

TMS cần có khả năng theo dõi các kiện hàng khi chúng được vận chuyển xuyên suốt quá trình. TMS cũng cần cung cấp cái nhìn toàn diện về từng giai đoạn của quy trình vận chuyển, giúp bạn dễ dàng quản lý hơn. Khi chọn TMS, bạn cần đảm bảo hệ thống cung cấp tỷ lệ giám sát và theo dõi chính xác, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý bằng các thông báo tự động cho các sự cố trên tuyến đường.

Trên thực tế, KOSPA - Công ty Logistics ở Myanmar đã sử dụng phần mềm TMS Abivin vRoute để có cái nhìn toàn diện trong thời gian thực của các sản phẩm và đội xe bằng cách cập nhật dữ liệu từ GPS và các cảm biến gắn trên xe.

3. Quản lý hợp đồng vận tải



Cốt lõi của vận tải là các hợp đồng. Do đó, một hệ thống TMS tiềm năng sẽ có khả năng cho phép tổ chức quản lý hiệu quả các thông tin, điều khoản trong hợp đồng vận tải, bao gồm thông tin về các tuyến đường mà doanh nghiệp thuê nhà vận tải. Mọi thông tin trong hợp đồng vận tải được hợp nhất và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu điện tử. Cơ sở dữ liệu này sẽ cung cấp quyền truy cập và các công cụ hỗ trợ đưa ra quyết định tốt nhất cho đội quản lý vận tải.

Hệ thống TMS như vậy đã được phát triển bởi các công ty như Abivin, hay một công ty công nghệ đa quốc gia khác của Canada. Các hệ thống này có thể xử lý linh hoạt các hợp đồng đa phương thức, có khả năng phân quyền truy cập và dễ dàng thiết lập. Nền tảng này hỗ trợ hàng ngàn hợp đồng vận tải trong thời gian thực. Các dữ liệu có thể tùy chỉnh như ngày hợp đồng có hiệu lực, thời gian vận chuyển, khu vực, tuyến đường và thông báo về các hợp đồng hết hạn. Các thông tin này có thể được tích hợp vào hồ sơ của các nhà vận tải.

4. Tích hợp với hệ thống ERP, WMS hoặc OMS

Thông tin đóng là điểm yếu của một chuỗi cung ứng. Bằng cách kết hợp thông tin TMS với các nguồn dữ liệu thông tin nội bộ, chẳng hạn như ERP, WMS hoặc OMS, các doanh nghiệp có thể quan sát, theo dõi thông tin trong thời gian thực của các sản phẩm từ lúc mua hàng cho đến khi vận chuyển.

Thông qua tích hợp TMS với ERP, WMS hoặc OMS, các nhà sản xuất và nhà phân phối có thể đẩy mạnh khả năng theo dõi từ đầu đến cuối, xuyên suốt quá trình giao hàng và chức năng hoạt động kho bãi (xử lý đơn hàng, truy cập thông tin về hồ sơ và các thông tin về tài khoản). Sự quan sát từ đầu đến cuối này cung cấp cái nhìn bao quát hơn về các quy trình dẫn đến việc lập kế hoạch và điều phối tốt hơn (Stackpole, 2014).

5. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh



Báo cáo là một trong những cách thức đơn giản nhất để hiểu và truyền đạt thông tin quan trọng. Do đó khi lựa chọn TMS, hệ thống này cần có các công cụ báo cáo cơ bản như các loại biểu đồ cùng với các bản đồ chuyên sâu để quan sát bằng hình ảnh các tuyến đường vận chuyển. Báo cáo có thể cung cấp phương tiện để chia sẻ dữ liệu quan trọng và phân tích một cách nhanh chóng. Hơn nữa, một hệ thống TMS cần phải có chức năng báo cáo KPI (chỉ số đánh giá hiệu quả) để theo dõi quá trình vận chuyển.

Ví dụ: hệ thống TMS được sử dụng bởi Công ty Transwide Analytics đã sử dụng các báo cáo đánh giá bao gồm các chỉ tiêu vận chuyển để cung cấp một cái nhìn tổng quát toàn diện, thẻ đánh giá cho từng nhà vận chuyển, cũng như chi phí vận chuyển. Điều này cung cấp các thông tin quý giá để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn, nhanh hơn, và khách quan hơn dựa trên dữ liệu (Transwide, 2019).

Hệ thống TMS không thể thiếu khả năng bảo mật

Hệ thống TMS cần bảo vệ được doanh nghiệp khỏi các rủi ro về ăn cắp dữ liệu. Các hệ thống này cần phải có quy trình sao lưu hoàn thiện và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao. Theo các chuyên gia, một hệ thống TMS tốt phải luôn luôn an toàn và bảo mật cho khách hàng. Với các số liệu thống kê quan trọng, chỉ có các người dùng được uỷ quyền mới có thể xem được. Mặt khác người dùng ngoài hệ thống chỉ có thể truy cập hệ thống bằng lời mời (không thể truy cập trực tiếp được). Tất cả các quá trình đăng nhập của người dùng phải được lưu trữ và thực hiện thông qua quy trình đăng nhập rõ ràng, và các sự kiện cần được ghi nhận để theo dõi toàn bộ các hoạt động chính trong quá trình chở hàng, hoặc theo dõi các hoạt động của đơn vị vận chuyển hàng.

Hệ thống TMS cũng có thể được trang bị khả năng quản trị bảo mật, giúp phát hiện các phần cứng hoặc phần mềm trái phép trong hồ sơ người dùng. Các phần mềm này nên chặn quyền truy cập Windows từ người bên ngoài, ngăn chặn việc sử dụng các thiết bị lưu trữ trái phép dung lượng lớn như USB và hỗ trợ quản lý mật khẩu BIOS một cách an toàn (TMD Security GMBH, 2018).

Nhìn chung, có thể kết luận rằng TMS có thể đóng vai trò quan trọng, giúp cho sự quản lý chuỗi cung ứng và việc thương mại nội địa cũng như giao thương quốc tế diễn ra một cách xuyên suốt. Do đó, khi tìm kiếm một hệ thống TMS để hợp lý cho chuỗi cung ứng, hệ thống ấy cần có các tính năng như tối ưu hóa tuyến đường một cách mạnh mẽ, theo dõi vận chuyển trong thời gian thực, quản lý hợp đồng nhà vận tải, và khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, WMS hoặc OMS, cũng như tính năng báo cáo thông minh.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để dùng thử miễn phí Abivin vRoute - Nền tảng Tối ưu Logistics ứng dụng Trí tuệ Nhân tạo!

Tài liệu tham khảo
1. Billa, M. K. (2018). Secrets of the SAP Transportation Management Optimizer. Retrieved 2019, from https://novigo.com/blog/secrets-of-the-sap-transportation-management-optimizer

2. Descartes. (2017). Carrier Compliance & Rate Management. Retrieved 2019, from https://www.descartes.com/solutions/transportation-management/carrier-compliance-rate-management

3. DHL. (2018). FOUR WAYS TO INCREASE THE VALUE OF YOUR TMS. Retrieved 2019, from https://www.logistics.dhl/pl-en/hom...icles/four-ways-to-increase-value-of-tms.html

4. Gurusofttech. (2019). Logistics Management System: 3PL, WMS, TMS, OMS. Retrieved from https://www.gurusofttech.com/lms-logistics-management-system

5. Mei, J., & Eliot, M. (2017). THE IMPACT OF TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM ON SUPPLY CHAIN MANAGEMENT: THE EFFECTIVENESS OF CHINESE ONLINE SHOPPING DELIVERY–THE “KUAIDI” SYSTEM. European Journal of Logistics, Purchasing and Supply Chain Management, 5(2).

6. Stackpole, B. (2014). WMS-TMS integration brings clearer operational views. Retrieved 2019, from https://searcherp.techtarget.com/feature/WMS-TMS-integration-brings-clearer-operational-views

7. TMD Security GMBH. (2018). TMD Security intros TMS ATM Software jackpotting solution. Retrieved 2019, from https://www.atmmarketplace.com/news/tmd-security-intros-tms-atm-software-jackpotting-solution/

8. Transwide. (2019). Data gives your business the ability to analyse and identify new opportunities. Retrieved 2019, from https://www.transwide.com/en/transport-management-system/reporting-analytics/